企業數字化檔案管理

高峰 唐山市燃氣集團有限公司

如今我國的“大數據”時代來臨，中國經歷了二十多年的計算機迅速發展，現在計算機硬件、軟件、網絡都不是問題了，所以對于一個規模的企業來說，檔案管理數字化已成必然趨勢。

1 什么是檔案的數字化

1.1 檔案數字化的概念

首先讓我們看看什么是檔案數字化？百度的最佳答案是：“檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，以實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。”本人認為，檔案數字化就是電子版檔案借助檔案管理系統軟件通過網絡實現借閱、查找、復制等利用，方便快捷。

1.2 一般企業檔案的數字化現狀

說到檔案數字化，必須得有數字化的檔案，即電子版檔案，我們現在的規模企業，基本實現了無紙化辦公，收集它的電子版很容易。只是現在各部門之間存在信息孤島，一個部門不知道另一個部門在干什么，各信息流通不暢，不能及時獲得有效信息，如果實現檔案數字化管理，輸入一個關鍵詞就可檢索出相關的信息，各種檔案就會顯現，再不會遁形，各部門在干什么都一目了然，需要的資料會“順手”拿來，大大提高辦公效率。

1.3 認清檔案數字化的必要性

那么，企業為什么要上數字化檔案呢？數字化檔案的投入會帶來企業的利益嗎？在大數據的時代，數據已成為核心，沒有數據，談不上什么大數據。過去檔案以紙質的為主，檔案管理圍繞紙質而進行，從收集到立卷，是一種封閉的管理模式，檔案人員挺辛苦，但別人看不到，看到的只是你“閑”，所以單位從領導而言就認為檔案管理簡單、輕松，但是等到要找東西時，檔案人員又及其重要，像神似的，要什么立刻就得找著，之所以快，緣于檔案管理。

科學的管理更能加大檔案的利用，數字化檔案的管理會更科學更有效更便捷。

2 檔案數字化的方法

2.1 檔案數字化的基本原則

神華集團的原則是非常好的，1、堅持統一管理、統一標準、規范實施、確保安全的原則。2、堅持根據檔案館藏實際，選擇利用率高的檔案實施數字化的原則。3、堅持對保存時間較久、載體面臨損壞危險的檔案應優先數字化。是的，數字化檔案需要投入很大的財力、物力、人力，不能一哄而上。

2.2 具體實施辦法

企業要檔案數字化管理，首先要實現檔案的數字化，本人認為企業檔案數字化途徑有三（當然是在單位網絡、計算機硬件、檔案管理軟件、人員配備各方面條件滿足的情況下），第一，“拿來”，將辦公文件直接轉到檔案管理系統中，作為原始的電子版資料存于檔案管理數據庫中，走網絡借閱流程，需要者在自己的電腦前即可“借”到想要的資料；第二，“轉存”，將已有的非紙質檔案如錄像帶等借助設備轉換為電子版的文件，成為可計算機讀的；第三，“掃描”，將那些利用率高的紙質文件逐頁掃描成為電子版文件，作為數據以備檔案管理系統之用。有了以上的三種“米”，巧婦（檔案管理系統）就可以根據利用者需要為“炊”了。

3 檔案數字化檔案的關鍵

3.1 檔案非數字化與數字化的缺與優

我們企業的各部門間在沒有檔案管理系統起來之前有重復和遺漏，各部門間信息不通暢，流轉不及時，造成信息孤島，如果把檔案系統融于企業管理中，各部門間的信息遲緩、遺漏、不對接等情況就去除，也減少不必要的重復勞動。檔案數字化將企業各部門間的信息整合，好像企業有位記憶先生，凡做過的，什么時候用都可調用出來，檔案管理系統相當于企業信息資源中心，大家在這個平臺上，可以共享資源，交流信息，知己知彼，提高企業的運轉能力，節約成本，增加效率。

3.2 檔案數字化的前景

企業檔案的數字化管理說起來“前景”相當美好，我們要檔案信息化，首先就得檔案數字化，好在在現在大數據的時代，檔案數字化已是能實現的事，感謝這個偉大的時代，使我們檔案管理人員不再守著金山空嘆息，檔案也不再是塵封的，枯燥的，檔案錄入、查詢、借閱、利用、編撰等一站式服務，有用檔案信手“拿”來，用于查考，輔以決策，做以查證、資治、存史。

3.3 檔案數字化的關鍵

網絡化的檔案管理系統是實現檔案數字化運行的關鍵，檔案系統的頂層設計更是關鍵，確保檔案“收得齊、管得好、用得上”。檔案管理系統不是簡單的照搬手工管理模式，乃是提取手工管理精華，計算機開發人員充分理解手工管理模式的基礎上，利用計算機的優勢將檔案管理標準化、科學化、制度化、信息化，把檔案海量的數據迅速以各種條件統計，這是過去手工無法實現的。計算機網絡還可以把眾多的管理對象、復雜的分類、冗長的業務鏈等高質量的融合在一起，使企業檔案網絡的管理成為完整的、可追溯的、符合國家各項檔案法律法規要求的檔案高水平管理。

4 數字化檔案管理模式的分析

4.1 內容豐富，數據量大

與電子化相比，數字化給人的第一感覺應該是海量數據，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內容更豐富多彩，應能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進行管理，所以各種中間數據量比較大。

4.2 從管理實體到關系管理

關系管理是數字化最突出的特點，要實現精準全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關系進行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠對拔出蘿卜后帶出的泥土進行研究，從而全面掌握關于蘿卜的各種信息。

4.3 為知識管理提供基礎

知識管理是未來信息系統提供利用的主要模式。數字化最終的實現目標應該是從簡單的查詢、瀏覽、統計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統一的標準模式，它的概念正在形成，內涵正在不斷豐富。但是有一點可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變為利用者通過一個入口進去后，通過各種關系映射關聯，實現對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。

4.4 全面電子化的產物

數字化是一個單位多個方面全面電子化后的產物，從信息的輸入、到生產、管理、提供利用等各個方面實現電子化后，數字化才有了實現的基礎。如果一個環節掉了鏈子，那么整個流程就運轉不起來，數字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數字地圖后，會驚訝于它的精準和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經達到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質量的產品。

5 檔案數字化是一項浩大的工程

檔案數字化管理是一項浩大的工程。要完成這項浩大的工程，

一是要從領導層加強對檔案工作的組織領導，從全局的觀點指導檔案工作，領導牽頭，各部門積極配合，人人有檔案意識，不漏掉有效信息的收集；

二是檔案管理部門也要提升自身的履職能力，開展檔案收集調查，把檔案自身的工作做得扎實、細致，既要有歷史的眼光又要有未來的眼光，

三是加大開發網絡檔案管理項目需要有人、物、力的支持和經費投入，如檔案資料的征集、年久泛黃紙脆、錄像帶的電子化等檔案的搶救保護、檔案的安全保密，做好檔案的“八防”，防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光，要用防盜門、隔火墻、防磁柜等，將大量的紙質檔案掃描數字化，還要考慮檔案現代化、利用、編纂、陳列等等；

四是加強宣傳檔案，利用檔案編研出有些檔案史志、圖書、紀錄片、講座、展覽等傳統媒體的檔案編研文化精品，正如中央電視臺的《國寶檔案》欄，不斷創新地運用電視媒體、網絡媒體（微博微信）等新媒體宣傳檔案的文化精品價值，使人直觀地看到檔案的魅力，檔案的價值，讓人們重視檔案，以檔案為依據，尊重檔案，會用檔案，保護檔案；

五是加強檔案工作隊伍建設，“打鐵還需自身硬”，檔案管理大學問，它既包括各種類型檔案的管理知識、計算機知識、物理化學知識、法律知識，同手還需具備全局意識、大局意識、超前意識、歷史意識、長久意識、保護意識、搶救意識、主動意識，以及耐心、細心、良心、責任心、平常心等職業素養，和統籌規劃的能力、分辨存否的能力、與相關部門協調的能力、溝通的能力…。既要默默無聞地按照標準化、規范化、科學化、信息化做好歸檔立卷工作，又要把握檔案管理大方向，將公司有效信息納入檔案收集工作中。檔案管理人員還要不斷的學習，掌握國家新的檔案管理制度、企業的檔案管理制度，要“走出去，引進來”，借鑒好的方法，“淡化整理，細化檢索”的原則下管好自己的檔案。

6 結語

檔案數字化管理以體系的觀念來管理檔案，而以體系的觀念來管理檔案，系統如果能做到“著眼未來”與“服務現實”相結合，“大張旗鼓”與“潤物無聲”相結合，“系統提供”與“見縫插針”相結合，“嚴肅認真”與“活潑生動”相結合的原則，將大大提高檔案工作的服務水平，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“智慧庫”。