淺談水利系統現代辦公自動化系統的構建

李甲子 賈博

河北省黃壁莊水庫管理局 河北石家莊 050224

當今時代的高速發展，信息大爆炸時代的到來，對信息管理提出了更多的要求。同時，我們也需要結合自身的特點和應用的實際需要，通過利用三層B/S結構、先進的數據庫資源、和與實際相結合的程序設計思想，成功構建符合自己辦公屬性的辦公自動化系統。該系統的成功運用，在提高公司員工凝聚力、提高管理運行的效率、增加企業經營效益等等方面都有著積極的影響。

1 水利系統現代辦公自動化系統概述

現代辦公自動化系統的出現一方面是適應現代科技的發展的產物，當代信息的迅速發散對全面無紙化以及網絡化辦公提供了有利條件，另一方面也更好的服務于現代辦公操作，并且需要以一定的技術開發為基礎。在早期的自動化辦公時期，人們只是簡單的運用計算機來提高個人的辦公速度，信息化交流的程度很低以個人為基本單位，這樣的辦公形式不能被大多數的行業采納，尤其是在需要許多人一起協同工作的現代工作環境中，特別是水利系統內部，我們需要的往往是提高整個團隊的整體工作效率。隨著計算計網絡技術的發展，我們完全可以將網絡計算機與辦公結合，構建一個自動化的應用平臺，實現現代辦公安全、可靠、開放、高效的特點，為管理部門提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平[1]。可以舉的一個例子就是企微云，它是通過企業微信與微信插件，企業無須安裝部署APP即可搭建自己的移動工作平臺。它貼合現代企業的辦公需求，采用智能化辦公，提高企業辦公效率。各種豐富的業務表單流程，無論是人事還是財務以及銷售，都可以進行辦公，高效率的智能化審批成為企微云的一大優勢。此外，考勤審核以及會議簽到工作日志匯報等，都可以通過企微云進行實現。可以說，其真正的實現了任何時間和地點的辦公，利用碎片時間，大大的削減時間成本。

辦公自動化（簡稱為OA-officeautomation），指利用網絡計算機編程，軟件系統，來對辦公室所需要的信息進行數字化地創建、收集、儲存、處理。一般來說，企業可選擇自己搭建一套適合自己本身的OA系統，或者選擇第三方系統軟件服務商。因此，網絡辦公系統的出現以及應用實際上對于自動化功能水利系統是一場管理層面上的變革。

2 水利系統現代辦公自動化系統構建的主要內容

結合現代辦公系統的設計理念，我們在設計系統模型時需要的是對辦公程序中各相關環節和內容進行調整和融合，以及對底層數據交換接口。因此，我們對OA平臺的理解是它主要負責完成的是底層數據的交換，而不是實現其他的功能。盡管如此，我們還是需要對不同的模塊根據其使用作用的不同進行分別管理。所以我們針對于這些情況，主要分為十大功能子模塊：公文管理、人事管理、檔案管理、日程安排、公共信息管理、表單管理、會議管理、業務管理、郵件管理、其他管理等。各模塊的功能如下：

2.1 公文管理

公文是重要的管理工具。公文管理工作的基本要求是：準確、及時、安全。準確，既包括公文本身的質量，也包括公文管理程序各環節的質量；及時，應根據公文事項的輕重緩急處理公文，做到不積壓、不拖延不誤時誤事；安全，首要的是保證公文內容的安全，特別是一些涉及國家秘密和交行商密的公文，要嚴格遵守國家保密法和交行保密制度的規定，嚴格管理[2]。

2.2 郵件管理

郵件管理主要內容是對郵件的接受和發送的監督，管理以及對事后行為的分類存儲以及保管。

2.3 會議管理

會議對于任何一個單位來說，其形式主要有傳統形式的會議，如今的網絡會議和視頻會議等等形式，這無疑在說明會議管理的重要性。

2.4 人事管理

人事管理功能主要包括：對人員的資料、薪資、考勤、權限進行管理以及對部門機構、任命進行管理等等的所有功能。

2.5 檔案管理

檔案管理功能是對企業過去事項所記錄文檔的管理，儲存和保管等功能，可能存在的文件項目有各類法規、制度、協議、文件、指示、資料等。

2.6 日程安排

日程安排是現代辦公系統的必要的部分之一，可分為個人、部門、領導等三個層次，主要需要解決的是日程的基本存儲和信息提示。

2.7 公共信息管理

公共信息主要是針對所有部門的一個公開的系統，該系統可以采用一般模式，如空間可以采用公開的系統等，最普遍的信息主要是統一形式，提供基礎功能。

2.8 表單管理

表單管理是一個輔助性內容，這個功能沒有自己主要的價值，其目的是幫助其他功能實現價值，它主要表現在表單定制模板，存儲，打印等功能。不同單位的表單格式也可能不一樣。

2.9 業務管理

這個模塊主要是提供一種應用軟件的接口。如車輛管理系統、后勤管理系統等。

2.10 其他管理

這是對OA系統中上述九個模塊的補充，凡是上述模塊中未涉及到的管理內容均可通過這個模塊進行二次開發而納入管理。

3 結語

上述十大功能子模塊是水利系統內OA系統的基礎，在此之上，我們可以創建更多的功能和輔助，這樣就可以使得水利系統OA的定制變得輕松而豐富。同時在構建OA系統的同時，還要注重基礎類庫的設計，然后才是底層管理模塊的設計，最后是應用層定制[3]。