基于大數據理論檔案管理策略研究

摘 要：隨著科學技術水平的不斷提升，大數據技術已經成為許多行業領域中的實用工具，利用大數據技術可以實現傳統工作方式的轉型升級。在企業檔案管理工作的實踐中，傳統檔案管理模式存在諸多的缺陷和問題，而檔案管理是企業發展過程中一項非常基礎性的工作，因此這些問題如果不能及時解決，將成為制約企業發展的主要障礙。信息化建設對于提升檔案管理質量具有非常明顯的作用，所以，基于大數據技術的企業檔案管理信息化建設，也是企業未來發展的主要方向。

關鍵詞：大數據理論；檔案管理；策略

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）29-0031-01

1 大數據時代給檔案管理工作帶來的機遇

1.1 檔案信息資源的充分開發利用需要大數據技術

大量的檔案信息資源，由于管理方式的落后，人才力量的不足，人們的檔案意識不強等原因，并沒有得到有效的開發和利用。大數據時代利用先進科學技術，盤活大量的檔案信息，能夠促進檔案信息資源作用的全面發揮。

1.2 檔案數據的存儲與備份需要大數據技術

檔案數據庫的使用極大地提高了檔案管理利用效率，計算機網絡和先進的檔案管理軟件的運用，大大地提高了檔案的數據錄入、檢索、分析和利用等方面的工作效率。隨著檔案信息化不斷發展及大數據時代的到來，檔案數據庫面臨的存儲空間問題相當嚴峻，我們必須優化存儲，提高效率，節約成本，這就需要借助大數據技術來實現。

2 大數據時代背景下檔案管理面臨的問題

2.1 檔案管理標準化程度比較低

檔案管理是一項非常復雜和細致的工作。大數據時代雖然簡化了檔案管理工作，優化了檔案管理中的整理、保存、查詢等相關工作，但其中涉及到的管理問題并沒有得到徹底解決。目前，在各單位和機構中仍然普遍存在著檔案管理標準化程度較低的情況，比如不同的基層單位中存在著不同的檔案管理模式和風格，甚至是同一單位中的不同部門也未能有一個統一的檔案管理標準。這就造成了檔案管理部門在工作過程中出現了儲存不完整的檔案數據和管理水平低下等問題，各部門和單位無法協調一致，檔案還可能出現重復建設的現象，這應該是大數據時代檔案革新中需要注重的一點。

2.2 檔案信息安全保護意識不足

在大數據時代背景下，檔案管理正在逐漸完成由紙質檔案向數據檔案的轉換。檔案管理可以在大數據信息技術的幫助下將信息集中化，這在一定程度上提高了檔案管理的工作效率，但與此同時出現的是檔案信息安全保護意識不足的問題。就目前情況來看，關于公民信息泄露的事件在媒體報導中時有出現，究其原因就是檔案信息安全保護意識不足，除開企業內部人員所為之外，檔案信息也可能會被黑客所獲得，由此出現的檔案信息外泄或信息違規修改等問題對社會安全造成了危害。

3 大數據時代背景下檔案管理的對策

3.1 優化知識結構，提高從業人員的信息化能力

在企業檔案管理實踐中，制約管理工作質量提升的一個主要原因就是管理人員的專業素質不高，欠缺一定的大數據應用能力。因此，提高檔案管理人員的專業素質，也是構建和優化企業檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的重要環節。對此，企業應該安排一定數量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業人員除了應該具備一定的檔案管理基礎知識，還應該掌握一定的大數據應用技術和信息化管理能力，這樣才能在檔案管理工作中實現不斷優化，加快檔案管理信息化進程。有條件的企業可以聘請有關領域的專家學者，對檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓，讓檔案管理人員不斷更新自己的知識結構，學會利用大數據技術提升檔案管理信息化水平的能力，從而提升檔案管理人員的專業素質，為優化企業檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平創造良好的前提條件。

3.2 大數據時代做好電子檔案歸檔工作

要做好現階段電子檔案歸檔系統與辦公系統的融合，加強電子公文流轉系統的全程控制，按照公文起草、簽發、擬辦的過程存儲形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內容齊全。對于專業類電子檔案，應由國家檔案局會同專業部門，分門別類地制定有關專業類電子檔案數據標準，確保專業類電子檔案的系統配置、標準規范的盡快落實。

3.3 做好大數據時代檔案開放及服務工作

明確檔案開放鑒定的主體，由檔案專職人員負責檔案及數據開放鑒定工作，制訂限制開放及利用的清單，注明哪些檔案或數據應該延期開放，延期多長時間，并運用信息和通信技術手段，向社會民眾提供跨平臺的檔案數字服務，真正實現檔案的信息化管理、智能化應用。

3.4 制訂數據管理體系

大數據時代，任何一個機構都要面對海量數據，而且數據的格式是多種類型的，如果沒有一個統一的數據管理體系，很難做好數據的采集、利用工作。因此，檔案部門要著眼于大數據時代檔案工作的發展需要，積極與信息化統籌部門合作，制訂各種數據的管理體系，對于各行業產生的數據格式、元數據進行規范，確定數據的種類，構建數據檢索系統，為大數據時代的檔案管理打好基礎。

3.5 完善企業檔案管理信息系統構架

檔案管理信息系統架構是檔案管理信息化過程的主要發展方向，作為一種科技水平較高的檔案信息化管理模式，信息系統架構對于降低企業檔案管理成本，加強企業檔案、資料、文檔以及圖紙應用過程中的有效監督，都具有非常明顯的作用，因此，企業應該積極完善檔案管理信息系統構架。在建設過程中，企業應該在檔案多級目錄設定、文檔存儲以及信息集成方面多下功夫，具體來說，企業應該積極采用有效形式，提升檔案錄入效率，減少人工成本，在此基礎上，建立完善的檔案管理交互模式，使管理者能夠在信息系統構架中及時查看檔案的查閱和審批情況，提升管理效率，減少資源浪費。同時，在公共云平臺上搭建檔案管理系統，提高檔案的協同管理效率，利用現代科學技術，建立前端應用集群，方便人們查閱和在線預覽。這樣不僅能夠有效提升檔案管理信息化水平，而且可以為企業今后的發展創造良好的前提條件。

4 結 論

在大數據時代背景下，檔案管理工作同時面臨著挑戰和機遇，檔案管理工作要想乘著“大數據”這陣東風發展起來，就必須要充分利用現有的大數據和信息化技術，對傳統檔案管理工作進行不斷地調整、革新，樹立一個新的發展方向，充分發揮檔案管理工作的作用，為國家的發展作出貢獻。

參考文獻

[1]邱麗琴.試析大數據時代的企業檔案信息化建設[J].辦公室業務，2017（13）.

[2]蘇中華.大數據時代科技型企業檔案信息化建設[J].辦公室業務，2017（19）.

收稿日期：2018-9-5