新信息時代構建電力企業檔案管理保密制度的相關分析

鄒瓊 國網河南省電力公司武陟縣供電公司

引言：隨著我國國有企業的深入改革，近年來，雖說大部分的電力企業已經建立了相關的檔案管理保密制度，但是，與西方發達國家相比仍舊存在著較為明顯的差距。受我國企業的傳統體制和機制影響，現代的電力企業檔案管理保密制度不完善，對保密制度的建立沒有科學合理的方法，導致一些企業的商業秘密、技術資料被泄露或是被不法分子竊取，對企業的經營造成嚴重的影響。如何構建更好、更安全保密制度，已成為了一個企業管理十分注重的問題。

1 構建電力企業檔案管理保密制度存在的問題

1.1 檔案管理人員綜合素質參差不齊，缺少相關人才

目前，從事電力企業檔案管理保密工作的人員素質普遍不高，且十分缺乏高素質、專業性強的人才。工作人員態度不認真，不按照規章制度辦事，例如存在查閱檔案時不需要出示相關證明就能查閱的現象。并且對檔案管理保密的意義沒有足夠的認識，導致易出現檔案泄露的問題，對電力企業的發展產生影響。

1.2 缺少對檔案密級調整工作方面的規定

對于電力企業的檔案管理工作來說，檔案的保密等級并非一直保持不變的，而是隨著社會的不斷發展、企業的進步以及科技方面的創新，某些檔案所具有的價值會有所變動，有些降低、有些升高，若是沒有對其密級進行及時調整，還是按照原有密級進行管理，對于降低密級的檔案雖然在一定程度上能夠確保保密工作，但無疑會浪費大量企業資源；對于升高密級的檔案就無法取得良好的保密效果。但是從目前情況來看，大多數電力企業在進行檔案管理保密制度建設中并沒有對此問題作出明確的規定，對于檔案密級的變動沒有作出相應的內容調整，例如沒有說明哪些檔案需要在何時、需要何人批準來調整密級，改變存儲方式以及保密等級。

1.3 檔案的管理工作沒有秩序

部分電力企業由于對企業內部的管理沒有秩序，使得企業的檔案保密工作嚴重缺失，尤其是電力項目工程的檔案管理。在對工程檔案的歸納、整理、保管上經驗不足，存在檔案未歸檔、未整理的基本錯誤。

2 電力企業檔案管理保密制度建設問題的改進措施

2.1 加強做好物資供應設備材料的檔案保密工作

①檔案工作人員和檔案利用人員，都必須遵守保密制度，增強保密觀念，不得泄露檔案內容或提供加密的檔案信息。②公司黨委會議、行政會議記錄等密級信息，不得外借和復印，確因工作需要時經分管領導批準后方可利用，任何查閱人員不得泄露內容。③檔案管理人員加強檔案庫房的安全保密措施，做好防火、防盜、防蟲咬等預防措施。④對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，對密級文件應設權限范圍；嚴禁以通訊設備或計算機郵件的形式傳達秘密信息或數據。⑤檔案有密級劃分時，不能隨意擴大利用范圍，如有利用要在規定的時間、地點利用。⑥違反保密規定造成泄密以及私自修改、出賣檔案的行為，視情節輕重，分別給予責任追究。⑦檔案庫房發現有丟失或被盜現象，應立即報告有關部門，及時追查，設法挽回一切損失，以免造成嚴重后果。⑧需要銷毀的檔案，要進行登記造冊，經公司檔案鑒定小組和有關領導簽字批準后，方可銷毀。銷毀時應指定兩人以上進行監銷，并在銷毀清冊上簽字，到指定地點銷毀，嚴禁將檔案材料向廢品收購部門出售。

2.2 優化完善檔案密級調整工作規范

電力企業在檔案管理保密制度建設過程中要不斷優化完善檔案密級調整工作，要明確檔案保密范圍的變化、保密的時限變化以及密級文件作用變化等不同情況。所謂的保密范圍變化就是指按照國家相應法律法規以、電力系統行業指導思想情況等情況，電力企業在進行檔案管理保密制度建設過程中的工作也要不斷調整；保密時限變化就是指保密時限到期之后要對密級情況實施調整；密級文件作用變化就是指隨著技術水平的發展提升，以前的某些密級文件失去了已有的作用，密級就會自然消除。

2.3 完善檔案管理制度

完善企業的檔案管理制度是構建安全合理的電力企業檔案管理保密制度的重要一步。想要完善檔案管理制度，企業需做好以下兩點：首先是檔案管理要做到專職化管理。由于檔案管理工作的特殊性和重要性，其相關的工作人員須為高素養、高素質的管理人才，且該類人才只需專職做好檔案管理工作，不能搞兼職兼管。其次是要建立企業各項檔案管理制度。檔案的收集、整理、歸檔、借閱、提供利用和銷毀等每一個步驟、每一項工作都必須嚴格按制度執行，認真履行登記、簽字手續，確保檔案安全。

2.4 構建電力企業檔案保密等級制度

構建電力企業檔案保密等級制度，可以有效節約企業的管理資源。在對檔案的保密等級進行劃分時，需嚴格按照國家的相關法律法規，并家和實際情況將其劃分為絕密、機密、秘密三個等級。再該制度中，需明確每個保密等級檔案所包含的要求，如檔案內容、保存方式、管理方式等，這樣就能更有效開展檔案的保密工作。

結語：總的來說，電力企業的檔案管理保密工作的開展情況直接影響到企業的發展，甚至關系到社會經濟發展的情況。所以，電力企業的相關負責人一定要確保檔案管理保密制度的完整性，進一步推動電力企業的整體發展。本文主要介紹了電力企業檔案管理保密制度建設中存在的不足，同時提出了相應的改進措施，通過本文的介紹能夠對電力企業檔案管理工作提供一定指導。