關于高校二級學院辦公室工作現狀的思考

張玉華

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）32-0252-01

為了順應新時代教育教學理念的不斷更新、教育改革的不斷推行，我國許多高校都開展了學院制的改革，即為實行校、院二級管理。形成二級學院之后，學院不再是以前單一的教學為主的單位體系。學院擁有了更多的職能管理權利，同時也帶來了更多的工作任務和承擔。二級學院是組成基層工作的核心部分，也是學院管理和信息中樞機構。面對新的改革任務和繁重的辦公室工作，何如優化二級學院的辦公室工作，提高工作效率，更好地為學院服務，就成為了一個值得探究的問題了。

一、二級學院辦公室工作的定位

二級學院辦公室工作是一個綜合性的崗位，是學院師生的服務者；日常工作的組織管理者；協助領導工作的參謀者；各部門信息網絡的協調、聯系者[1]。

服務性。服務是辦公室工作的本職工作，為學院領導、教職工、學生、教學、科研、行政部門等提供服務。

組織管理性。實行校、院二級管理后，辦公室成為學院開展、傳達各項工作的窗口和平臺，需要更加有效的組織和管理相關的工作。

聯絡協調性。主要體現在與學校各職能部門、與學院內部教職工的溝通協調。做好上傳下達的工作，促進縱向和橫向工作保持暢通、順利的開展。

二、二級學院辦公室工作的現狀及存在的問題

（一）工作任務日益繁重、工作人員缺乏

實行校、院二級管理之后，學校職權下放，直接加重了二級學院的辦公室工作。辦公室不僅需要做好學院的相關日常服務，還需要承擔更多的管理工作，需要隨時對接學校各個行政部門安排的工作。此外，對二級學院各項教育教學及管理工作也提出了更高的要求，如：高校學生的擴招、加強學院的科研申報、教學教改活動等等，都直接對接到了各個二級學院的辦公室。

二級學院辦公室人員缺乏。一般來說，高校更加重視一線專職教師的人員比例，從而減少辦公室等行政人員的比例。在一些二級學院辦公室只有一名工作人員，更有甚者辦公室的一名工作人員同時兼職好幾個崗位。

（二）工作效率低、重復率高

辦公室工作千頭萬緒，工作內容非常繁雜，需要進行科學的時間和工作的安排才能避免重復的工作和提高工作的效率。但二級學院辦公室工作又是對接學校各個職能部門的窗口，是職能部門所需信息的第一手來源。不同的職能部門之間下達任務互不通氣，把大量的、重復的工作就扔到了辦公室工作人員頭上。耗費大量時間來處理重復的工作，無暇顧及其他工作，更加的降低了工作效率。

（三）工作地位、回報不對等

在二級學院辦公室工作任務量的不斷加重和工作要求不斷提高的同時，工作的地位和待遇卻沒有得到相應的提高。高校在以學者為本的理論下，專職教師在收入、工作強度、工作量、工作時間彈性和重視程度上都遠遠高于辦公室工作。這與高強度、低收入的辦公室工作形成了巨大的反差，也使得辦公室工作人員產生了強烈的自卑心理。

三、提高二級學院辦公室工作效率和質量的思考

（一）重視辦公室人員的學習及隊伍建設

重視辦公室工作，系統、全面、持續地開展對辦公室工作人員的培訓和學習，是一項迫在眉睫的任務。在內容上著重于管理能力、協調能力、文件處理能力、接待能力等，切實提高辦公室人員的素質，有效的促進管理隊伍專業化，提高二級學院辦公室管理效能。

（二）加速信息化建設，提高工作效率

高校應加速建設全校的信息化管理，建立電子信息數據庫，提高辦公室工作效率。二級學院辦公室將資料分類管理之后，上傳到相關的信息平臺，各個職能部門需要什么信息，自行到信息數據庫提取。這樣，避免了職能部門多次、重復向二級學院辦公室索取數據的工作，減少工作的重復率。數據庫的建立，使得辦公室得到更加全面的信息，能隨時監控信息的變化，實時了解師生信息動態，還能避免因時間過久或因工作變動帶來的信息缺失或者誤差。

（三）加強制度建設、優化激勵機制

根據辦公室工作性質和特點，建立一套辦公室工作規范流程。制訂出既能明確辦公室權利、責任和義務，又能夠促進辦公室工作人員積極發揮主觀能動性的現代管理制度。規范辦公室工作，使工作人員在規范履行自身工作職責的同時又能看到自身發展的方向[2]。

科學優化激勵機制，提升辦公室工作人員對自身崗位的認同感和歸屬感。科學設置考核評價指標體系，在評價指標中凸顯積極性、創造性、服務性等相關指標。并以此進行考核監督，實行獎優罰劣、多勞多酬、優能優崗。讓辦公室工作人員可以合理規劃自己的職業生涯，對工作充滿希望，實現人生價值。

參考文獻：

[1]劉立霞，陳洪芳，劉美榮.高校二級學院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015（1）：65

[2]吳學晶.高校二級學院辦公室管理創新研究.教育評論[J].2017（3）：65