淺析工業企業采購業務內部控制問題研究

摘 要：工業企業的采購業務，是企業經營活動的重要內容，不僅直接導致貨幣資金流出或負債的增加，還與生產、銷售計劃密切相關，且發生頻繁、運行環節多；如果對采購環節的內部控制不嚴密、過程控制不當，就有可能產生管理漏洞。所以，加強對采購環節的過程控制，增加采購業務過程的透明度，對于確保物資采購的質量、交期、成本，滿足公司生產經營的需求，提高企業的市場競爭能力，保證公司經營目標的實現有著非常重要的意義。

關鍵詞：采購業務；內部控制；過程控制

隨著社會經濟的發展，市場節奏變化快，客戶隨時可能調整交付計劃；如果采購不及時而影響生產進度甚至造成生產停滯，導致難以準時交付產品；或者采購物資提前到貨，導致管理成本增加；同時，由于在工業企業的生產經營過程中，采購業務與生產、銷售密切相關，不僅發生頻繁，工作量大且運行環節多，容易產生管理漏洞。

通過對采購業務各環節在實施過程中產生的問題分析，找出采購業務內部控制存在的不足，提出應對策略，對于加強采購業務過程控制，進一步完善工業企業采購業務管理，促進企業的穩定、持續發展有著非常重要的意義。

一、采購業務的主要工作流程及其控制

（一）編制物資采購計劃

由采購部門根據《物資需求計劃》結合庫存量編制《物資采購計劃》，報生產計劃人員并經總經理批準后，交采購部門進行采購。

（二）采購合同簽訂與采購執行

除特殊情況外，采購部門在執行采購時必須在在合格供應商或準供應商范圍內選擇。采購部門根據批準的《物資采購計劃》，按程序先進行采購價格評審和采購方式確定，下達《物資采購訂單》或簽訂《購銷合同》后執行采購。

（三）到貨檢驗與驗收入庫

采購部門收到供應商送貨信息后，由內勤人員將采購訂單錄入ERP系統；生產部依據采購訂單下推《采購檢驗申請單》。質量部依據《采購檢驗申請單》進行到貨檢驗并根據檢驗結果下推《采購檢驗單》；倉庫ERP錄入員根據《采購檢驗單》錄入《外購入庫單》并將實物收入庫房存放和保管。

（四）不合格品的評審與處理

入庫后發現問題的物料，由質量部在ERP系統中做出退貨錄入并將實物做好標記交給庫房相關人員，庫管人員錄入《退料通知單》并按分類存放；采購部門與庫管人員辦理退貨手續并進行退貨處理。

（五）采購對賬、掛賬與付款

月度供應商與采購部門對賬后開具發票；采購部門核實無誤后在ERP系統中錄入結算相關信息，于規定日期前完善審批手續并交財務部統一掛賬；財務部根據采購合同約定支付款項。

二、采購業務執行過程中的內部控制問題分析

（一）采購計劃未及時調整導致成本增加

1.由于沒有及時根據客戶交付計劃的變更情況調整采購計劃，導致采購不及時，造成不能按期提供生產所需物資，影響生產進度甚至造成生產停滯延誤產品交期。

2.由于沒有及時根據客戶交付計劃的變更情況調整采購計劃，導致提前完成物資采購使得存貨堆積，增加管理成本，占用企業資金。

（二）供應商管理不合理

一是未對供應商建檔管理，造成采購時盲目選擇供應商；二是沒有對供應商的信譽、資信等具體情況進行細致、深入調查，導致采購的物資無法滿足公司產品的質量標準等問題產生，不僅影響產品質量，還有可能導致無法按期交付產品被客戶罰款造成損失。

（三）采購價格定價機制不科學、采購合同審核不到位

因采購業務人員因自身業務素質，可能存在缺乏詢價技巧無法獲得供應商的底價；采購合同中有些條款約定不夠清晰，使得發生合同糾紛、當合同條款執行不嚴時，合同雙方找不到表述清晰且合理的依據，不能有效追究違約責任，造成不必要的損失。

（四）由于掛賬、付款審核不嚴導致資金損失或信用受損。

由于在采購掛賬、付款等方面審核不嚴格，可能造成掛賬金額產生錯誤、未按合同約定的比例支付貨款等情況發生，導致資金損失或信用受損。

（五）不合格品管控不當

不合格品管理不當，一是可能造成已經判定為不合格品的物資被當成合格品使用，導致后續質量問題給公司造成難以預計的經濟損失；二是可能造成將不合格品隨意處置，導致無法將可以換貨的物資無法退回供應商進行換貨處理，給公司造成損失。

（六）采購業務流程內部控制的后續評價與監督措施不完善

由于企業沒有對采購業務流程內部控制的執行情況有效性進行評價，可能造成為了工作便利簡化審批流程，未對采購業務執行嚴格的審批流程，使采購業務中相關流程的監督措施未落到實處，導致采購業務內部控制制度出現缺陷，出現管理方面的漏洞。

三、應對策略

（一）做好物料需求計劃的及時調整與更改工作

銷售部門加強與客戶的溝通，隨時跟進客戶度付計劃的變更情況并及時反饋采購部門與生產部門；采購部門和生產部依據《物資需求計劃》、安全庫存、供方能力、風險回避等因素和部門職責的分工，根據客戶交付計劃的變更情況進行綜合分析與評審，并適時調整與更改采購計劃。

（二）建立合格供應商評審制度

由質量部牽頭組織生產、技術、財務等部門，開展對采購物資供應商、外協生產廠家的進行現場評審和實時管理，確定是否可認定為合格供應商、合格外協生產廠家并建檔管理。

（三）建立采購價格評審制度

公司設立價評組負責價格評審組織工作。相關部門應對本部門提供的價格數據負責，做好詢價記錄，作為價評組評審依據并提交價評組進行價格評審。

經價評組對采購部門按照規定擬訂的采購合同中雙方權利、義務和違約責任、質保期限及質保金額、不合格品退貨事宜等條款進行審核后，采購部門方可簽訂合同執行采購。

（四）加強采購付款環節的控制

審核采購掛賬的財務人員與付款審核人應按不相容職務分離的原則分開設置；在付款過程中應注重過程控制，加強跟蹤管理，發現異常情況應及時采取措施，避免出現資金損失和信用受損。

（五）建立不合格品退貨管理制度

檢驗員對評審判定為“退貨”的產品進行標識，庫管人員進行隔離并建立不合格品臺賬；涉及符合索賠條件的退貨，由質量部門在索賠期內按合同約定及時辦理索賠手續，并交由財務部門執行扣款或及時收回退貨款項。

（六）建立采購業務內部控制定期后續評價制度

企業應當定期對物資需求計劃、采購計劃、渠道、價格、質量、成本、合同簽約與履行情況等采購活動進行專項監督和評估、分析、評價，及時發現薄弱環節與不足之處，優化采購流程。同時，將采購業務過程中涉及的關鍵指標納入業績考核體系，加強過程控制，促進物資采購與生產、銷售等環節的有效銜接，不斷防范采購風險，全面提升采購業務執行效率。

四、結束語

（一）由于在現行市場經濟狀況下，采購業務存在很多問題，有諸多弊端，需要企業在發展過程中采取相應措施進行克服，所以做好工業企業采購業務內部控制非常必要。

（二）在采購業務中的內部控制中，對采購業務的重要環節進行常規、持續的監督檢查，針對易發生異常情況的事項制定專項監督檢查制度，以防范風險發生。

（三）企業還應加強對采購環節的過程控制，增加采購業務過程的透明度，使其與生產和銷售環節緊密銜接，確保物資采購的質量、交期、成本，滿足公司生產經營的需求，不僅能夠較好地保證物資供應順暢和正常使用，還可以提高企業經濟效益，保證公司預期經營目標的實現。

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作者簡介：

王永琴（1978-），女，籍貫：重慶市南川區，學歷：本科，職稱：中級會計師、中級經濟師、中級審計師，研究方向：內部控制。