基層衛(wèi)生院的檔案管理工作

文/位小偉

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基層衛(wèi)生院的檔案管理工作

文/位小偉

商水縣胡吉鎮(zhèn)衛(wèi)生院

基層衛(wèi)生院衛(wèi)生檔案的管理工作至關(guān)重要，不僅能促進基層衛(wèi)生院的管理和建設(shè)，更對居民個人疾病預(yù)防、診治等方面，以及全國醫(yī)療體系建設(shè)、醫(yī)療技術(shù)水平都有積極的推進作用。本文重點分析基層衛(wèi)生院的檔案管理工作。

基層衛(wèi)生院；檔案；管理

檔案是一項重要的社會資源，尤其是基層衛(wèi)生院，包括社區(qū)健康檔案和個人健康檔案在內(nèi)的基層醫(yī)療檔案對醫(yī)療服務(wù)的推廣和開展有著重大的影響作用。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天，醫(yī)療檔案會形成大量病歷、醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療技術(shù)服務(wù)等檔案資料，這些檔案資料是醫(yī)療信息的重要組成部分，也是醫(yī)療信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1 基層衛(wèi)生院檔案管理工作作用

1.1 對醫(yī)療服務(wù)有評價和監(jiān)督作用

基層衛(wèi)生院的工作是一項十分繁雜的長期工作，它要為區(qū)域內(nèi)所有居民提供醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，包括對不同居民的健康管理，如，低保戶、殘疾人等。正是因為這種情況，對基層衛(wèi)生院進行檔案管理可以有效建立對基層衛(wèi)生院的評價和監(jiān)督機制，也便于基層衛(wèi)生院根據(jù)檔案資料進行工作總結(jié)，方便自我監(jiān)督和不斷優(yōu)化管理。另外檔案除了居民個人健康檔案，還包括對特定群體的檔案，如兒童健康管理檔案、孕婦健康管理檔案。這些檔案有利于在實際工作中及時進行總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，補足衛(wèi)生服務(wù)中的漏洞，制定出切合實際的治療計劃，推進社區(qū)整體的衛(wèi)生服務(wù)水平。

1.2 有利于醫(yī)生掌握居民健康狀況

有效的檔案管理工作，可以幫助醫(yī)生準確地掌握居民健康狀況。在筆者所在的街道衛(wèi)生服務(wù)中心，提出了家庭醫(yī)生服務(wù)環(huán)節(jié)，如，和高血壓、糖尿病患者簽約，建立紙質(zhì)和電子檔案。檔案內(nèi)容包括這些患者的姓名、身份、年齡，工作、家庭病史、生活環(huán)境等信息，這些檔案有助于醫(yī)生更好地掌握居民的身體健康狀況。當這些病人去服務(wù)中心看病時，醫(yī)院可以根據(jù)家庭醫(yī)生檔案對患者有一個初步了解。

另外，對衛(wèi)生檔案進行專業(yè)化和職業(yè)化管理，有助于醫(yī)生了解病人家族病史、治療進程等內(nèi)容，綜合了解自己的患者，可以說檔案越詳細，醫(yī)生就越是了解病人。那么醫(yī)生就可以根據(jù)檔案和病人具體情況制定出最佳治療方案，提高治愈率。

1.3 建立居民動態(tài)健康信息

基層衛(wèi)生院檔案內(nèi)容多樣，可以記錄居民各種健康信息，如，就診次數(shù)、住院情況、轉(zhuǎn)診次數(shù)等。建立有效的檔案管理制度，建立個人健康檔案，可以及時更新居民健康情況，使居民能夠掌握自身身體健康狀況，做好疾病預(yù)防等措施。另外，個人健康檔案也是居民個人隱私的一個重要環(huán)節(jié)，該檔案具有醫(yī)療保密的性質(zhì)，可以確保居民個人信息安全。

1.4 反應(yīng)國民健康狀況的基本環(huán)節(jié)

基層衛(wèi)生院是社會醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對基層衛(wèi)生院建立合理有效的檔案管理工作，有利于我國醫(yī)療衛(wèi)生基本情況的統(tǒng)計工作調(diào)查。如，對殘疾人等特殊人群建立電子檔案，可以反應(yīng)出我國殘疾人群體的基本身體狀況。對居民建立個人健康檔案，可以反映我國國民基本身體素質(zhì)。

1.5 有利于醫(yī)療技術(shù)水平的提升

實踐出真知，醫(yī)療技術(shù)水平是隨著時代的發(fā)展不斷進步的。而對現(xiàn)實案例進行分析和研究也是促進醫(yī)療技術(shù)水平提升的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在社區(qū)建立居民健康檔案，可以反應(yīng)居民的健康情況、發(fā)病信息、疾病變化情況，個人的健康信息組成社區(qū)健康信息，社區(qū)健康信息組成區(qū)域健康信息，最終組成全國居民健康信息。這些居民健康檔案能為醫(yī)務(wù)工作者提供研究對象和研究資料，促使醫(yī)務(wù)工作者對臨床病變、治療等進一步加深研究和探索，從而促進醫(yī)療衛(wèi)生水平的整體提升和醫(yī)療技術(shù)的不斷革新。

1.6 有利于醫(yī)療服務(wù)進行績效考核

公共衛(wèi)生服務(wù)是十分繁雜的，對其進行檔案管理工作有助于建立規(guī)范的嚴格的居民個人健康檔案，通過這些檔案，有助于當?shù)匦l(wèi)生部門對不同社區(qū)的服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督和評價。

2 基層衛(wèi)生院檔案管理工作改善策略

2.1 建立健全檔案管理制度

對任何部門來說的，檔案管理都是部門工作進行的先行條件。要想檔案管理在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，首先應(yīng)該建立健全檔案管理制度，對現(xiàn)行的檔案管理工作進行改革和優(yōu)化，進一步完善檔案管理。另外，應(yīng)該建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，將檔案管理工作人員和具體工作內(nèi)容納入到工作績效考核中，提供晉升渠道和物資獎勵。

2.2 解決死檔問題

基層衛(wèi)生院目前存在著死檔問題。對于這類問題，可以通過分類歸檔和整理等方法來解決。如，個人健康檔案主要由檔案室負責(zé)，而各科室的病人檔案，如，針對高血壓、心臟病患者的檔案由各科室進行歸檔整理。檔案室要定期對檔案進行分類和管理，對“死檔”查漏補缺，確保檔案信息的完整。

2.3 建立信息化檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的要求，因此檔案管理人員應(yīng)當樹立全新的工作理念，順應(yīng)時代和信息技術(shù)的發(fā)展，改變傳統(tǒng)的工作模式。首先，基層衛(wèi)生院要利用現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)建信息化檔案管理平臺，以檔案文件的便捷性為基本要求，以檔案的保密性和安全性為主要特點，對檔案進行信息化管理，如，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上建立電子檔案，方便檔案的查閱、更新和保存。另外，基層衛(wèi)生院要加大對檔案管理工作的軟硬件投入，配備獨立的檔案管理室，做好檔案記錄和檔案存放工作。

綜上所述，基層衛(wèi)生院在社區(qū)居民的醫(yī)療衛(wèi)生和預(yù)防保健服務(wù)方面扮演著重要角色，而醫(yī)療業(yè)務(wù)資料的整理、收集和保存，對基層衛(wèi)生院后續(xù)的預(yù)防、醫(yī)療等工作的展開有著積極作用。因此基層衛(wèi)生院的檔案管理工作將直接影響社區(qū)的衛(wèi)生服務(wù)工作。從長遠來說，基層衛(wèi)生院檔案管理工作還需要進一步優(yōu)化和完善，最終實現(xiàn)檔案的信息化管理，建立規(guī)范、科學(xué)、動態(tài)的檔案管理機制。

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