淺析高職學(xué)生檔案信息化管理的對(duì)策

韋俊 廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院

學(xué)生檔案管理工作是高職學(xué)校的重要管理內(nèi)容之一，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中存在很多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。首先，紙質(zhì)檔案的內(nèi)容會(huì)因?yàn)槟甏P(guān)系而變得模糊不清甚至消失；其次，紙質(zhì)檔案存放時(shí)間稍長(zhǎng)，紙質(zhì)就容易變脆、破損；最后,紙質(zhì)檔案占用空間巨大，查找和使用都很不方便。基于以上原因，隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，越來(lái)越多的高職院校開(kāi)始嘗試進(jìn)行信息化的檔案管理建設(shè)，通過(guò)對(duì)檔案實(shí)施信息化管理，充分彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，使檔案管理更加高效、快捷、現(xiàn)代化、科學(xué)化。本文就高職檔案管理信息化的作用、管理過(guò)程中可能存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效管理的有效對(duì)策等幾個(gè)方面進(jìn)行了論述，發(fā)表一些個(gè)人的淺見(jiàn)。

1 高職學(xué)生檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

檔案從一定意義上來(lái)講，是跟隨人一生的重要個(gè)人履歷憑證，高職學(xué)生檔案管理可以使學(xué)校和教師有效地掌握學(xué)生的各方面的情況，從而實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性的教育教學(xué)。學(xué)生進(jìn)入高職學(xué)習(xí)時(shí)，學(xué)校可以通過(guò)整理其高中時(shí)期的檔案加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的了解，通過(guò)檔案中學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)記錄、思想品質(zhì)表述、獎(jiǎng)懲文件體現(xiàn)等綜合了解學(xué)生的情況，在此基礎(chǔ)上可以更好的開(kāi)展今后的學(xué)生管理工作；學(xué)生在校期間，學(xué)校也可以通過(guò)學(xué)生的檔案管理隨時(shí)掌握學(xué)生的個(gè)人情況變動(dòng)，并利用檔案管理約束學(xué)生行為，使之往有利于自己成長(zhǎng)的道路上不斷邁進(jìn)；學(xué)生畢業(yè)后，檔案將作為學(xué)生在校表現(xiàn)的重要證明跟隨學(xué)生到其工作單位，其中的許多內(nèi)容會(huì)對(duì)學(xué)生將來(lái)的工作內(nèi)容、工作性質(zhì)起到重要的影響。由此可見(jiàn)，高職學(xué)校檔案管理的重要性和現(xiàn)實(shí)意義。

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，學(xué)生檔案信息化管理逐漸取代傳統(tǒng)的管理模式，成為當(dāng)前高職學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容。所謂檔案信息化管理，其主要內(nèi)容就是進(jìn)行電子檔案的創(chuàng)建，即將以前紙質(zhì)檔案的內(nèi)容制作成各種電子表格和信息，分門(mén)別類的進(jìn)行整理和存放，形成具有一定系統(tǒng)、一定規(guī)模的學(xué)生電子檔案。相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具有組檔及時(shí)、存放方便、閱檔快捷、存檔安全等各方面的特點(diǎn)，可以有效地提高檔案管理的工作效率，保障學(xué)生檔案的完整性和正確性，因而成為當(dāng)前檔案管理的主要方式。

2 高職學(xué)生檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

雖然電子檔案比起傳統(tǒng)的檔案管理有許多優(yōu)勢(shì)，但在實(shí)際的組建和使用的過(guò)程中，也暴露出一些相應(yīng)的問(wèn)題，尤其是高職院校的檔案管理，由于學(xué)生具有不同于普通高校的一系列特點(diǎn)，其檔案管理過(guò)程中也出現(xiàn)了一些不容忽視的疏漏，具體說(shuō)來(lái)，主要可以概括為以下幾個(gè)方面：

2.1 學(xué)生對(duì)檔案管理缺乏正確態(tài)度

高職學(xué)校以培養(yǎng)具有一定專業(yè)技術(shù)的人才為主要教學(xué)內(nèi)容，高職學(xué)生對(duì)自己今后工作的定位也多是技術(shù)性較強(qiáng)的企業(yè)單位，正因如此，學(xué)生大多會(huì)感覺(jué)檔案對(duì)于他們的今后發(fā)展影響不大，所以在組建檔案的過(guò)程中時(shí)常報(bào)以漠視態(tài)度，對(duì)檔案內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范、不全面、甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤填寫(xiě)的現(xiàn)象，這些都造成高職學(xué)生檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題；除此之外，高職學(xué)生離校后都在忙于投遞簡(jiǎn)歷找工作，沒(méi)有閑暇時(shí)間回學(xué)校調(diào)取自己的檔案，久而久之，學(xué)生的檔案在學(xué)校成了陳年舊檔，學(xué)校整理檔案時(shí)就會(huì)將此歸為死檔，予以刪除，當(dāng)學(xué)生再想找回檔案時(shí)，檔案早就不知所蹤了。

2.2 電子檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題

電子檔案在建設(shè)和應(yīng)用過(guò)程中雖然具有很多優(yōu)勢(shì)，但也具有一些不可避免的劣勢(shì)，比如電子檔案都要通過(guò)電腦軟件和電腦硬盤(pán)進(jìn)行編輯和保存，這一過(guò)程中一旦電腦硬盤(pán)發(fā)生故障，或者編輯過(guò)程中軟件功能出現(xiàn)異常，就容易造成存儲(chǔ)的內(nèi)容丟失或者編輯的內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤的現(xiàn)象；并且在調(diào)取學(xué)生檔案的過(guò)程中，還會(huì)因?yàn)榇鎯?chǔ)出內(nèi)容過(guò)多造成信息檢索的異常，出現(xiàn)檢索不到適合要求的學(xué)生信息的問(wèn)題；再者，由于電子檔案是以電腦文件的形式存儲(chǔ)在電腦中，人們?cè)谡{(diào)閱時(shí)如果不小心對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行了改動(dòng)，就可能造成檔案內(nèi)容與實(shí)際情況的偏差；最后，電腦硬盤(pán)中的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)有可能被一些別有用心的人利用，造成檔案泄密，從而給相關(guān)當(dāng)事人帶去不必要的損失。

2.3 學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于檔案信息化管理是近些年才逐漸產(chǎn)生和興起的新型檔案管理模式，因此學(xué)校在這方面的人才較少，針對(duì)信息化檔案管理方面的工作人員的工作能力和管理素質(zhì)有待于進(jìn)一步的提高，許多檔案管理人員還沒(méi)有掌握建設(shè)電子檔案的相應(yīng)軟件的操作，還有一部分檔案管理人員雖然具備這方面的能力，但缺乏檔案管理的職業(yè)精神和素養(yǎng)，尤其是在高職學(xué)校，認(rèn)為學(xué)生檔案建設(shè)只不過(guò)是走走形式，做做樣子，缺乏必要的敬業(yè)精神，以上因素都會(huì)造成學(xué)生檔案管理不規(guī)范、不專業(yè)的問(wèn)題。

3 高職學(xué)生檔案信息化管理的有效對(duì)策

針對(duì)以上高職院校檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，筆者進(jìn)行了檔案管理途徑及方式的探究，提出了一些檔案信息化管理的對(duì)策，具體說(shuō)來(lái)，有以下幾個(gè)方面：

3.1 制度建設(shè)結(jié)合人才培養(yǎng)，完善檔案管理信息化組織

學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)生檔案管理的過(guò)程進(jìn)行制度化的規(guī)定，通過(guò)制定相應(yīng)的檔案管理制度規(guī)范檔案管理過(guò)程及內(nèi)容，比如對(duì)學(xué)生入學(xué)時(shí)需要填寫(xiě)的各項(xiàng)信息進(jìn)行規(guī)范化格式要求，指定具有檔案管理資格的專業(yè)人員收集學(xué)生檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、為檔案管理人員制定相應(yīng)的管理制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，使之明確自己的責(zé)任和義務(wù)，對(duì)檔案管理有正確的態(tài)度，保證學(xué)生從入學(xué)之初就有屬于自己的齊全的、規(guī)范化的檔案資料，將所有學(xué)生的檔案信息進(jìn)行歸類整理，建設(shè)規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，使學(xué)校檔案管理逐漸走向科學(xué)化、正規(guī)化。

3.2 結(jié)合校園及系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進(jìn)檔案管理智能化

針對(duì)電子檔案容易發(fā)生丟失或者泄密的問(wèn)題，完善校園網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合是一條較為有效的解決途徑。首先，檔案管理者可以借用網(wǎng)絡(luò)的通訊互聯(lián)功能實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的高效采集。請(qǐng)班主任或者相關(guān)的學(xué)生負(fù)責(zé)人將學(xué)生檔案的相關(guān)信息傳送到學(xué)校的檔案管理平臺(tái)，再由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行整理和歸納，然后將內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的權(quán)限設(shè)置，對(duì)檔案的調(diào)取、查閱、更改都設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，從而保證檔案的真實(shí)性、避免檔案被無(wú)故更改或者丟失；其次，通過(guò)學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行充實(shí)和完善，學(xué)校的不同身份管理者可以隨時(shí)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行有針對(duì)性的完善，例如教務(wù)部門(mén)，可以將學(xué)生在重大考試中的成績(jī)充實(shí)到成績(jī)管理的內(nèi)容之中、政教處可以將學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況充實(shí)到學(xué)生的道德修養(yǎng)檔案之中，最后由檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的整理和保存，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和高效性。

3.3 開(kāi)發(fā)和使用檔案管理軟件，規(guī)范檔案信息化管理

高職學(xué)校由于學(xué)生眾多，不同專業(yè)的學(xué)生在檔案組建時(shí)的具體要求也不盡相同，因此，即使是進(jìn)行信息化管理也是相當(dāng)繁瑣的過(guò)程，基于這一情況，高職院校信息化檔案建設(shè)的重點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)歸檔工作。這就要求學(xué)校開(kāi)發(fā)和使用專業(yè)的檔案管理軟件，通過(guò)軟件的相關(guān)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化的流程，從而減輕學(xué)校檔案管理的工作負(fù)擔(dān)。

綜上所述，高職院校檔案信息化管理是一項(xiàng)細(xì)致繁瑣的工作，對(duì)學(xué)生的個(gè)人發(fā)展以及學(xué)校的工作規(guī)范化都有著重要的影響和現(xiàn)實(shí)意義，因此，在檔案管理過(guò)程中與時(shí)俱進(jìn)，將信息化管理發(fā)展為檔案管理的主要模式，是當(dāng)前高職學(xué)校檔案管理的重要途徑和內(nèi)容。