論辦會信息系統的重要性

李飛*

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論辦會信息系統的重要性

李飛*

（中關村貴陽科技園創新服務中心，貴州貴陽，550081）

信息系統（Information system）是由計算機硬件、網絡和通訊設備、計算機軟件、信息資源、信息用戶和規章制度組成的以處理信息流為目的的人機一體化系統。當前，政府、企業通過舉辦大型展會發布觀點、探討學術、交流前沿。展會已成為當今社會社交環節中必不可缺的內容，在籌辦展會過程中，官網、嘉賓注冊、嘉賓管理、接待服務、自動化辦公等信息系統都在服務展會籌備，為展會的成功舉辦提供有力支撐，具有一定的重要性。

信息系統；展會籌備；數據

引言

2017年本人參與了G省舉辦的國家展會籌辦工作，承擔在會議籌備過程中所涉及的信息系統建設與管理工作。籌辦會議中，信息系統為所有籌辦人員提供了數據存儲、累積、挖掘和分析等功能，減少了人力物力，提供了便捷便利，是當前辦會不可缺少的內容之一。

1 辦會信息系統概述

辦會信息系統是籌辦會議時根據需求所開發的，每個籌辦方根據實際需求，開發功能不一，辦會信息系統不一。結合本人辦會經驗，在籌辦會議中，對嘉賓邀請、接待服務、自動化辦公等信息系統的開發具有一定必要性。嘉賓注冊系統是會議籌辦過程中實時掌握嘉賓參會信息的重要支撐。嘉賓管理系統是嘉賓注冊后，掌握嘉賓基本信息進行分類、篩重等方式進行信息管理的系統。官網是對外傳播自我內容的平臺。接待服務系統是為更好地讓參會嘉賓享受會議氛圍，更好地服務參會嘉賓。自動化辦公系統為人員提供便利、自動化辦公服務。

2 辦會信息系統的重要性

2.1 信息系統是辦會數據精準的有力支撐

籌辦會議涉及嘉賓、工作人員等大量的數據信息，為避免手工操作中錯誤率、失誤率高問題，在信息技術突飛猛進的信息社會，充分使用信息系統，提高數據精準度的有效管理工作，為辦會提供更為準確的信息提供了有力支撐。

2.2 信息系統是辦會決策分析的重要依據

會議籌辦過程中，來往信息變動快，如嘉賓參會、車輛使用、人員管理等信息在每天都可能會產生顛覆性的變化。在使用信息系統后，嘉賓參會信息可實時反饋情況，為籌辦方提供嘉賓參會意向度，車輛使用信息也會根據嘉賓參會信息隨時變動。在信息系統中，可隨時調度每輛車的工作安排，實時為籌辦方提供決策分析的依據。

2.3 信息系統是辦會創新變革的絕對力量

做好會議的水、電、氣、訊后勤保障，多次的演練和更正，一整套會議流程無誤地體現給嘉賓，籌辦方在會議上實現創新突破，信息系統的應用與管理是實現辦會變革更有力的途徑，體現著辦會水平。為例行節約，使用信息系統無紙化辦公，為節約辦會、便捷辦會提供支撐。

2.4 信息系統是辦會信息共享的網絡平臺

為方便對接管理，籌辦設立多個小組，每個小組都會產生大量的獨立數據，如何將各小組的數據實現信息共享，獨立的信息系統會產生信息孤島，搭建集成的網絡平臺顯得非常重要，會使得籌辦方各相關單位、相關人員能夠及時提供、共享、分析數據。

2.5 信息系統是辦會數據引領的發展方向

在信息技術突飛猛進的時代，數據大量產生，數據的挖掘、分析、應用已成為潮流。信息系統為更精準、更可用的數據應運而生，展會是當今社會必不可少的社交平臺，信息系統在辦會過程中，引領辦會信息數據的發展，是辦會不可或缺的重要組成部分。

3 關于辦會信息系統的建議

3.1 明確需求，頂層設計信息系統

明確頂層設計需要“實現什么”，分析與整理用戶提出的“要求”或“需要”，明確信息系統的功能。在頂層設計時把需求明確，征求各工作組意見，會讓開發單位根據需求搭建更符合建設方的要求的系統，避免重新搭建和重大工作量發生。

3.2 合理搭建，及時集成信息系統

籌辦方會搭建多個信息系統，及時考慮各信息系統在功能上的重合性，避免重復開發；明確各信息系統功能上的有效性，避免數據產生后無法使用。同時各個信息系統預留端口，保證各信息系統能集成應用，數據共享，為后期的數據提取、挖掘、分析作有力支撐。

3.3 及時更正，充實完善信息系統

信息系統開發時，籌辦方會根據需要變更系統。開發單位應在搭建信息系統框架時采用適合本系統開發工具，制定時間任務表，明確任務完成期限，按照籌辦方要求進行搭建。試運行不斷修改。及時完善信息系統，對信息系統進行交付使用。

3.4 培訓人員，高效應用信息系統

在信息系統試運行階段，編制人員培訓計劃，分批分階段對使用人員進行培訓，開發單位分派人員及時對使用人員所遇到對問題和困難進行解答，記錄所需更正的內容，使得使用人員能夠高效應用信息系統，保證籌辦日常工作正常運行。

3.5 數據提取，分析挖掘信息系統

系統的使用會產生大量的數據，充分提取數據，挖掘有效數據，進行數據分析，便于提升籌辦會議質量，便于利用大數據的手段改變籌辦會議模式。在嘉賓邀請、接待服務、安保、交通疏導、網絡安全等管理上都會在以往辦會的基礎上實質性的提升，對籌辦會議各方面都具有重要意義。

3.6 維護管理，長久運行信息系統

籌辦方在使用系統過程中，及時對使用人員進行培訓，提升系統的使用能力，管理好信息系統，長久有效地應用好信息系統。從系統維護、培訓、使用、提出意見中形成一個高效益的閉環，不斷提升籌辦人員對信息系統的使用水平，不斷充實新理念、新思維，便于信息系統在籌辦過程中發揮效果，長久運行。

4 結束語

綜上所述，在大數據應運而生的時代，信息系統已成為籌辦會議中不可或缺的重要工具，在實際運用中，籌辦方會根據自己的實際需求開發不一樣的系統，并對各系統進行有效集成，打破信息孤島坡壘，提取有效的數據進行分析。因此，在籌辦會議中，開發一個好的信息系統，培訓一批會操作的使用人員，提取分析一批可靠有效的數據，維護管理好一個平臺，對提升籌辦會議的嘉賓邀請、嘉賓管理、接待服務等方面都具有重要意義。

[1] 馬永濤. 現代辦公自動化第二版[M]. 機械工業出版社, 2017.

[2] 張士玉. 信息管理與信息系統專業導論教程[M]. 清華大學出版社, 2017.

[3] 周蘇, 王碩蘋. 大數據時代管理信息系統[M]. 中國鐵道出版社, 2017.

[4] 芮廷先.管理信息系統[M].清華大學出版社.2017.

[5] 郭東強, 傅冬綿. 現代管理信息系統第4版[M]. 清華大學出版社, 2017.

On the Importance of Organizing Information System

LI Fei*

(Zhongguancun Guiyang Science Park Innovation Service Center, Guizhou Guiyang, 550081, China)

Information system is a man-machine integrated system with the purpose of handling information flow composed of computer hardware, network and communication equipment, computer software, information resources, information users and rules and regulations. At present, governments and enterprises publish their views through large-scale exhibitions to discuss academic and exchange frontiers. The exhibition has become an indispensable part of the social links in today's society. During the exhibition, information systems such as official website, guest registration, guest management, reception service and automated office are preparing for the exhibition, which provides strong support for the successful exhibition , Has a certain importance.

information system; exhibition preparation; data

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2018.01.015

TP315

A

1672-9129(2018)01-0040-02

李飛. 論辦會信息系統的重要性[J]. 數碼設計, 2018, 7(1): 40-40.

LI Fei. On the Importance of Organizing Information System[J]. Peak Data Science, 2018, 7(1): 40-40.

2017-11-15；

2017-01-03。

李飛（1988-），男，漢族，貴州赤水，本科，中級工程師，研究方向：計算機信息管理及應用。E-mail:305265360@qq.com