企業檔案管理社會化問題初探

劉海燕

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-236-01

摘要 現階段，在社會經濟水平不斷提升過程當中，隨著企業發展速度不斷提高，在企業檔案管理過程中仍暴露出大量問題，為了在競爭日益激烈的市場環境中，面臨著更多機遇和挑戰，這就需要相關管理人員在實際開展工作過程當中不斷提高對檔案管理工作的重視程度，本文通過對現階段企業內部檔案管理的認真分析，對實際工作中暴露的問題進行了詳細分析。探索社會管理的可行性，為后續工作提供參考性建議。

關鍵詞 企業檔案管理工作 社會化問題 探究分析

開展社會管理的最終目的是為了實現企業利益最大化，合理控制生產經營成本，而將檔案信息外包能有效縮短管理時間，還能保證企業生產經營效率達到較高水平，但是現階段對于社會化管理沒有明確界定。不同類型的企業之間的檔案管理工作存在一定差異，這就要求相關單位應當在綜合考慮自身因素的基礎上開展工作，從而保證工作質量。

一、社會化管理企業檔案概述

隨著科學技術和經濟水平的快速增長，企業之間的競爭力度日益激烈，這就使得市場經濟開展的壓力不斷提高，在實際發展過程中應當在創新精神的指導下合理控制企業生產成本，另外還要與信息技術進行有機結合，不斷提高企業檔案管理水平，為確保檔案管理質量，有必要注意公司的檔案管理能夠有效記錄公司發展過程中的歷史檔案和相關文件。同時，這也為企業管理層制定后續發展戰略提供參考，而在經濟市場發展過程中，在企業檔案管理過程中實現社會化是發展的必然，社會管理能夠有效降低企業管理成本，但與此同時，在實際的發展過程中，必須保證檔案管理市場環境的規范性和合理性。推動后續工作的順利開展。

二、社會化管理企業檔案分析

（一）社會管理企業檔案分析

隨著經濟水平的不斷提高，企業員工數量也呈現上漲趨勢，現階段有相當一部分企業選擇將人事檔案信息交給專門機構設置電子檔案進行管理，但是，在外包過程中仍有相當一部分企業并沒有將全部電子檔案交予外部機構管理而是選擇企業內部自行進行管理，這就要求相關人員具備高水平的綜合素質和實踐能力。如果管理人員不具備較為熟練的電子操作技能就會使得電子檔案在實際管理過程當中出現缺陷，使得管理效果實際呈現效果未能達到預期目標，而這主要是由于企業相關人員不能充分重視檔案管理工作，尚未完全意識到社會管理組織的優勢所在，從而無法真正從根本上提高企業檔案管理水平。另外，在工作開展過程中，常常由于檔案檢索功能不夠強大而對整體管理水平造成直接影響，在科學技術的發展取得質的飛躍的今天，檔案檢索效率仍然與硬件設施的性能直接掛鉤，盡管計算機具有較為理想的檢索效率，但是現階段仍有相當一部分企業為保證收益而選擇人工檢索，還設置大量不實用的檢索工具，不僅無法提高檢索效率還會對管理質量造成一定影響。

（二）水平提高辦法

為保證實際檔案管理的效果，就要求相關企業切實提高宣傳力度，更新優化相關管理人員的檔案管理意識，從根本上提高管理人員對管理工作的重視，如果真的想提高企業檔案管理的實際質量，就要綜合考慮各方面因素，切實提高宣傳力度，可以選擇在公司內部設置相關標語，為員工創設相應環境，在耳濡目染之中對社會化管理有一個較為充分的認識和認知。另外，我們必須不斷創新管理方法，將計算機技術與管理有機結合起來，利用信息技術構建企業人事檔案信息數據庫。為保證先進，科學，規范的檔案管理工作，還要確保管理人員具有一定的專業性和實踐能力。從而有效提高檔案管理的工作效率。

（三）社會管理企業檔案情況分析

1.科技創造條件。隨著科學技術和信息技術在各個社會階層和領域的廣泛應用，尤其是企業檔案管理，如果想要有效提高企業檔案管理水平，就要依靠高效率的信息技術，而承接檔案管理的相關組織結構本身具有一定技術能力和專業手段，能夠有效實現檔案管理工作，另外，企業內部工作人員還可以與外部組織機構保持相應交流溝通，利用先進的科學技術和信息化管理手段保證雙方對互相工作都能基本了如指掌，掌握一手信息。

2.健全市場提供保障。國家基本建立了比較完善的規范標準，有效規范檔案調解和外部管理工作。而企業檔案外包企業也會在實際工作開展過程中時刻遵循相關行業標準和法律條文，這就使得服務市場的規范性和科學性得到了有力保障，這在一定程度上消除了企業發展過程中的障礙，有效提高了檔案管理的水平和效率。而從長遠來看，中介服務市場在發展過程中，其服務水平將會呈現持續上升趨勢，而這就能有效推動企業持續健康發展。

三、企業檔案管理社會化意義

通過社會化管理企業檔案能有效降低管理成本，將成本控制在合理范圍之內，從而為實現企業持續健康發展提供推動力。盡可能少的進行人力、物力等資源的投入，而這也會在一定程度上省去一部分經營成本，在現階段企業現代化管理過程中，為有效提高企業生產質量，企業檔案是社會化管理的。使得企業內部員工的分工更為精細的明確。

四、結語

綜上所述，隨著現階段經濟水平的快速增長，為了占領市場，企業間的競爭日趨激烈。這就在一定程度上推動了檔案管理社會化趨勢，同時也使得服務對象呈現集中化趨勢，也能在一定程度上降低了公司的管理成本，使社會分工合作更加合理，使公司的創新能力得到顯著提高。