淺析高職學生檔案信息化管理的對策

韋俊 廣西現代職業技術學院

學生檔案管理工作是高職學校的重要管理內容之一，傳統的紙質檔案在管理過程中存在很多現實問題。首先，紙質檔案的內容會因為年代關系而變得模糊不清甚至消失；其次，紙質檔案存放時間稍長，紙質就容易變脆、破損；最后,紙質檔案占用空間巨大，查找和使用都很不方便。基于以上原因，隨著信息技術的蓬勃發展，越來越多的高職院校開始嘗試進行信息化的檔案管理建設，通過對檔案實施信息化管理，充分彌補傳統檔案管理的不足之處，使檔案管理更加高效、快捷、現代化、科學化。本文就高職檔案管理信息化的作用、管理過程中可能存在的問題，實現高效管理的有效對策等幾個方面進行了論述，發表一些個人的淺見。

1 高職學生檔案信息化管理的現實意義

檔案從一定意義上來講，是跟隨人一生的重要個人履歷憑證，高職學生檔案管理可以使學校和教師有效地掌握學生的各方面的情況，從而實現有針對性的教育教學。學生進入高職學習時，學校可以通過整理其高中時期的檔案加強對學生的了解，通過檔案中學生的學習成績記錄、思想品質表述、獎懲文件體現等綜合了解學生的情況，在此基礎上可以更好的開展今后的學生管理工作；學生在校期間，學校也可以通過學生的檔案管理隨時掌握學生的個人情況變動，并利用檔案管理約束學生行為，使之往有利于自己成長的道路上不斷邁進；學生畢業后，檔案將作為學生在校表現的重要證明跟隨學生到其工作單位，其中的許多內容會對學生將來的工作內容、工作性質起到重要的影響。由此可見，高職學校檔案管理的重要性和現實意義。

隨著信息技術的進步和互聯網的發展，學生檔案信息化管理逐漸取代傳統的管理模式，成為當前高職學校檔案管理的重要內容。所謂檔案信息化管理，其主要內容就是進行電子檔案的創建，即將以前紙質檔案的內容制作成各種電子表格和信息，分門別類的進行整理和存放，形成具有一定系統、一定規模的學生電子檔案。相比較傳統的紙質檔案，電子檔案具有組檔及時、存放方便、閱檔快捷、存檔安全等各方面的特點，可以有效地提高檔案管理的工作效率，保障學生檔案的完整性和正確性，因而成為當前檔案管理的主要方式。

2 高職學生檔案信息化管理過程中存在的問題

雖然電子檔案比起傳統的檔案管理有許多優勢，但在實際的組建和使用的過程中，也暴露出一些相應的問題，尤其是高職院校的檔案管理，由于學生具有不同于普通高校的一系列特點，其檔案管理過程中也出現了一些不容忽視的疏漏，具體說來，主要可以概括為以下幾個方面：

2.1 學生對檔案管理缺乏正確態度

高職學校以培養具有一定專業技術的人才為主要教學內容，高職學生對自己今后工作的定位也多是技術性較強的企業單位，正因如此，學生大多會感覺檔案對于他們的今后發展影響不大，所以在組建檔案的過程中時常報以漠視態度，對檔案內容填寫不規范、不全面、甚至出現錯誤填寫的現象，這些都造成高職學生檔案管理中的現實問題；除此之外，高職學生離校后都在忙于投遞簡歷找工作，沒有閑暇時間回學校調取自己的檔案，久而久之，學生的檔案在學校成了陳年舊檔，學校整理檔案時就會將此歸為死檔，予以刪除，當學生再想找回檔案時，檔案早就不知所蹤了。

2.2 電子檔案管理過程中的問題

電子檔案在建設和應用過程中雖然具有很多優勢，但也具有一些不可避免的劣勢，比如電子檔案都要通過電腦軟件和電腦硬盤進行編輯和保存，這一過程中一旦電腦硬盤發生故障，或者編輯過程中軟件功能出現異常，就容易造成存儲的內容丟失或者編輯的內容出現錯誤的現象；并且在調取學生檔案的過程中，還會因為存儲出內容過多造成信息檢索的異常，出現檢索不到適合要求的學生信息的問題；再者，由于電子檔案是以電腦文件的形式存儲在電腦中，人們在調閱時如果不小心對文件內容進行了改動，就可能造成檔案內容與實際情況的偏差；最后，電腦硬盤中的學生檔案數據有可能被一些別有用心的人利用，造成檔案泄密，從而給相關當事人帶去不必要的損失。

2.3 學校檔案管理人員素質有待提高

由于檔案信息化管理是近些年才逐漸產生和興起的新型檔案管理模式，因此學校在這方面的人才較少，針對信息化檔案管理方面的工作人員的工作能力和管理素質有待于進一步的提高，許多檔案管理人員還沒有掌握建設電子檔案的相應軟件的操作，還有一部分檔案管理人員雖然具備這方面的能力，但缺乏檔案管理的職業精神和素養，尤其是在高職學校，認為學生檔案建設只不過是走走形式，做做樣子，缺乏必要的敬業精神，以上因素都會造成學生檔案管理不規范、不專業的問題。

3 高職學生檔案信息化管理的有效對策

針對以上高職院校檔案信息化管理過程中存在的問題，筆者進行了檔案管理途徑及方式的探究，提出了一些檔案信息化管理的對策，具體說來，有以下幾個方面：

3.1 制度建設結合人才培養，完善檔案管理信息化組織

學校應當對學生檔案管理的過程進行制度化的規定，通過制定相應的檔案管理制度規范檔案管理過程及內容，比如對學生入學時需要填寫的各項信息進行規范化格式要求，指定具有檔案管理資格的專業人員收集學生檔案的各項數據、為檔案管理人員制定相應的管理制度和考核標準，使之明確自己的責任和義務，對檔案管理有正確的態度，保證學生從入學之初就有屬于自己的齊全的、規范化的檔案資料，將所有學生的檔案信息進行歸類整理，建設規范化的檔案管理系統和數據庫，使學校檔案管理逐漸走向科學化、正規化。

3.2 結合校園及系統網絡建設，促進檔案管理智能化

針對電子檔案容易發生丟失或者泄密的問題，完善校園網絡，將檔案管理與網絡結合是一條較為有效的解決途徑。首先，檔案管理者可以借用網絡的通訊互聯功能實現學生信息的高效采集。請班主任或者相關的學生負責人將學生檔案的相關信息傳送到學校的檔案管理平臺，再由檔案管理人員對其進行整理和歸納，然后將內容進行統一的權限設置，對檔案的調取、查閱、更改都設置相應的權限，從而保證檔案的真實性、避免檔案被無故更改或者丟失；其次，通過學校的網絡系統對電子檔案進行充實和完善，學校的不同身份管理者可以隨時對學生檔案進行有針對性的完善，例如教務部門，可以將學生在重大考試中的成績充實到成績管理的內容之中、政教處可以將學生的獎懲情況充實到學生的道德修養檔案之中，最后由檔案管理人員進行統一的整理和保存，從而實現檔案管理的智能化和高效性。

3.3 開發和使用檔案管理軟件，規范檔案信息化管理

高職學校由于學生眾多，不同專業的學生在檔案組建時的具體要求也不盡相同，因此，即使是進行信息化管理也是相當繁瑣的過程，基于這一情況，高職院校信息化檔案建設的重點在于實現標準化的教學歸檔工作。這就要求學校開發和使用專業的檔案管理軟件，通過軟件的相關功能，實現檔案管理一體化的流程，從而減輕學校檔案管理的工作負擔。

綜上所述，高職院校檔案信息化管理是一項細致繁瑣的工作，對學生的個人發展以及學校的工作規范化都有著重要的影響和現實意義，因此，在檔案管理過程中與時俱進，將信息化管理發展為檔案管理的主要模式，是當前高職學校檔案管理的重要途徑和內容。