你真的會做事嗎

叢日貴

玩過俄羅斯方塊的人都知道，那一個個下落翻騰的方塊，在我們的操控下或左或右或旋轉著落地，處理得好，它能消掉其他方塊成為驕傲;處理得不好，就變成了絆腳石，游戲就會被終結。玩俄羅斯方塊的技巧是：先大致看兩眼，容易處理的，順手解決掉;復雜一點的，就先放一放，但也不能放太久，因為空間有限，放久了，路很快就會堵死。我們的生活像是一場俄羅斯方塊的游戲，那一個個從上面掉下來的方塊，就像生活中一件接一件的事情。最糟糕的時候，這件事還沒處理好，那件事情又接踵而至了。

處理各種事情，有兩種方式：雜亂無序 VS 要事優先。而人群可以分為瞎忙族和高效人士。前者工作碎片化，分不清輕重緩急。后者專注少量任務，并做好優先級排序。在瞎忙族眼里，所有的工作都是差不多的。什么時候做什么事，完全隨機無序。對信息、郵件、通知一點抵抗力都沒有，經常手頭的工作做到一半又切換到另一件事。結果越忙越亂，一天下來，真正完成的事一件也沒有。而高效人士非常注重計劃和優先級排序，每天把狀態最佳的時間段安排給最重要的3件事。遇到臨時出現的工作，先放到“收件箱”里，而不是打斷當前任務。忙碌而無序的工作，是導致職業倦怠的重要因素;忙碌而無序的生活，是釀成許多人生悲劇的引子。

處理各種事情的方式，也是一個人時間管理的方式。時間管理四象限法則，是著名的時間管理法。這是由著名管理學家史蒂芬·柯維提出的一個時間管理理論。按照該法則，可以將事務分為4個象限：重要又緊急、重要但不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要。

第一象限：重要又緊急的事。

諸如備教留批、應付難纏的家長、處理個人危機及有期限壓力的事情。這樣的事情，會讓人時刻有壓力感。如果此類事情做得過多會讓人心力交瘁。

第二象限：重要但不緊急的事。

主要與生活品質有關，包括制定目標與計劃、開發新的課程資源、日常人際關系的建立交往、參加培訓學習、學習專業知識提升自己、鍛煉身體等等。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，但必須重點去做。荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更多的壓力，在危機中疲于應付。這類別的事務，需要重點去做，因為是長期深遠的發展。第二象限的事情很重要，而且會有充足的時間去準備，有充足的時間去做好。可見，投資第二象限，它的回報才是最大的。比如，制定計劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。因此要學會怎樣制定計劃，怎樣做準備。計劃、準備、學習、培訓等事情都是重要的預防或者是重要的儲備工作。

第三象限：緊急但不重要的事。

諸如瑣碎工作、臨時會議、不速之客、他人的請托等都屬于這一象限。這類事情因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺，實際上就算重要也是對別人而言。很多時候，我們花大量時間在此象限打轉，大多情況下不過是在滿足別人的期望與標準。這一象限的事件具有很大的欺騙性，很多人認識上有誤區，認為緊急的事情都顯得重要，實際上，像無謂的電話、附和別人期望的事、打麻將三缺一等事件都不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急，就會占據人們的很多寶貴時間。

第四象限：不緊急也不重要的事。

諸如看娛樂視頻、無聊的小說、閑聊、玩網絡游戲、接業務不相關的電話等等都屬于此象限。雖然有時候，在我們很忙很累的時候，需要這樣的事情來放松或緩解壓力，但是如果將此類事情沒有控制地去做，反而對身心有損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發現其實是很空虛的。第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，這種事件與時間的結合純粹是在扼殺時間，是在浪費生命。發呆、上網、閑聊、游逛，這是飽食終日無所事事的人的生活方式。

不同象限的事情，有不同的處理方式，我們按照四象限法則處理工作的正確順序應該是：首先是緊急且重要的，接著是重要但不緊急的，然后是緊急但不重要的，最后是既不緊急也不重要的。

對于第一象限的事情立即去做。第一象限的事情，是我們壓力和危機的源頭，必須立即去做，否則后果非常嚴重。

對于第二象限的事情有計劃地去做。第二象限的事情，雖然不是那么緊急，但是如果你現在不重視它，它隨時都可能發展成重要而緊急的事情。因此第二象限的事情要定好時間有計劃地去做。不下雨的時候并不需要急于修繕房屋門窗，修繕房屋門窗是不緊急的事情。但不漏雨的屋子對于雨天來說絕對重要，這件事在不下雨的時候準備，才能夠保證在下雨天也不影響工作的進行。所以未雨綢繆是對第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作，都需要在事件出現之前做好準備，這就是制定計劃的原因。

對于第三象限的事情授權或委婉拒絕。第三象限的事情，我們應該認識到它是我們忙碌而且盲目的源頭。對于這個象限的事情最好授權讓別人去做，或者通過委婉的拒絕減少這類事務的投入。

對于第四象限的事情盡量別做。第四象限的事情是一個用于緩沖調整的象限。當你疲憊時，你可以通過一些不重要不緊急的事情來調整一下心態和身體，但是你不能在這個象限里投入太多的精力，否則就是浪費生命了。所以第四象限的事情盡量別做。

四象限法則是時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。現代管理學之父彼得德魯克說：比起正確的做事，做正確的事更重要。成功的人往往都把焦點放在重要但不緊急的事項上。

時間的四象限法則還提出了一個觀點：其實一個人想要長遠良好的發展，需要將65%的時間花費在重要且不緊急的事情上，但大部分人卻將大部分時間花費在了緊急但不重要的事情上。總結一下時間管理的小策略：

馬上做：如果你總是有緊急又重要的事情要做，說明你在時間管理上存在問題，設法減少它。

計劃做：盡可能地把時間花在重要但不緊急（第二象限）的事情上，這樣才能減少第一象限的工作量。

授權做：對于緊急但不重要的事情的處理原則是授權，讓別人去做。

減少做：不重要也不緊急的事情盡量少做。

（編輯/張金余）