論預約圖書的有效管理

摘 要：文章首先介紹了圖書預約的概念和意義，并以作者所在單位在圖書預約服務管理中出現的問題為例子，分析了出現這些問題的原因，文章的最后筆者提出了幾條改進圖書預約服務的對策。

關鍵詞：圖書預約；服務模式；讀者服務

中圖分類號：TP399；G250.73 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2018）07-0029-02

Abstract：This paper introduces the concept and significance of book bespeaking services. And the paper analyzes the causes of problems in book bespeaking service management of the author’s unit. Finally，the author puts forward several countermeasures to improve books bespeaking service.

Keywords：books bespeaking；service mode；reader service

1 圖書預約的概念及意義

圖書預約，又被稱作預約借書，指當館藏圖書的所有副本都被借出之后，急需該書的讀者到圖書館借書處或者登錄圖書館網頁向圖書館預先登記暫被借出的圖書，待該書被歸還后圖書館以一定的方式通知做登記的讀者前來借書。圖書預約在滿足讀者所急的情況下，減少了讀者往返圖書館的次數，節約了讀者時間。同時，作為圖書外借的輔助手段，圖書預約服務還可以提高圖書利用率和流通率，減少圖書拒借率，它是目前國內圖書館普遍采用的個性化服務方式之一。[1]

隨著網絡技術的發展和圖書館對網絡設備的引入，現在的圖書預約通常都是通過網絡進行的，即指網上圖書預約。讀者通過登錄個人圖書館賬戶，查詢自己的借閱歷史、借閱狀態，并可以對圖書館數據庫進行檢索，查詢到想要借閱的圖書，如果該圖書全部被借出，且該書沒有被別的讀者預約，則可對該圖書進行預約，等該書歸還到圖書館之后，系統就會通過一定的方式（email、短信等）通知預約讀者。

圖書預約，讓讀者利用信息資源的時候在時間和空間上都更加自由，使讀者充分感受到圖書館提供的便利、快捷的個性化服務。圖書預約的有序和有效進行能夠有效地幫助圖書館緩解資源供需矛盾，提高圖書館的服務水平和用戶滿意度。

2 開展圖書預約服務的現狀

下面以河南科技學院圖書館開展圖書預約服務為例來說明開展此項服務的現狀。

河南科技學院圖書館利用讀秀學術搜索為用戶提供深入到圖書章節和內容的一站式全文檢索，讀者可以通過圖書館提供的查詢終端或者能連接上校園網的任何終端登錄自己的圖書館賬戶，檢索館藏書目信息，如果需要的圖書沒有可借副本，便可對該書進行預約，前提是該書沒有被別人預約。讀者通過登錄自己的圖書館賬戶可以查詢自己的借閱情況、是否有超期圖書、預約圖書的到館情況以及取消預約等。預約圖書到館了，系統會第一時間以手機短信的方式通知讀者前來借閱，系統默認的手機號為新生報到時學校發放的手機卡號，如果手機號更換，需要進入到讀者賬戶系統內進行更改，否則無法正常收到短信通知。系統會為預約該書的讀者保留7天的借閱有效期，在有效期內別的讀者無法對該本圖書進行借閱，超過7天則自動取消預約。

河南科技學院圖書館從2015年1月份開通了短信推送服務，筆者統計了一下從2012年到2017年的圖書預約情況：2012年、2013年、2014年這三年中圖書預約量共697冊，其中在踐約期內爽約未借的圖書共289冊，有效借閱率為58.5%；2015年、2016年、2017年這三年中圖書預約量共1647冊，其中在踐約期內爽約未借的圖書共1129冊，有效借閱率為31.5%。比較得知，這兩個時間段的圖書預約總量有所增加，但是成功借出率卻下降。因為隨著預約越來越便捷，新的一系列問題也在產生：比如預約圖書的讀者不來借閱、預約圖書長期滯留在預約書架、預約某書的讀者找不到預約的圖書等。從某種意義上說，無序的圖書預約會人為地降低圖書的利用率，在一定程度上影響圖書的正常流通。

3 導致預約失效的原因

圖書預約的過程是一個復雜的過程，主要包括：預約委托——預約到書——預約通知——預約借閱。每個環節都相互關聯，又相互影響，無論在其中任何一個環節出現問題，都會影響圖書預約工作的順利進行。導致預約失效的原因也有很多種，從讀者方面分析：因不了解圖書預約的操作程序，在圖書館查詢終端上沒有正確進行“預約委托”操作；不清楚預約時效導致沒有及時借閱；因感覺好玩而預約圖書；沒有及時取消不再需要的預約圖書；私自藏起因被別人預約而自己無法借閱的圖書等。從圖書管理員方面分析：管理員沒有正確指導讀者進行圖書預約，沒有及時將讀者預約的圖書放到預約書架上，沒有嚴格執行圖書預約的工作流程等。[2]

4 建立有序高效的圖書預約服務模式

由于紙質圖書的成本在不斷增加，圖書館不可能無限量地增加紙質圖書的副本量，河南科技學院圖書館的紙質圖書副本量一般為1～7本，大部分紙質圖書的副本量都是3本。當學生臨近某個科目的課程考試，或者在寫論文、做畢業設計以及考取相關證書時，這樣的副本數量顯然不能滿足所有讀者的需求。為了避免有些讀者為了將某本書“占為己有”而重復借閱，也為了在副本有限的情況下滿足盡可能多的讀者的需求，圖書館很有必要進行有效的圖書預約。主要措施包括以下幾個方面：

4.1 提高館員的整體素質

館員應時刻踐行“讀者第一，服務至上”的工作宗旨，體現對讀者的人文關懷。圖書館作為信息傳播的中心，滿足特定人群的特定需求，應注重個性化服務的原則。[3]在平時的工作中，應根據需要不定時地進行民意調研，時刻關注讀者需求，以便及時更改工作中不能滿足讀者需求的地方。

4.2 建立專門的預約書架

河南科技學院圖書館在剛開始開通圖書預約服務的時候專門設立過預約書架，但是預約書架也出現過滯留圖書嚴重等問題，于是就嘗試著將預約圖書也直接上架。但新的問題也隨之產生：預約圖書亂架，沒有預約的讀者將被預約圖書藏起來，等等。這些情況都會導致預約圖書又真正想借書的讀者無法及時借閱到該書，甚至會導致預約失效。因此，還是需要建立專門的預約書架，并交代專人管理，交換班的工作人員要將工作交接清楚。現在該圖書館用的是自助借還機，被預約的圖書在歸還的時候不能在自助借還機歸還，必須到服務臺歸還，館員在歸還被預約圖書的時候應寫明預約該書的讀者號信息和歸還日期，將被預約圖書放到專門的書架上，方便預約該書的讀者借閱，超過一定期限后將預約圖書及時上架避免影響正常流通。

4.3 完善系統管理軟件功能

不斷完善圖書管理系統軟件，為圖書預約服務提供更智能、更人性化的技術保障。其一，清晰化檢索頁面中預約圖書的標識。很多讀者沒有直接登錄個人賬戶的習慣，而是直接檢索所需圖書，所以在讀者檢索到所需圖書之后可以很容易看到預約按鈕，并且在滿足預約條件的時候直接登錄就可以預約，能夠大大減少讀者使用系統操作的煩瑣感。[4]其二，簡明扼要地介紹預約注意事項。比如預約時效，預約成功與否及預約書到館后通過什么方式通知讀者等。其三，設置合理的預約有效期。河南科技學院圖書館的預約有效期為7個自然日，包括正常上課時間、周末和寒暑假等節假日。預約有效期在正常上課時間，滯留時間會過長，不利于圖書的有效流通。如果預約有效期在節假日，又不利于預約圖書的借閱。因此，應該將預約有效期設置為3個工作日，遇到節假日往后順延，這樣既利于圖書的正常流通，也防止預約該書的讀者在節假日不方便借閱。

4.4 建立讀者信用制度

對于部分只是覺得預約好玩就隨便預約，到期不到館借閱預約圖書，且不主動取消不需要預約圖書的讀者，建議系統留下該讀者的不良記錄，停止其一段時間的預約功能，此項功能還是需要不斷完善圖書管理系統。

4.5 及時補充圖書即電子資源

定期統計被預約次數較多和借閱量大的圖書，及時和采編部工作人員溝通交流，在不影響圖書館館藏結構的情況下適量加大這些圖書的副本，增加這些圖書的數字化，特別是時效性較強的等級類考試圖書。[5]這樣做不僅可以降低采購成本，還可以避免因過量采購而導致未來該類圖書利用率低的情況發生。

5 結 論

圖書預約這一個性化服務主要是為了在經費有限、架位有限的前提下實現館藏資源的最大化利用，在一定程度上解決了讀者所急和所需，體現了“以人為本”的服務理念。隨著移動圖書館的引入，圖書館的服務質量和資源的使用效益將得到進一步的提升。圖書館應與時俱進不斷加強對圖書館員的培訓和教育，充分利用強大的網絡功能和先進的網絡技術，加快個性化服務系統的研究和應用，以便為讀者提供更加方便快捷且實用的服務。

參考文獻：

[1] 樓宏青.網絡環境下的圖書館個性化信息服務 [J].圖書館論壇，2004（6）：195-199.

[2] 陸紅纓，童云娟.關于圖書預約的個性化服務模式探討 [J].圖書館工作與研究，2009（3）：104-106.

[3] 劉明，蘭孝慈.論高校圖書館個性化服務模式的創新——圖書預約服務 [J].農業圖書情報學刊，2008（2）：176-178+184.

[4] 劉艷梅.網絡環境下圖書館的個性化信息服務措施探討 [J].科技資訊，2015，13（22）：175-176.

[5] 王立東.圖書預約服務新探 [J].圖書館建設，2001（S1）：159-160.

作者簡介：董肅哲（1987-），女，河南葉縣人，助理館員，2013年畢業于鄭州大學信息管理學院。研究方向：信息服務。