美術博物館檔案的管理方法與利用方式

陳亞麗

摘 要：通過對美術館檔案管理的有關分析，對美術館的管理方法及其使用作出了詳細的介紹。希望能為我國美術館檔案館的建立提供一些參考，從而促進美術館檔案館的管理和利用。

關鍵詞：美術博物館；檔案管理方法；利用方式

一、引言

盡管藝術博物館在每個城市都有建立，然而真正進去參觀的人卻并不多，只有一部分人在閑暇時刻才會進去參觀藝術品。美術館的主要功能是滿足人們對于文化以及藝術的精神需求，從而開展多種多樣的藝術展覽活動。由于信息技術的崛起，在近幾年，我國的美術館對于檔案信息的管理逐漸重視了起來，這在一定程度上極大地擴展了美術館的教育功能，并且還為相關的專家學者和專家提供了一個開放的公共信息系統。2002年，美國國家檔案館副館長約翰弗里奇納在博物館檔案管理年會上做出了一份特別的演講——《博物館專業人員和檔案工作者》。在該演講中，他對博物館的檔案建設提出了自己的觀點，指出博物館與檔案館之間存在許多相似之處，比如它們都擁有管理、收藏歷史遺跡以及珍貴物品的功能。這些物品不僅能夠真實的反映出歷史情形，并且還是人們借以獲得精神享受的有效途徑。除此之外，還應當注意到，藝術博物館檔案既能反映收藏品的歷史，同時對于博物館歷史也進行了很好的反映，使得美術博物館的功能進一步得以擴展，創造了檔案展覽的前提條件。目前，美術博物館的檔案管理在經過了數十年的發展之后，已逐漸在藝術博物館中獲得了重要地位，發揮著重要的功能。在此背景下，藝術博物館在我國逐漸得以興起并取得了良好的發展，很多新的業務和功能得以開發出來。檔案管理已經被我國越來越多的藝術博物館所重視。以下就當前藝術博物館的檔案管理及其方法進行簡要的分析。

二、藝術博物館檔案管理的界定

從檔案本身的意義來看，我們可以給藝術博物館檔案做這樣的定義：美術博物館檔案在日常中是一種運營的原始數據，開展美術機構和藝術的藝術作品的概況，歷史、藝術成就等存檔記錄，這些記錄有客觀、真實和全面的特點，可用于管理。簡而言之，藝術博物館和公共機構一樣，都是藝術博物館里的藝術品，因為更的系統、專業的管理要求。它需要收集、分類和描述數據，建立健全的評價體系，以進行正常的管理和運作，如活動組織、做學術研究或者是展覽交流等等。

三、美術博物館檔案的管理方法

1979年12月，在美國發生了一場現代博物館檔案運動，這對當代的博物館發展起到了十分重要的作用。這場運動的開始是由于在馬里蘭州貝爾蒙特會議中心舉行的貝爾蒙特會議，該會議由二十二位來自加拿大以及美國本地的圖書館館員以及檔案管理員共同參與的。他們對藝術博物館的檔案管理方法進行了深入的討論，本次會議極大地促進了美術館檔案管理的發展歷程，使博物館檔案工作更趨專業。下面，我們將從收集、評價系統、分類和描述這幾個方面來對藝術博物館檔案的管理方法進行闡述。

（一）收集

館藏是藝術博物館檔案管理的重要內容之一。“巧婦難為無米之炊”。博物館開展工作的基礎便是其豐厚的館藏，它們既包括著名的藝術作品還包括歷史價值巨大的名人手跡。在對于收藏材料的收集中，藝術博物館既要考慮到藝術品，還需要考慮藝術家自身的相關檔案及其手稿等。舉個例子，1970年，泰特美術館建立，該美術館的大部分檔案材料都來源于20世紀活躍的很多藝術家。泰特美術館曾一度驕傲地對外宣傳到：本美術館的檔案中心總收藏量總共達到了一百萬份，它涉及了幾乎所有的與泰特美術館有關的藝術家的相關信息。泰特美術館的館藏檔案如此之博不禁讓人瞠目，這些館藏的種類也十分之豐富，包括了藝術家個人的手稿、日記、日常工作的照片、創作所用的工具等等。這些文件是泰特美術館展覽活動主要內容之一，也是使美術館展覽活動更加豐富多彩的條件。美國匹茲堡的Andy warhol博物館在收集檔案數據方面也有一個自豪的資本[2]。博物館的檔案中心有8000多立方英尺，大量收集沃霍爾自己的物品，如衣服、照片、信件、私人收藏等。

（二）建立檔案評估系統

檔案管理員必須理解文件信息管理只針對非當前文件。一般來說，非當前文檔指的是兩年后的文檔。這些文件通常不被員工使用，這將失去新的價值。對于非當前文件，歸檔人員應該評估其內容的價值，并選擇要包含在文件中心的收集的數據。具體來說，由于其重要的研究價值和提供基本信息的意義，收藏的展覽文件和檔案往往被選為檔案材料。對于那些不在當前文件中沒有長期保存價值的數據，如拷貝、日程安排、草稿文件、任務列表和工作安排等，由于其收藏價值低，不會被歸類為檔案中心。檔案管理人員選擇檔案信息也有一定的價值判斷，例如，數據記錄的活動，記錄了部門活動的重要性。最后，綜合評價檔案可以在美術館的重要部門查閱到。結合這三個標準，檔案管理員能夠對檔案數據進行檔案評估。此外，檔案歸檔有好幾年的時間。以西方藝術博物館為例，將管理年限分為長期和短期兩種制度，并根據藝術博物館的特點將其分為永久性、長期和短期兩種體系。

（三）分類與描述

對于美術博物館的檔案，在其完成相應的工作之后，需要進一步對其進行分類整理，使其得以管理、保存以及相關使用。藝術博物館檔案管理經過幾十年的探索，檔案管理者構建了檔案管理的基礎，以下四項原則是其中的基本原則：弄清來源、理性原則、原始秩序和層次控制。其中，弄清來源以及理性原則在檔案管理中是運用得最為廣泛的。通常而言，藝術博物館檔案的分類和整理是基于數據的內容，檔案的相應分類方法往往受到檔案收藏理念的影響。在此，筆者將對其進行簡要的闡述。最新版的《文件術語詞典》將“源”定義為"在交易活動的過程中，在交易活動的過程中，文件組織或個人的形成、存儲和使用"。從該定義中，我們不難發現，文件源是指提供檔案信息的原始單位或部門。值得注意的是，創建檔案的個人，如博物館館長和藝術家，也可以作為來源。此外，原則是重要的分類原則之一。簡而言之，原則就是根據事件的內容來記錄事件。在美術博物館的語境中，理性原則指的是藝術博物館是根據具體的項目、主題類別和個人形式的檔案組等單位的重要內容，并按照一定的邏輯對檔案組進行歸檔。

四、美術博物館檔案的利用方式

（一）經典重現

2013年是兵工廠展覽的第一百周年，藝術館檔案中心聯合芝加哥藝術中心共同舉辦了以軍械庫為主題的展覽。在該展覽中，藝術館檔案中心以及芝加哥藝術中心對于軍械庫的發展歷程作了重點回顧，展出的館藏檔案生動的再現了軍械庫這一百年的流變歷程。藝術博物館選擇組織者成立藝術聯盟，以促進展覽的順利發展。他們以“代表歐洲和美國最佳當代藝術展”為目標，在本次會議之后，確定并公布了聯盟的十四個重要組成成員，宣布由他們對展覽的全程進行把控。他們在對展覽的相關布局進行多次討論之后，最終確定將展覽的空間依據不同民族與不同流派依次劃分為18個區域，共計展出的作品達到了1200件。為了獲得更為廣大游客的認可，聯盟還制作了海報、明信片在紐約論壇和其他報紙上刊登和刊登廣告。在聯盟成員的齊心協力之下，該展覽得以成功舉辦，并樹立了國際趨勢表現主義藝術博物館的形象。與此同時，紐約的軍械庫展覽遭到了波士頓和紐約的猛烈抨擊。這說明現代藝術博物館已經轉變為一種新的藝術媒介，現在人們也在學著適應和接受這種新的藝術媒介。

（二）獨立策展人檔案

獨立館長的檔案始于20世紀70年代，因為它是從藝術畫廊或藝術機構的限制中解放出來的，它成為景觀的一個特色。目前為止，哈羅德·齊默爾曼檔案一直是最為著名的獨立策展人檔案，其在檔案管理歷史擁有十分重要的位置。哈羅德·齊默爾曼是當前公認的第一位西方藝術史上的獨立策展人，他終身致力于各類展覽的舉辦，他一生舉辦的展覽總共多達200余次，他成了策展人的時代象征，他將展覽的空間升級到了“民主實驗場”的藝術高度，基于他對展覽事業的偉大貢獻，2011年，蓋蒂中心首次推出了哈羅德·齊默爾曼（Harold Zimmerman）檔案的收藏，并開始整理所有的數據。檔案館成立了哈羅德·齊默爾曼檔案組，并推出了哈羅德齊默爾曼的有關展覽。繼而卡塞爾文獻展以及威尼斯雙年展也在這次展覽的影響下得以舉辦，一種全新的形式在當代藝術領域得以誕生。美術館在經過了幾代人的努力后其檔案管理方法和使用方法都取得了很大的進步，藝術博物館的專業水平也得到了提高。通過檔案管理，藝術博物館可以從藝術史的發展、藝術博物館研究對象及其相關方法等領域作出更為新穎的探索。我們有理由堅信，對于美術博物館的檔案管理和利用在未來的很長一段時間內都將發展得更為先進。

參考文獻：

[1]熊燦兵，孫毅.簡議高技術條件下的檔案安全保護[J].信息管理，2003，（04）.

[2]荊秀昆.檔案館室內綠化與檔案保護[J].中國檔案，2001，（11）.

[3]周耀林.對1949—2000年我國檔案保護技術研究論文的統計分析[J].檔案學研究，2002，（04）.

[4]邢濤.檔案展覽中的檔案保護[J].湖南檔案，1999，（02）.

作者單位：

山西省呂梁市孝義市美術館