關于會議系統 用戶最關注這三點

蘆偉

據《哈佛商業評論》調查顯示：英國每天大約有400萬個小時被用于團隊會議，每個主管每天的正式會議時間為3.5小時，每個主管每天的非正式會議時間1小時。就英國這樣一個僅有6，000多萬人口的國家，開會尚且如此之多；中國近14億人口，可想而知每天的會議能有多少；全球75億人、233個國家和地區，會議更是數不勝數。

會議多了，自然對會議系統的需求也就旺盛起來，隨之應運而生出了很多會議設備廠商。早先的會議系統其實很簡單，一個話筒、一個投影就可以完成一場會議，廠商的日子也很好過，只需專注把話筒和投影做好就可以了。但現在不行了，效率和協作成為了客戶關注的重點。這兩點說起來容易，但做起來其實很難，涉及到硬件、軟件、AV、IT、通訊、網絡、美學、用戶習慣等綜合因素，遠遠超越了話筒和投影的范疇。如今市面上的會議系統品牌眾多、型號紛繁，很多都聲稱自己的產品可以提高效率和協作水平，但真的是這樣嗎？

確實——是真的！

只要是合格的會議系統都能起到以上作用，但能夠起到多少，能否達到客戶期待或滿足客戶的需求就不一定了。那么到底怎樣的會議系統才是符合當代發展趨勢、適合用戶需要的呢？為此本刊專門進行了分析研究和采訪，發現有以下三點。

傻瓜式開啟

平時我們在開一場會議之前，要做什么？對了，就是要調試一系列設備。連接線纜、接通電源、打開投影機或顯示屏、放下投影幕、調試好麥克風、開燈、啟動空調等等。這些瑣碎的準備工作缺一不可，任何一個環節出了問題，都會影響會議的正常進行。所以不少大中公司或大中型會議在開始之前，都需要專門人員花時間進行先期準備，這既浪費了時間又花費了人力，效率實在是不高。

那么有沒有一種快速高效的方法來解決這個問題呢？

有些廠商從智能家居的中控自動化上獲得了靈感。為了讓生活更輕松自在，智能家居廠商給用戶配備了平板觸摸屏。用戶只需手持平板，即可輕松操控家中的各種設備，如開關燈、啟動關閉窗簾、調控電視空調等。克萊默、快思聰、AMX等將這種技術應用遷移到會議上，用觸摸屏來調控會議室的各種設備，發現很好用，獲得了用戶的認可。目前這種方式被廣泛的應用在各行業的各類中高級會議室中，有效的節省了客戶時間，提高了會議效率。

至此，你是不是以為這種方式已經很完美了呢？確實是不錯，不過目前還有更好的，那就是連觸摸平板都不用，只需現場連接即可觸發。這是克萊默在會議自動化方面進行的創新。通過Kramer Maestro的軟件系統，可將克萊默相關產品協同在一起，共同創建自動化會議室環境，為用戶提供零觸控體驗。

據克萊默人員介紹，Maestro可以根據預定義事件或觸發器創建一系列操作。這些事件可以觸發諸如啟動計算機、開關燈光、投影機、顯示設備、視頻源和HVAC等操作。Maestro還整合了克萊默的設備驅動程序動態數據庫，可以執行無數操作類型。并可以對各種端口類型進行自動控制，包括：RS-232、以太網、GPIO、繼電器和紅外等。這套系統可用于任何會議房間，易安裝好配置。既可通過用戶友好界面進行配置和管理，也可通過Kramer Network進行管理。Kramer Network是用于遠程管理和監控AV設備的企業級應用軟件管理平臺，下面會說到。

會議式協作

在現代商務會議中，參會者的演示分享與討論意見是會議的重要組成部分，但是在開會時總是會碰到麻煩。因為絕大部分會議顯示設備為投影或顯示屏，所以會前需要將會議演示或討論內容提前拷貝至主控端設備。如果不拷貝，就得拔線接線，很容易出現問題。而且展示內容只能看卻無法參與互動，即浪費人力又浪費時間。

為了解決這個客戶痛點，“會議協作”概念應運而生。圍繞“協作”這一概念，在會議應用中出現了諸多不同形態的產品和系統。如一鍵連接的巴可“可立享”、內置于投影中的NEC智能協作軟件以及功能強大的克萊默VIA等。

“可立享”力求解決會議中繁雜線纜所帶來的尷尬。它提供了良好的觸覺體驗，只要按下按鈕，就能隨時分享素材。它的使用體驗非常直觀，哪怕是第一次走進會議室的客人，都可以一鍵連上筆記本電腦、平板電腦或智能手機，即可分享。

NEC智能協作軟件是一款內置在NEC投影機中的免費軟件，即使沒有預算也可隨時享用無線投影、多畫面顯示、網頁分享、投影控制等功能，確保商務會議的高效進行。NEC智能協作軟件具有強大的兼容性，橫跨多種操作系統是此軟件的亮點之一。

克萊默的VIA無線協作方案可以讓用戶很方便的實現無線連接，并讓房間里的所有人都參與到商討工作中來。它為所有筆記本、智能手機和平板電腦提供了基于一個數字畫布上的實時共享平臺。通過任意筆記本電腦或移動設備，用戶可無線分享任意大小的文件、無間斷地播放全高清流媒體視頻，并可將主顯示屏轉換為電子白板，每個參與者都可進行編輯、批注和協作。VIA可在一塊主顯示屏上同時顯示（4K超高清）多達6位用戶的屏幕，或者兩塊顯示屏同時顯示 12個用戶屏幕，用戶可以通過自己的設備查看主顯示屏，遠程用戶也可以通過安裝第三方視頻會議和辦公應用輕松加入會議。

以上這些會議協作系統的推出，使得協作理念得到了很好的傳播，實現了高效的演示和分享，大大提高了會議效率和協作水平。

IT式管理

隨著IT技術在專業AV行業的深入，AV系統似乎越發成為了互聯網生態系統下的一部分。以往AV與IT在公司內部往往是涇渭分明的，分屬不同的部門進行管理和運作，但如今二者正在快速融合，IT人員正在越來越多的接手或代替原來AV人員的工作。然而AV系統具有自身的獨特性、復雜性、有著特定的管理使用界面和操控方式，這讓IT人員很不適應。既然AV擁抱IT已是大勢趨勢，回歸AV人員自然不合時宜，那么解決方式就只有適應IT了。

如屬于AV范疇的會議系統，近年來邁向IT管理化的步伐就很快。今年6月，快思聰發布了云部署與管理解決方案Crestron XiO Cloud。讓IT管理人員能夠通過Crestron XiO Cloud監控和管理所有會議設備，以遠程方式主動處理各種事件以防浪費工作時間，并采集可操作的使用數據。這一切均無需編程，設備甚至也無需在線便可進行配置。

還有克萊默的Kramer Network，這是一款專為IT設計的AV管理平臺，可以安裝在標準或虛擬IT服務器上，無論在全球任何位置均可管理AV網絡，且界面基于Web，適合IT使用習慣。IT系統管理員可以在網絡中的任意位置對IP流媒體、房間環境和任意視聽設備進行完全的集中式或分散式控制。該平臺還提供了增強IT安全性和直觀用戶訪問管理，適用于特定房間、流媒體播放和預定義場景。無論是在不同大樓的公司會議室，幾百間教室和講堂或是有多個視聽信號源并傳輸到多個顯示設備的數字標牌，Kramer Network都能操作、控制、維護和管理AV設備，可以說是IT管理人員的AV管理好幫手。

結語

以上就是本刊分析和采訪得出的客戶目前最關注的三個方面，希望對業內有所幫助。當然隨著市場發展，用戶一定還會有更多、更新的需求出現，所以只有不斷強化客戶交流、增強研發實力和掌握前瞻意識，才能緊隨甚至引領客戶需求，推出符合市場需要的產品方案，才能持續發展立于不敗之地。