基層衛生院的檔案管理工作

文/位小偉

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基層衛生院的檔案管理工作

文/位小偉

商水縣胡吉鎮衛生院

基層衛生院衛生檔案的管理工作至關重要，不僅能促進基層衛生院的管理和建設，更對居民個人疾病預防、診治等方面，以及全國醫療體系建設、醫療技術水平都有積極的推進作用。本文重點分析基層衛生院的檔案管理工作。

基層衛生院；檔案；管理

檔案是一項重要的社會資源，尤其是基層衛生院，包括社區健康檔案和個人健康檔案在內的基層醫療檔案對醫療服務的推廣和開展有著重大的影響作用。在現代化發展的今天，醫療檔案會形成大量病歷、醫療業務、醫療技術服務等檔案資料，這些檔案資料是醫療信息的重要組成部分，也是醫療信息化的關鍵環節。

1 基層衛生院檔案管理工作作用

1.1 對醫療服務有評價和監督作用

基層衛生院的工作是一項十分繁雜的長期工作，它要為區域內所有居民提供醫療衛生服務，包括對不同居民的健康管理，如，低保戶、殘疾人等。正是因為這種情況，對基層衛生院進行檔案管理可以有效建立對基層衛生院的評價和監督機制，也便于基層衛生院根據檔案資料進行工作總結，方便自我監督和不斷優化管理。另外檔案除了居民個人健康檔案，還包括對特定群體的檔案，如兒童健康管理檔案、孕婦健康管理檔案。這些檔案有利于在實際工作中及時進行總結經驗教訓，補足衛生服務中的漏洞，制定出切合實際的治療計劃，推進社區整體的衛生服務水平。

1.2 有利于醫生掌握居民健康狀況

有效的檔案管理工作，可以幫助醫生準確地掌握居民健康狀況。在筆者所在的街道衛生服務中心，提出了家庭醫生服務環節，如，和高血壓、糖尿病患者簽約，建立紙質和電子檔案。檔案內容包括這些患者的姓名、身份、年齡，工作、家庭病史、生活環境等信息，這些檔案有助于醫生更好地掌握居民的身體健康狀況。當這些病人去服務中心看病時，醫院可以根據家庭醫生檔案對患者有一個初步了解。

另外，對衛生檔案進行專業化和職業化管理，有助于醫生了解病人家族病史、治療進程等內容，綜合了解自己的患者，可以說檔案越詳細，醫生就越是了解病人。那么醫生就可以根據檔案和病人具體情況制定出最佳治療方案，提高治愈率。

1.3 建立居民動態健康信息

基層衛生院檔案內容多樣，可以記錄居民各種健康信息，如，就診次數、住院情況、轉診次數等。建立有效的檔案管理制度，建立個人健康檔案，可以及時更新居民健康情況，使居民能夠掌握自身身體健康狀況，做好疾病預防等措施。另外，個人健康檔案也是居民個人隱私的一個重要環節，該檔案具有醫療保密的性質，可以確保居民個人信息安全。

1.4 反應國民健康狀況的基本環節

基層衛生院是社會醫療衛生服務的一個基礎環節，對基層衛生院建立合理有效的檔案管理工作，有利于我國醫療衛生基本情況的統計工作調查。如，對殘疾人等特殊人群建立電子檔案，可以反應出我國殘疾人群體的基本身體狀況。對居民建立個人健康檔案，可以反映我國國民基本身體素質。

1.5 有利于醫療技術水平的提升

實踐出真知，醫療技術水平是隨著時代的發展不斷進步的。而對現實案例進行分析和研究也是促進醫療技術水平提升的一個關鍵環節。在社區建立居民健康檔案，可以反應居民的健康情況、發病信息、疾病變化情況，個人的健康信息組成社區健康信息，社區健康信息組成區域健康信息，最終組成全國居民健康信息。這些居民健康檔案能為醫務工作者提供研究對象和研究資料，促使醫務工作者對臨床病變、治療等進一步加深研究和探索，從而促進醫療衛生水平的整體提升和醫療技術的不斷革新。

1.6 有利于醫療服務進行績效考核

公共衛生服務是十分繁雜的，對其進行檔案管理工作有助于建立規范的嚴格的居民個人健康檔案，通過這些檔案，有助于當地衛生部門對不同社區的服務水平、服務質量進行監督和評價。

2 基層衛生院檔案管理工作改善策略

2.1 建立健全檔案管理制度

對任何部門來說的，檔案管理都是部門工作進行的先行條件。要想檔案管理在社區衛生服務中發揮應有的作用，首先應該建立健全檔案管理制度，對現行的檔案管理工作進行改革和優化，進一步完善檔案管理。另外，應該建立相應的監督機制，將檔案管理工作人員和具體工作內容納入到工作績效考核中，提供晉升渠道和物資獎勵。

2.2 解決死檔問題

基層衛生院目前存在著死檔問題。對于這類問題，可以通過分類歸檔和整理等方法來解決。如，個人健康檔案主要由檔案室負責，而各科室的病人檔案，如，針對高血壓、心臟病患者的檔案由各科室進行歸檔整理。檔案室要定期對檔案進行分類和管理，對“死檔”查漏補缺，確保檔案信息的完整。

2.3 建立信息化檔案管理系統

傳統的檔案管理系統已經不適應新形勢下檔案管理工作的要求，因此檔案管理人員應當樹立全新的工作理念，順應時代和信息技術的發展，改變傳統的工作模式。首先，基層衛生院要利用現代信息技術創建信息化檔案管理平臺，以檔案文件的便捷性為基本要求，以檔案的保密性和安全性為主要特點，對檔案進行信息化管理，如，在紙質檔案的基礎上建立電子檔案，方便檔案的查閱、更新和保存。另外，基層衛生院要加大對檔案管理工作的軟硬件投入，配備獨立的檔案管理室，做好檔案記錄和檔案存放工作。

綜上所述，基層衛生院在社區居民的醫療衛生和預防保健服務方面扮演著重要角色，而醫療業務資料的整理、收集和保存，對基層衛生院后續的預防、醫療等工作的展開有著積極作用。因此基層衛生院的檔案管理工作將直接影響社區的衛生服務工作。從長遠來說，基層衛生院檔案管理工作還需要進一步優化和完善，最終實現檔案的信息化管理，建立規范、科學、動態的檔案管理機制。

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[2]宋春雨.淺談基層衛生院檔案管理[J].科技展望,2015,(30):207.

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