大數(shù)據(jù)背景下的科技檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要 大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，科技檔案管理中存在的問(wèn)題日趨顯現(xiàn)，難以適應(yīng)新形勢(shì)下科技管理工作。本文從科技檔案管理現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題方面進(jìn)行簡(jiǎn)單分析并提出相關(guān)解決方法與對(duì)策。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 科技檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在國(guó)家創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的指引下，科技管理部門(mén)積極適應(yīng)時(shí)代和技術(shù)要求，在科技管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化方面著力推進(jìn)新技術(shù)、新業(yè)務(wù)的應(yīng)用，科技計(jì)劃、科技成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、科技金融、科技宣傳等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的信息化程度不斷提高，管理信息的大數(shù)據(jù)特征也日趨明顯，為科技檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

1科技檔案管理的現(xiàn)狀

科技檔案是指人們?cè)诳茖W(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新和科技管理活動(dòng)中形成的具有歷史保存價(jià)值的研究報(bào)告、技術(shù)數(shù)據(jù)、重要圖紙、管理文件、制度規(guī)章、協(xié)議證書(shū)、聲像資料等文件資料。科技檔案工作主要由檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案利用等五個(gè)方面構(gòu)成。在20世紀(jì)，由于數(shù)字化技術(shù)還未得到廣泛利用，科技檔案主要由紙質(zhì)檔案組成，檔案整理、保管和利用以傳統(tǒng)方式進(jìn)行，檔案管理利用的效率比較低。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，科技檔案管理進(jìn)入信息化階段。

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加快普及。由于紙質(zhì)檔案存在保存要求高、檢索使用效率低等問(wèn)題，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)處理、存儲(chǔ)成本的不斷下降，各地科技檔案館實(shí)施了數(shù)字化改造工程，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化掃描成為電子數(shù)據(jù)，檔案存儲(chǔ)的便利性和安全性得到了大幅提升。

（2）數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化加快推進(jìn)。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化奠定了重要基礎(chǔ)。近幾年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各地科技檔案館加快推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化工程，數(shù)字化的科技檔案逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)檢索、傳輸和共享，檔案利用率得到空前提高。

（3）科技管理信息化加快實(shí)施。檔案管理的內(nèi)容和方式與現(xiàn)代日益發(fā)展的科技管理工作不相適應(yīng)，為了提高科技管理效率，科技部門(mén)積極加強(qiáng)信息化建設(shè)，在科技項(xiàng)目、科技成果、科技統(tǒng)計(jì)、科技宣傳等工作中陸續(xù)建設(shè)了一批網(wǎng)站或科技管理信息系統(tǒng)，微博、微信等新型媒體也向工作領(lǐng)域快速滲透，數(shù)字化的電子文件產(chǎn)生數(shù)量成指數(shù)速率增長(zhǎng)，科技檔案的采集、歸檔、存儲(chǔ)和利用方式與傳統(tǒng)方式相比發(fā)生了翻天覆地的變化。

2科技檔案管理存在的主要問(wèn)題

在科技檔案不斷向數(shù)字化轉(zhuǎn)型和科技管理信息日益“大數(shù)據(jù)化”的今天，傳統(tǒng)的科技檔案管理方式已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）現(xiàn)有數(shù)字檔案館建設(shè)水平不高。大部分?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)時(shí)只考慮了對(duì)已有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，只設(shè)計(jì)了檔案的存儲(chǔ)、檢索、瀏覽、打印等功能，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、可擴(kuò)展性不夠，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用的需要。

（2）科技管理信息分散。科技部門(mén)在進(jìn)行科技管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)時(shí)，往往缺乏科學(xué)的頂層設(shè)計(jì)，不僅管理系統(tǒng)難以整合，而且運(yùn)行環(huán)境、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)“孤島”化、碎片化比較嚴(yán)重，難以實(shí)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)的高效利用。

（3）復(fù)合型科技檔案管理人才少。大部分?jǐn)?shù)字檔案館的管理人員都是從管理傳統(tǒng)檔案的人員轉(zhuǎn)來(lái)的，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力比較低，而高水平的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員或缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，或不愿意從事檔案管理事業(yè)，現(xiàn)有管理人員綜合專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力較低，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代需求的科技檔案管理工作。

（4）管理制度落實(shí)不到位。在科技管理“大數(shù)據(jù)化”的背景下，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，科技檔案更多地來(lái)自科技管理信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)和信息，實(shí)際工作中有些關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息沒(méi)有得到及時(shí)的歸檔和保存，檔案數(shù)據(jù)的流失比較嚴(yán)重。

3解決方法與對(duì)策

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)科技管理中數(shù)字檔案的科學(xué)、規(guī)范管理提供了有力技術(shù)支撐。為做好大數(shù)據(jù)背景下的科技檔案管理，科技管理部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)抓好以下環(huán)節(jié)：

（1）科學(xué)規(guī)劃科技管理信息平臺(tái)建設(shè)。做好各類(lèi)科技管理平臺(tái)建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)工作與檔案工作的結(jié)合。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中要預(yù)留管理數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的接口，及時(shí)做好科技管理過(guò)程數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)的歸檔工作，提高數(shù)字檔案管理工作效率。

（2）建設(shè)高水平數(shù)字檔案館。實(shí)施數(shù)字檔案館改造提升工程，改進(jìn)數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)和硬件條件。要改變自建機(jī)房的傳統(tǒng)思路，具備條件的，要推進(jìn)數(shù)字檔案館“上云”，不僅可以降低數(shù)字檔案館的運(yùn)行成本，還可提高系統(tǒng)的安全性。

（3）推進(jìn)科技管理大數(shù)據(jù)利用。開(kāi)發(fā)利用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，對(duì)各個(gè)科技管理信息平臺(tái)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的提取、收集和利用，建立科技管理綜合數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)具有留檔價(jià)值的數(shù)據(jù)，要依托數(shù)字檔案館進(jìn)行科學(xué)保存，最大化開(kāi)發(fā)科技管理數(shù)據(jù)的價(jià)值。

（4）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。深入分析大數(shù)據(jù)背景下科技檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題，研究制定科學(xué)數(shù)據(jù)和數(shù)字檔案管理辦法，不斷提高科技管理部門(mén)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

（5）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)水平。在檔案管理隊(duì)伍中積極引進(jìn)高水平的計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才，具備條件的，可依托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)與運(yùn)營(yíng)，大力提高數(shù)字檔案館管理工作能力。

作者簡(jiǎn)介：劉懿玲（1971.7-），女，漢族，河北滄州人，大專(zhuān)，河北省科技檔案館，研究方向：檔案管理。

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