電力物資公司檔案管理的優化策略

摘 要：檔案是企業信息管理的重要內容，在企業運用與發展中占據重要地位。在“互聯網+”背景下，先進的電子信息技術不不斷運用到企業信息管理工作中，實現對傳統信息管理工作的優化與整合，構建新型“互聯網+檔案管理”模式。為此，本文將以新時期發展為背景，以電力物資公司作為研究對象，分析該公司在檔案管理方面的優化策略與發展途徑。

關鍵詞：電力企業；物資管理；檔案管理；優化策略

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）35-0005-02

前 言

在新時代發展的背景下，檔案管理在電力物資公司中發揮著重要價值與作用。隨著電子信息技術在社會各個發展領域的廣泛推行，先進的電子信息技術被運用到電力物資公司檔案管理工作中，實現互聯網技術與檔案管理工作的結合，構建新型“互聯網+檔案管理”模式，促進電力物資公司檔案管理工作的改革與穿創新，全面推動電力物資公司的發展與進步。

1 電力物資公司檔案管理中所存在的問題

電力物資公司檔案管理涉及諸多職能部門，因各個部門之間呈現相對獨立的狀態，在檔案信息收集、傳遞、歸檔、提取等環節均存在管理重復、管理疏漏等現象，且每一個管理環節所堅持的管理原則有所不同，導致檔案管理工作無法協調統一，內部協同推進機制有待加強。在體制改革的背景下，近年來我國電力物資公司檔案管理體系不斷完善，現如今檔案管理中所存在的問題集中表現在清單收集工作中。譬如，電力物資公司在遞交業務時各項業務遞交過程相對比較獨立，遞交時間與遞交質量均無法達到預期的標準與要求。

2 電力物資公司檔案管理優化提升的方向

電力物資公司通過對檔案管理現狀及現如今所存在的問題進行梳理與整合，明確公司檔案管理在未來一定時期內的發展方向。電力物資公司憑借自己以往運營經驗，根據本公司眼下發展情況，將答案管理劃分成五個管理等級，即初始等級、可重復等級、已定義等級、已管理等級以及優化等級，針對不同的管理等級對其進行統一分析與管理，進而形成五種檔案管理特征，即事務型檔案管理、經驗型檔案管理、一致型檔案管理、價值型檔案管理、持續型檔案管理。隨著檔案管理級別增加，電力物資公司在市場中所占據的發展價值也隨之增加。

2.1 事務型的初始等級

電力物資公司若將檔案管理作為一般性事務工作時，檔案管理工作必將處于電力物資公司工作的初始狀態，是日常工作的重要內容，平時所產生的文件資料均處于被簡直管理的狀態，這種管理轉態缺乏統一的工作制度與管理制度，整個工作過程相對比較隨意，文件管理工作并沒有全部落實到位。

2.2 經驗型的可重復等級

電力物資公司若將檔案管理作為專門性工作，檔案管理工作將被置于專門的工作崗位之上。電力物資公司針對檔案管理工作設立特定的工作崗位，制定最基本的歸檔要求，為檔案管理工作提供基本依據。但是這種管理模式通常屬于經驗型管理模式，對文檔的歸檔工作并沒有做出清晰、明確的要求與分配，管理界限不夠清晰。

2.3 一致型的已定義等級

電力物資公司若將檔案管理作為專業性工作，開展檔案管理工作之前必將建立具有標準性、統一性、規范性的工作流程與管理流程，實現檔案管理的流程化與精細化，使檔案資源價值能夠得到初步利用。

2.4 價值型的以管理等級

電力物資公司將檔案管理作為職能性資源管理工作時，檔案管理工作必將朝著全過程、全員式的方向發展，使檔案管理工作成為電力物資公司工作的重點內容。

2.5 持續型的優化等級

電力物資公司將檔案管理作為持續性工作，將會在開展檔案管理的過程不斷對檔案管理內容、檔案管理方法、檔案管理目的進行優化與整合，實現對全過程資源的綜合配置，不斷對管理體系進行更新，深化檔案資源價值改革。在新時期發展的背景下，電力物資公司不斷對物資檔案管理要求進行梳理與整合，梳理正確的檔案管理觀念，構建全過程聯動型管理模式，建立一套完善、全面、系統、常態化的檔案管理工作機制，不斷強化檔案管理人員的服務意識，優化服務質量搭建自動化、信息化檔案管理平臺。

3 電力物資公司檔案管理優化提升的步驟

新時期發展的背景下，電力物資公司對檔案管理工作進行優化與提升時，不僅需要擁有明確的管理方向，還需要擁有良好當納管理提升步驟。①檔案管理人員應明確檔案管理要求與檔案范圍，科學設計歸檔范圍清檔；②明確各項檔案管理職責，保證各項管理工作能夠環環相扣；③明確檔案管理的總體管理原則、歸檔流程與優化方案；④根據公司運營情況制定一套與之相匹配的管理制度、流程標準，不斷對現有制度進行完善與整合，實現對各管理流程的精細化、具體化。

4 電力物資公司檔案管理優化提升的方案

4.1 合同簽訂檔案管理

合同簽訂環節的檔案管理工作主要對需要歸檔的合同進行管理，需要將已簽訂好的合同、合同簽訂過程所運用到的相關資料進行管理。根據合同歸檔內容可將其分為三種合同管理類型，即標準合同管理、協議庫存合同管理、協議庫存采購供貨單管理。①電力物資公司的合同部應嚴格按照項目單位的各項要求對移交清單進行分工整理與編制。檔案管理中的基礎信息使由電力物資公司內部每一個具體企業環節所構成，譬如合同簽訂過程所產生的合同類型、合同編號等；移交信息是按照歸檔對象的相關要求將資料清單、份數等內容進行移交處理；答案管理部門的接受人員與業務部門的移交人員對移交清單上的各項信息進行確認并簽字。②建立檔案管理臺賬。由電力物資公司專門的業務部門完成檔案掛歷臺賬的建立工作，由電力物資公司的合同部完成檔案管理臺賬信息的填寫工作。檔案臺賬基本信息主要涉及每一個工作環節所產生的基本信息，這些信息需要由該環節業務人員提供。

4.2 廢舊物品檔案管理

各部門廢棄物的管理責任人應嚴格按照歸檔時間的各項要求，格局各廢棄物批次對業務資料進行整理，并對相應的廢舊物信息進行編制做好編制清單的移交工作，認真填寫檔案管理臺賬，并將填寫好的檔案管理臺賬移交給檔案管理工作室。

4.3 招標采購檔案管理

招標采購環節是檔案管理的重要環節，涉及過往總部招標采購結構回傳工作等，可按照歸檔對象將其分為物資招標采購與非物資招標采購兩種應用類型。

4.4 合同履行檔案管理

合同履行環節隸屬于檔案歸檔的范疇，主要涉及合同解除、合同變更、合同階段、合同索賠、合同履行、物資配送六項內容。從檔案管理對象來看，可將其分為合同履行與合同配送兩個管理模塊。

5 總 結

綜上所述，在新時期發展的背景下，電力物資公司對檔案管理工作進行優化與整合，需要將物資全環節業務流程與當下檔案管理實際情況為依據，根據實際情況，科學設計合同簽訂標準、廢舊標準、招標采購標準、合同流行標準，為各個物資檔案管理工作提供可靠的理論依據，將各項檔案管理工作落到實處。

參考文獻

[1]繆蓓月，李俊穎，董鳳娜.電力公司物資管理業務資料及檔案管理優化提升方案研究[J].經營與管理，2018（03）：126～129.

[2]王國柱.唐山華北電力實業總公司倉儲管理信息系統設計[D].華北電力大學，2014.

[3]蘇 蠡.遼寧省電力公司建設工程非物資招標設計與評價研究[D].華北電力大學，2013.

收稿日期：2018-11-4