大數據時代電力企業檔案開發利用

肖晶

中圖分類號：D262.3 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）9-270-02

摘要 隨著科技的飛速發展，互聯網及電子信息技術不斷融入百姓日常生活中，社會已經進入大數據信息共享時代，信息的收集、傳遞與應用都發生著翻天覆地的轉變，電力企業檔案資源管理方式也開始向多元化方向發展。文章結合實際案例對大數據時代電力企業檔案開發利用進行深入探討，以期能夠更有針對性地推動基層電力企業檔案利用工作的廣泛開展。

關鍵詞 大數據時代 電力企業 企業檔案 開發 利用

一、引言

在云計算，物聯網等科技信息技術的推動下，社會逐步進入大數據時代。大數據時代的到來，不斷的影響人們的思維方式、認識行為。電力企業在檔案數字化過程中產生了海量數據，增加了檔案管理的復雜性，為了將所有的數據建檔分類，電力企業應當緊跟時代發展步伐，利用大數據對海量數據進行分析，從而有針對性的制定發展或者研究方向，目標更明確，實現電力企業檔案的開發利用，促進電力企業發展。

二、案例分析

文章以某省電力公司下屬二級單位為例，為適應大數據時代的發展需要，該企業對目前在運行的各類系統數據進行收集、統計、分析，系統所涉及領域涵蓋到生產、管理、經營等，其中重點對檔案系統數據進行大數據分析。自從檔案資源信息化以來，電力企業檔案存儲量達到海量規模。除此之外，電力企業業務信息數據中存在著大規模的結構化和非結構化數據信息，比如音頻、圖像、視頻、辦公室處理軟件等。傳統的電力企業紙質檔案管理模式、工具、手段已經遠遠滯后于大數據時代檔案信息資源管理需求。大數據時代檔案海量信息管理，工作難度不僅僅體現在程序的復雜上，更在于如何保障電力企業檔案數據的準確性與長期可讀性，并在海量數據中實現對檔案信息的挖掘分析，從中提取最為有價值的且人們最急需想要知道的信息資源，是大數據時代電力企業檔案管理最為主要的工作。

三、大數據環境下企業檔案開發利用存在的問題

（一）庫藏檔案結構性、信息性、完整性程度不夠

在大數據快速發展的時代背景下，傳統的檔案管理模式受到了巨大沖擊，已經難以適應行業的發展要求。在電力企業檔案開發中由于數據資料涵蓋圖像、數字、音頻等多種形式，因此對其的收集與利用最為復雜，因此必須做出不斷地升級與完善。

（二）電力企業現代化檔案管理觀念落后

傳統的檔案利用模式是較為被動的，大部分都是需要什么檔案信息才來查找，基本處于適時的靜止狀態。然而大數據時代，我們需要的檔案資源利用模式是主動出擊，通過大數據整合分析，從而主動給大家提供他們所需要的檔案資源，變被動為主動，時刻處于動態。

（三）檔案工作重視不夠，隊伍建設欠缺

企業領導對檔案管理工作認識不到位，重視程度不夠，檔案管理職員在招聘及后期培訓工作中存在缺失。縱觀其他的工作崗位絕大部分使用的都是從本科院校畢業的專業人才，更有一部分是研究生。而反觀檔案工作崗位，很少能有本科學歷的人員從事檔案工作，更不用說檔案專業畢業的人員來從事檔案崗位了。由于檔案及工作的不那么受重視，所以很多基層單位的檔案工作人員都是兼職人員，一人身上身兼數職，對檔案工作投入的時間和精力都極其有限。

四、大數據背景下，電力檔案管理開發利用工作的優化措施

（一）建立檔案信息資源保障體系

大數據時代，豐富庫藏，改善庫藏結構，深入挖掘檔案資源，是電力檔案管理工作的重要內容，信息化管理模式已是大勢所趨。然而，單一且不夠完整全面的庫藏無法滿足新形勢下公司各層面對檔案的需要，因此豐富庫藏，加快檔案信息化及數據資源建設，是順應時代發展的必然要求。電力檔案管理工作者可以引入先進的檔案管理技術，強化技術支撐，比如利用縮微技術、信息技術、聲像技術、數據庫技術等，實現檔案管理工作的信息化和數字化。利用網絡技術和信息技術建立各類系統與檔案管理系統的多維度融合，通過建立數據庫來保存相關檔案資料，通過檢索系統搜集各類檔案利用數據，整合檔案信息資源，逐步實現通過數據來指導檔案資源的開發和利用，提高檔案資源的利用率，讓“死檔案”活起來。

（二）轉變管理觀念，建立大數據檔案觀

隨著信息技術的不斷提高，檔案管理將全面進入大數據時代，傳統非數字化形式的檔案管理儲存體系，將無法滿足大數據時代電力檔案管理對載體的需求。傳統紙質檔案管理不僅對儲存空間具有較大挑戰，而且也不利于數據信息的完整保存。因此可以利用大數據技術，將檔案原件進行數字化轉換，儲存高質量數據，并且通過對電力檔案數據信息的收集與整理，實現增量數字化。完成上述工作后，還應對檔案信息化進行著錄及索引建設工作，規范檔案管理流程，遵循部門立檔制度，制定適應時代發展的檔案管理制度，為大數據技術的信息挖掘和整合功能實現起到促進作用。

（三）檔案管理系統要與各類業務系統統籌、同步發展

電力企業應當將檔案管理信息化納入企業信息化的總體規劃中，電力企業檔案工作點多面廣，在紙質材料歸檔時，是“多對一”的，各部門、項目部都有文件材料歸集到檔案部門。同理，電子檔案是由電子文件轉化而來，檔案管理系統是各類業務系統的終端，各業務系統與檔案管理系統對接，電子文件有序地歸集到檔案管理系統中，經整理，轉化為電子檔案，各類業務系統為檔案管理系統提供了源源不斷的信息資源，檔案管理系統必須與各類業務系統統籌、同步發展。

（四）正確對待庫藏紙質檔案數字化

電子檔案與紙質檔案共存。雙套制融合了電子檔案和紙質檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可使檔案的憑證價值作用實現，故對永久、長期保存的檔案實行雙套制。電子文件雖有體積小、信息量大、檢索迅速的優勢，但其局限性也較為明顯。主要表現為：不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子文件中文字無個人字跡特征、無書寫新舊之別、無正副本之別，一旦被篡改，無法識別；電子文件無原件概念，沒有確定法律地位；對軟、硬件依賴性強；壽命有限，影像記錄的穩定期限不長。紙質檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但也有信息容量小、占據空間大、管理檢索不便的缺點。電子檔案在信息傳輸、處理開發利用方面的高效、快捷，以及各種媒體集成性帶來的直觀、全面等特點，都是紙質檔案無法比擬的。因此，從實現電力檔案信息資源的合理開發利用，提高工作效率等方面出發，大力發展電子檔案，推進計算機信息技術在檔案管理中的應用是非常有必要的。

（五）強化電子檔案利用數據管理

電力企業檔案管理系統與協同辦公自動化系統的數據共享，通過接口程序實現，自動定期進行數據下載，將其存入檔案系統中，檔案員對其進行在線整理和在線歸檔。歸檔文件的真實性、完整性、可讀性要在文件生成階段加以控制，記錄從電子文件形成到電子檔案歸檔的一切過程和處理情況，即實現前端控制。除此之外檔案資源的利用基本上已實現電子化，統一從檔案系統和協同辦公系統兩個途徑進行檔案資源的利用。因此系統應設計自動記錄功能，可以記載電子文件的產生、修改、刪除、責任者、人數據庫時間、搜索利用等。在進入數據庫之前，要對此類數據有一個初步的分析鑒定，將有用數據保留存檔，便于大數據分析時使用。

五、結語

綜上所述，大數據時代與電力企業檔案管理的完美結合，為檔案管理注入了全新的管理理念并且指明了發展方向，但是要想最大限度的實現其價值，還需不斷學習與更新大數據技術；建立健全電力檔案管理新制度；創新檔案管理服務新模式。以市場需求，企業發展為導向，將技術驅動力向電力生產力轉化，對電力檔案管理模式進行科學的開發與利用實現電力企業檔案管理發展結構優化的最終目的。