企業質量管理體系文件編制的研究與探討

盧德洪 劉玉林

摘 要： 目前許多建筑企業已經按ISO9000 族標準建立了質量管理體系， 并在運行中。文中針對如何編制適宜的質量管理體系文件提出了相應的觀點。

關鍵詞： 質量管理體系；質量管理體系文件

0 前言

質量是建筑的生命， 建筑工程的質量關系到國家的經濟發展和人民的生命財產安全。近年來， 建筑質量事故層出不窮， 國家也在原有的工程質量管理體系上出臺了一些新的舉措，如制定了《建筑工程五方責任主體項目負責人終身責任追究暫行辦法》，開展了質量治理兩年行動，建立了全國工程質量終身責任制落實情況月報制度等， 由此可見政府對于建筑質量的重視程度。而設計工作是工程建設的靈魂，其主導了工程建設的全過程，是建設項目使用價值的預先安排，是決定工程質量的主要因素。因此，建筑設計的質量管理工作顯得尤為重要。

1 質量管理體系建立的原因

1.1 內在原因

建筑設計單位作為一個以技術求生存， 以質量為保證的人才密集的服務型單位， 只有在日益激烈的市場競爭中嚴把設計質量關， 才能在激烈的市場環境競爭中更好地服務于生產經營。由于建筑設計的階段相對復雜，對設計質量的管理有著比較高的要求， 因此只有通過建立以保證和提高工程項目質量為目標，運用系統的概念和方法，把各部門、各環節的質量管理職能和活動合理的組織起來，形成一個有明確任務、職責、權限且相互協調、相互促進的質量管理體系，才能解決設計單位的質量管控難的問題。

1.2 建設方的需求

隨著我國城市建設步伐的加快， 建筑設計行業里出現了大大小小、資質不一的設計單位。但是由于設計成果具有單體性和通過合同定制的特點，建設方無法通過常規的產品檢驗方式， 判斷設計單位是否具有按標準規范要求保證建設項目質量的能力， 因此現常通過查看設計單位是否獲取質量認證的方式來進行選擇。然而，一個設計單位獲取質量認證的前提就是其是否建立運用ISO9000 族標準建立的質量管理體系，由此可見建筑設計單位建立系統化的質量管理體系勢在必行。

2 質量管理體系文件編制的準備

2.1 領導參與

質量管理體系文件是以企業領導者的名義起作用的，領導對質量管理的重視和參與很大程度上決定了體系運行能否成功。體系文件的編寫是質量管理體系重要的基礎工作，也是企業為達到產品質量和進行質量改進必不可少的依據。實際工作中，企業領導可以親自主持這項工作，也可以授權管理者代表主持，但最終審定必須由主要領導者決定。如果企業的最高領導沒有質量管理的意識，要在企業建立起可行的質量管理體系是根本不可能的。

2.2 配置編制人員

編寫文件是一項工作量很大的工作，必須配置足夠的編制人員。編制人員本身應具有較高的質量意識，熟悉標準，熟悉企業管理的現狀，有良好的協調能力和文字表達能力。如果將文件簡單地委托咨詢公司編寫，他們可能不熟悉建筑企業的特點，更不熟悉本企業的情況。編制的文件不可避免地會同企業實際情況脫節。編制機構的整體素質是編好文件的重要保證。

2.3 進行質量管理體系文件的策劃

文件的策劃包括企業需要哪些文件、文件的數量、名稱、編制部門及時間安排等。建筑企業建立質量管理文件體系，要根據企業的具體情況確定。對于規模小、專業性強、產品簡單的建筑企業，可以將質量手冊和程序文件匯總編制，產品實現的過程控制要求和方法在相應的條款中描述清楚。而對于規模大、綜合性強和生產產品類型多的企業，文件可以分為質量手冊、程序文件、作業指導書和質量記錄等。文件構成可以由表1表示。

3 質量體系文件的編制

3.1 質量文件的編制必須符合的基本要求

3.1.1 法規性要求

建筑企業質量管理體系文件是企業實施質量管理活動的行動準則，必須要守法，符合國家對建筑業法律法規的要求。同時總體上應遵循標準的要求，體系文件一旦批準發布，就必須認真執行。文件的修改也應按規定的程序進行，以體現企業內部“法規” 的嚴肅性。

3.1.2 系統性要求

企業應對質量管理體系中全部過程要求和規定制定成各項控制程序，所有的文件都應按規定的方法編輯成冊，各層次文件應合理、相互協調、相互印證，文件與文件之間應做到層次清楚、接口明確、結構合理、協調有序。

3.1.3 協調性要求

質量管理體系文件之間、體系文件與企業內部的各項管理規定、體系文件與有關技術和規范之間應相互協調。要認真處理好體系文件層次間、文件間的各種接口，以避免不協調或職責不清。

3.2 質量管理體系文件的編制方法

體系文件的編制首先要確定編寫順序。體系文件編寫的順序可分為：

3.2.1 順向編寫方法

此編寫方法順序為質量方針、質量目標、質量手冊、程序文件、作業指導書以及質量記錄。這種編寫方法有利于上下層次文件的銜接，要求編寫人員具有較高的標準要求和企業生產管理知識。

3.2.2 逆向編寫方法

此方法編寫順序與順向編寫方法相反，從作業指導書開始。這種編寫方法要求先進行質量管理體系文件總體策劃，以避免因無文件總體方案的指導而造成混亂，適用于管理基礎好的企業。

3.2.3 分散編寫方法

編寫順序為先編寫程序文件，再匯編質量手冊和分解編制作業指導書、質量記錄。此方法實質是從分析過程和活動，再確定過程和活動的程序開始，有利于標準的要求與企業的實際緊密結合，縮短文件的編制時間。

建筑企業可以根據自身管理水平和原有體系文件及管理性文件，選擇一種適合企業實際情況的編寫方法。但無論采用哪種方法，都應進行過程、職責分工，由主要責任部門牽頭，做好縱橫的有機結合，解決好部門、過程之間的接口問題。

3.3 質量管理體系文件編制應注意的事項

3.3.1 理論聯系實際

編制文件前，首先要梳理一下企業的實際情況和建筑行業的特殊性。只有在認清企業的實際和標準相關要求的基礎上，才能清楚地去識別和建立企業質量管理體系的全部過程及過程之間的相互關系。聯系企業實際，結合企業內部管理制度。由于企業千差萬別，質量管理體系過程和實施標準方法、途徑、措施也不完全相同，企業只有對自己所適用和需要的過程系統地予以識別和管理，建立起來的質量管理體系才能符合企業的實際，達到期望的結果。建筑產品生產過程要求十分嚴格，如果沒有一套完整嚴密的指導文件、管理手段、控制措施，很難對生產過程進行有效的指導和管理，也很難進行有效的測量和控制。體系文件編制前，應對企業現行的各種標準、制度等進行清理和檢查，與標準進行對照，確定新編、修編和完善。

3.3.2 要實用和有效

首先職能分配要實用，要切合實際，使職能分配與日常的工作相結合，盡量避免額外增加工作，同時把握好縱橫之間，主要責任部門和相關部門之間的接口。

其次要語言準確，表述清晰。體系文件是企業內部的標準性文件，要求書面用語準確、意思表達清晰明白。既要體現出“唯一性”，又要體現出“針對性”，盡量不要籠統地使用“符合國家標準”、“按標準要求驗收” 等。

第三是要通俗易懂、便于操作。貫徹標準的過程是企業全面參與的過程，體系文件需要語言通俗易懂，文字精練，準確易記，要有豐富的內涵和實質性的內容。簡單的文字堆砌和過于生硬的描述不利于實際操作。

參考文獻

[1] 吳賢國，陳躍慶，駱漢賓，等.工程項目管理[M].武漢：武漢大學出版社，2009，5.

[2] GB/T19001-2008/ISO9001：2008 質量管理體系要求[S].