企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

一、引言

當前，個人為了獲得更好的工資待遇，使得企業之間的人員流動性較強，企業自身也需要進行有效的人力資源管理，保證內部人員都在合理的工作崗位上，才能保證在復雜競爭環境中更好的發展[1]。因此企業需要進行有效的人力資源管理，而人力資源管理工作，需要以人事檔案管理為依托，所以，當前人力資源管理對人事檔案管理工作提出了新要求。

二、人事檔案管理對人力資源管理的意義

(一)給人力資源管理提供真實信息

有效的人事資源檔案管理能夠讓企業對人力資源有更加準確的把握，尤其是當企業分析自身人才需求時，需要有效的借助人事檔案管理才能進行，因此，高效的人事檔案管理，可以幫助企業有效的分析企業需要哪種人才，并且輔助企業進行人才資源計劃的制定[2]。

(二) 了解人力資源需求

借助人事檔案管理進行分析還可以讓企業對自身人力資源需求進行精準的預測，通過人事檔案管理的數據，簡化人力資源管理中復雜的工作步驟，提升人力資源管理效率。對于企業而言，必須要對每個員工的未來工作能力進行預測，通過人事管理提供的數據和資料，了解員工過往的工作經歷和經驗，對員工進行正確的調度和調配，才能最大化的發揮出每個人員的優勢和特長，減少人力資源上的浪費并避免人才流失。通過人事檔案管理，可以促進企業之間、部門之間的認識流動，避免冗員和缺職，讓人員處于最適合他們的崗位，最大化的發揮他們的能力。

三、企業人事檔案管理工作中還存在的問題

(一) 管理人員水平不足

社會經濟的不斷進步，企業競爭環境的復雜變化，讓企業內部的人力資源管理變得更加復雜。同時，人力資源管理本身就是一項對人員要求很高的工作，需要人員具有極強的專業素質，才能在復雜的工作中高效合理的完成工作[3]。由于我國過去企業的專業化程度不夠，使得人力資源管理人員水平不足，人員的專業程度低，另外，為了應對當前的新形勢、使用新技術，人員綜合能力不足的問題已經日漸凸顯出來。

(二)管理技術不足

現在在進行檔案工作時，已經可以使用計算機，通過計算機強大的運算能力和處理能力，可以讓許多以前困難的工作變得簡單很多。但是，由于企業人員的水平不足，導致計算機的優越性無法實質上的發揮出來。同時，一些軟件操作復雜，不適合人員使用。有一些企業為了進行成本控制，并沒有在人事檔案工作上投入太多資金，使得無論是計算機的硬件還是軟件，都沒有獲得有效的更新，計算機難以應對日常的工作業務。最終造成檔案管理的技術不足，工作不夠高效和準確。

(三)管理制度不完善

有效的管理制度是才能將企業的人事檔案管理支撐起來，但是對于企業而言，由于缺乏重視以及專業的人員缺失，缺少或者無法有效的制度。對于一項工作而言，制度一方面對員工們的行為進行著約束，另一方面也給他們進行著指導[4]。員工可以根據制度中的一些標準和要求來安排自己的工作，尤其是人事檔案管理上，必須通過統一的標準，才能讓數據、檔案標準化，保證檔案的可靠性和可查閱性。很多企業由于管理制度不完善，使得人事管理很難發揮出應有的作用。又因為人才不足，進一步增加了人事檔案管理的混亂。

(四)管理方式與工作不符

當前在我國經濟比較發達的地區中，一些企業已經進行了檔案管理工作的建設，保證檔案管理工作能夠與新經濟形勢相適應。但是在一些經濟水平不足的地方，仍然采用著傳統的檔案管理方式，比如依舊使用人工方式進行檔案管理，沒有根據時代對檔案管理進行改革[5]。產生這種問題的原因，主要是因為經濟落后的地區，企業的管理者思想不夠開化，不愿意接受全新的工作方式。另外，許多企業認為使用新技術的投入，會增加企業的運營成本。其實，新技術往往可以有效的促進成本的降低，因為計算機可以降低人員的投入，減少檔案管理的人工費用，另外，還能有效提升檔案管理的準確性，間接地為企業減少因為錯誤而產生的損失。對于擴張的企業而言，企業內的檔案管理人員的工作量會增加，同時由于檔案管理是一個寬泛而且復雜的工作，就會造成檔案管理的低效，不利于企業擴張。

(五)資料真實性不足、管理機制死板

有很多企業人事檔案的材料缺少真實性和準確性，其內容多夸大其詞，甚少體現員工的不足和過失。這樣不準確的內容，會造成企業無法把員工安排在合理的崗位上。比較普遍的現象是材料對于個人狀況的前后記錄不同，情況不真實。現在，很多人為了得到更高的薪水和福利待遇，會跳槽選擇新工作，使得人員流動較為頻繁。這樣的背景下，經常會出現一些“死檔”、“棄檔”、人檔脫節等情況，這種情況的大量出現，與企業的認識檔案管理過于死板關系密切。

四、對人事檔案管理的新要求

(一)人事檔案管理方式的要求

管理制度是保證人事管理有效性的核心，并且能夠有效促進人員水平的提升。所以應該結合企業的實際需求和運營狀況，以及企業未來的發展策略和方向，建立完善的人事檔案管理制度，從而明確人事檔案管理領導的責任，以及部門內每個崗位的職責。日常的管理工作中，必須要求檔案管理人員清楚檔案的調閱記錄、歸檔記錄、保存期限等等，并且對企業的檔案進行定期整理，銷毀超過期限的檔案，保證員工信息的準確和真實。企業要把管理制度和現代的管理手段相結合，促進管理部門對新技術的而使用，提升管理部門的工作效率和準確性。

(二)檔案管理人員的素質要求

無論是制度還是技術，都需要水平足夠的人員進行使用才能發揮出它們的潛力。鑒于企業當前人事檔案管理人員水平的不足，這就要求企業中的人事檔案管理人員提升個人素質水平。企業可以通過對他們進行有效的培訓，促進他們的進步，從而讓管理人員能夠理解全新的管理制度。在招聘人員時，需要根據工作需要進行嚴格的要求，保證人員的專業程度，還需要對人員進行定期考核，督促他們提高自身的業務水平。另一方面，檔案的管理人員還需要有足夠的責任心，從而提升他們工作的質量，企業還需要要求檔案管理人員具備更高的合作意識，促進企業人力資源管理部門工作的順利開展。同時可以給企業打造一個高效的、科學的人事檔案系統，企業可以借助計算機有效提升檔案管理的水平。人事檔案管理部門可以建立一套查詢系統，讓高層能夠更好的對員工的情況進行查看。同時，還要提升計算機的保密性，確保人事管理系統的不會丟失檔案信息，因此要聘請專業的技術人員，對企業的檔案系統進行維護，防止信息泄露。

(三)評估方面的要求

企業在開展人力資源管理時，需要根據企業文化、企業的策略，根據科學理論，合理的進行人是檔案管理，通過建立不同層次的評估模式，來實現人員評估的多元化。尤其是要將單一考核制度轉變成多元考核制度，多元化的了解員工，對員工進行不同角度的評估，更好的發現一個員工的價值。對于檔案管理部門而言也需要提供多元化的資料保證評估的有效開展.

五、結束語

有效的人事檔案管理對于企業發展是必須的，而每個時代都需要對這項工作進行調整。為了保證人事檔案管理工作能夠為企業更好的服務，無論是制度、技術、還是人員素養，都需要比之前更加完備，保證企業能有更加美好的明天。

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