淺談基建工程檔案質量控制

基建工程檔案是指在工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是工程建設和竣工驗收的必備條件和憑證，也是為投產后生產運行、管理、維修、改建和擴建提供科學依據。由于工程檔案質量在一定程度上反映出工程的質量，沒有“完整、準確、齊全、規范”的工程檔案，工程質量也是可以想象的。因此，加強基建工程檔案管理，確保其質量，應該成為工程質量管理的一項重要內容，使之與工程建設同步進行。

確保工程檔案質量是從“完整、準確、齊全、規范”幾方面來要求的。“完整”是指齊全有序，“準確”是指真實可靠，“系統”是指有機聯系，“規范”是指從紙張材料的規格、書寫材料，到施工記錄、校驗報告、竣工圖等要求統一編制、整理。有了完整、準確、系統、規范的檔案，才能為工程建設和領導決策提供可靠的依據。

目前工程檔案管理中存在不少問題，表現在：字跡不清楚，簽字手續不完備，用易退色的書寫材料，檔案材料不完整，施工文件填寫與整理不規范，復印件較多及檔案隨后補等問題，使工程檔案的作用大大降低。怎樣減少這些現象？如何做好工程檔案質量的控制？這一直是我們每個檔案工作者思考的問題，我個人認為除了領導重視，健全組織是關鍵而外，工作中應牢牢抓抓住“三化”及合同管理，三化即制度化、同步化、網絡化管理，“三化”及合同管理與工程檔案質量密不可分。

一、制度化是做好基建工程檔案的質量控制的保證

制度化就是必需建立健全制度，制度覆蓋要全，職責要明確，制約要有力，對文件的形成、積累和管理列入部門和人員的職責、工作標準，并有檢查、控制和考核措施。

我們知道一個建設項目有諸多行業和系統的隊伍參加建設，各方移交的檔案標準不一，分類方法不同，排列不清。有了健全制度，理順各參建方之間關系，理直氣狀地介入工程建設的各個環節，不再處于“默默地無聞”的被動局面。同時也要求檔案工作人員要熟知管理制度，把它作為協調檔案工作與其它工作關系的依據，對不符合要求的材料及時指出，限期整改，對問題嚴重的的堅決返工重來，規范管理。

二、“同步化”是基建工程檔案的質量控制的基礎

同步化就是對項目文件的收集、積累整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的立項準備、勘察設計。建設施工和竣工驗收同步進行。它有幾層含義：（1）為了保證項目前期文件的完整，從工程項目提出依始，建檔工作即應開始；（2）工程建設各階段（設計、施工、安裝、調試等）收集、積累、整理都要同步跟上；（3）工程建設竣工時，竣工文件的整編、審簽工作要與工程竣工同步進行；（4）工程竣工驗收時，提交合格的竣工驗收檔案要與竣工驗收同步進行。

如果不“同步”會造成前期資料遺失，施工文件不規范，設備資料不完整，竣工圖編制不規范，檔案不全或后補檔等現象。這就是說工程檔案是隨著項目的建設環環相扣、段段相連、步步延伸，逐漸形成的。“同步化”要求工程檔案工作必須與工程各階段全程同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時發現問題、解決問題。

三、“網絡化”是工程檔案質量控制的重要方法

國家重點建設項目規模大、周期長、點多線長，施工隊伍流動性強，資料多，如何統攬全局把各方的工程檔案匯聚在一起而又完整、準確、齊全？建立檔案管理網絡是很有必要和適用的，使其形散而實不散。一種是檔案工作人員網絡。按照項目和工作自身的特點，布網建點設人，明確相關人員的職責；另一種是檔案資料流向網絡。通過網絡覆蓋整個工程項目，即管理人員變更，也不受影響，做倒“人在檔案在，人走檔案留”。這樣工作起來做到胸中有數，避免出現沒有頭緒、無從下手現象。

四、合同制約是基建工程檔案的質量控制的有效手段

合同、協議是約束參建各方的法律依據，項目法人單位檔案部門要參與合同、協議的簽訂，把檔案資料的有關要求納入合同、協議條款，充分發揮合同的作用，爭取工作主動權。

合同中應明確項目檔案管理各方職責：項目建設單位、項目設計單位、項目施工單位、項目監理單位在項目檔案管理方面各負什么責任，還應明確各方檔案應包括哪些內容。把有關工程檔案的歸檔要求列入具體的合同條款中，并約定各自的職責范圍和違約處罰辦法，以及合同中也可寫明各單位的專職或兼職檔案員必須參加過業務培訓，熟知工程檔案的整理規范，這樣明確了工程檔案的收集、歸檔有章可循、有法可依，有力的保證了工程檔案的質量。

當然提高工程檔案質量還與檔案工作者的自身素質有關，要求檔案人員不僅懂檔案專業知識，還要懂生產、建設方面知識等等。

總之，工程檔案質量的控制是一個系統工程，牽涉部門多、人員雜、時間長，千頭萬緒，給控制工程檔案質量帶來了諸多困難。但我相信通過狠抓檔案工作的“三化”管理、合同管理對工程檔案質量的控制會有一個很好的效果。