淺談出版中心項目交叉管理

□ 彭溢楚

項目管理制在出版業(yè)已成為一種成熟且高效的管理辦法，多年來廣受歡迎。而單個項目管理早已不能滿足當(dāng)今出版業(yè)發(fā)展的需求，從而對項目管理法提出了更高的要求。項目管理中交叉管理的應(yīng)用正是與時俱進(jìn)的表現(xiàn)，但應(yīng)根據(jù)企業(yè)及項目的特殊性靈活應(yīng)用。筆者根據(jù)自身經(jīng)驗，對出版中心項目交叉管理的關(guān)鍵點進(jìn)行了梳理，以供參考。

一、出版中心的項目交叉管理

常規(guī)的交叉管理是一個項目負(fù)責(zé)人對多個項目同時進(jìn)行管理，而當(dāng)交叉管理被應(yīng)用于一個出版中心的管理時，多個項目可以是一個長線項目和多個短線任務(wù)的組合。即編輯既是項目負(fù)責(zé)人，又是其他項目的實施人之一。例如，編輯甲負(fù)責(zé)A項目，編輯乙負(fù)責(zé)B項目，編輯丙負(fù)責(zé)C項目，編輯甲除了是A項目的負(fù)責(zé)人，還是B項目和C項目的實施人之一，同理，其他編輯也如此，大家要交叉配合做好所有項目。這種管理模式主要適用于長線項目較多的出版中心。

按傳統(tǒng)的項目管理制，出版中心負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌管理所有項目，根據(jù)項目實施計劃安排編輯按時完成特定的任務(wù)。編輯長期被動地接受任務(wù)，通常積極性不高，對于項目的認(rèn)知往往比較片面，甚至在執(zhí)行緊急任務(wù)時會出現(xiàn)抵觸情緒或畏難情緒，從而影響工作效率。而交叉管理的目的就是要變被動為主動，讓編輯成為一名項目負(fù)責(zé)人，在出版中心負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下，對項目進(jìn)行全面認(rèn)識，并根據(jù)項目計劃做好短期和長期的工作安排。

雙重身份對編輯自身提出了更高的要求，除了要做好自身所負(fù)責(zé)項目的規(guī)劃，還要合理安排好其他項目負(fù)責(zé)人給自己安排的短線任務(wù)，分清輕重緩急，按時完成。出版中心每一位編輯都是項目負(fù)責(zé)人，項目的實施計劃難免會有交叉，這就要求編輯之間要相互協(xié)調(diào)，避免沖突。當(dāng)接到其他項目負(fù)責(zé)人安排的任務(wù)時，要做出合理判斷；而項目負(fù)責(zé)人在安排任務(wù)時，也要針對每位編輯手頭的任務(wù)進(jìn)行合理分配，以保證項目順利實施。這種雙重身份的切換考驗的是每位編輯的時間管理能力和團(tuán)隊協(xié)作能力。

這樣的交叉管理模式，激發(fā)了編輯的責(zé)任心，調(diào)動了編輯的積極性，增強了編輯的團(tuán)隊意識，既可以讓老編輯主動帶新編輯，又能讓新編輯主動學(xué)習(xí)并迅速進(jìn)入角色。項目之間的相互推進(jìn)，督促編輯不斷地提升自己的專業(yè)能力和項目管理能力，使其迅速成長為綜合素質(zhì)較高的項目編輯。這對出版社培養(yǎng)和儲備人才具有重要意義。

二、合理分配項目

施行項目交叉管理之前，出版中心負(fù)責(zé)人應(yīng)與每位編輯充分溝通，了解編輯的意愿，結(jié)合編輯的特長，綜合考慮后合理分配項目。必要時可采用競選、投票等形式，更容易幫助編輯發(fā)現(xiàn)自己的意愿傾向。原則上，對于出版業(yè)工作經(jīng)驗不足兩年的編輯應(yīng)分配分支少、管理相對單一的項目，以防編輯產(chǎn)生畏難情緒；對于出版業(yè)工作經(jīng)驗較為豐富的編輯，可分配難度系數(shù)大的項目，或分配兩個及以上項目同時監(jiān)管。對于編輯人員較多的出版中心，可采取合作式，如一老帶一新，新編輯為項目管理助手，等等。這樣才能確保每一位編輯都能參與到管理者的角色中，打破常規(guī)，自上而下地了解項目并實施項目。

一名優(yōu)秀的編輯，應(yīng)當(dāng)同時具備出版專業(yè)能力和管理能力。所謂管理能力，就是對自己多項工作任務(wù)的合理安排能力，高效利用自己有限的工作時間的能力，能與關(guān)聯(lián)部門和人員進(jìn)行有效溝通的能力。因此，讓每位編輯，甚至新編輯都參與到管理者的角色中，對于培養(yǎng)編輯的管理能力，提高編輯的綜合素質(zhì)是非常有利的。

在施行項目交叉管理期間，出版中心負(fù)責(zé)人應(yīng)給予每位編輯悉心的指導(dǎo)，帶領(lǐng)每位新項目負(fù)責(zé)人順利上手，以增強編輯初次接觸管理性質(zhì)工作的信心；并鼓勵編輯多問、多想，注意觀察每位編輯的規(guī)劃力、執(zhí)行力，對不合理的分配做出及時調(diào)整，以防影響項目的實施進(jìn)度。

出版中心負(fù)責(zé)人應(yīng)對每個項目的計劃、進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行全面、實時的監(jiān)控和把關(guān)，善于發(fā)現(xiàn)問題并引導(dǎo)編輯解決，協(xié)調(diào)好各項目之間的交叉關(guān)系，解決好各項目負(fù)責(zé)人提出的問題，并及時將一些共性問題梳理好，形成有效的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，避免重蹈覆轍。

三、善于借助網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行系統(tǒng)化管理

項目越多，管理項目和實施任務(wù)就會出現(xiàn)越多的交叉點。傳統(tǒng)的管理方式通常是通過口頭溝通或網(wǎng)絡(luò)聊天軟件建群溝通、定期會議等決議，然后用電子文檔或紙質(zhì)筆記的記錄來監(jiān)管項目進(jìn)度。這種方式往往存在信息不及時、容易遺漏、安排不合理、需反復(fù)溝通等缺陷。隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展日益成熟，眾多可滿足個性化需求的軟件平臺興起，可將所有項目的計劃、進(jìn)度甚至實施細(xì)則都放進(jìn)一個系統(tǒng)，讓使用者可以一目了然地了解所有項目的實施情況。根據(jù)筆者經(jīng)驗，可借助一些網(wǎng)絡(luò)工具創(chuàng)建自己的工作平臺，或選擇一些合適的平臺進(jìn)行個性化使用。許多軟件平臺對于規(guī)模較小的企業(yè)或部門，通常都可免費使用，出版中心負(fù)責(zé)人可根據(jù)具體需求和工作習(xí)慣進(jìn)行選擇或設(shè)計。這些軟件平臺的管理可讓信息更集中，方便實時更新，讓管理更系統(tǒng)化。

根據(jù)筆者經(jīng)驗，軟件平臺的設(shè)計可分為三個板塊：項目管理板塊、項目實施人任務(wù)管理板塊、個人工作管理板塊。

（一）項目管理板塊

項目管理板塊主要用來記錄項目的實施計劃和實施進(jìn)度，以項目為前提，按時間順序進(jìn)行記錄，方便項目負(fù)責(zé)人對項目進(jìn)行系統(tǒng)管理，也方便出版中心負(fù)責(zé)人實時掌控項目進(jìn)程。項目負(fù)責(zé)人可根據(jù)自己的需求靈活設(shè)置，時間可細(xì)分至年、月、周、日等。（圖1）

圖1

（二）項目實施人任務(wù)管理板塊

項目實施人任務(wù)管理板塊是為了方便項目負(fù)責(zé)人合理安排任務(wù)而設(shè)置的，以時間為前提，清晰地展示每一位編輯在該時間段內(nèi)的工作任務(wù)。項目負(fù)責(zé)人可根據(jù)大家的工作情況來做項目的具體實施計劃，并在充分溝通后合理安排好每位編輯的工作任務(wù)。（圖2）

圖2

（三）個人工作管理板塊

個人工作管理板塊是為了方便每位編輯對自己的工作任務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)管理而設(shè)置的，以編輯為前提，按時間順序定期記錄自己的工作任務(wù)及完成情況。通過個人工作管理板塊，出版中心負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人都可以清晰地看到該編輯在一個時間段內(nèi)的工作情況，具有總結(jié)和借鑒意義。通過這種方式，可以不斷提高團(tuán)隊協(xié)作能力和個人業(yè)務(wù)能力。（圖3）

圖3

以上三個板塊的設(shè)置，要求軟件平臺應(yīng)具備每個板塊內(nèi)容分支可相互關(guān)聯(lián)的功能，如果相同的內(nèi)容需重新錄入，就會增加工作量，適得其反。因此，在選擇軟件平臺時，要注意其功能的齊全性。另外，最好選擇手機與電腦都可以同時進(jìn)行管理的，以保證信息的實時性和管理的靈活性。

四、結(jié)語

不同的出版中心有不同的出版項目，項目的特點也各有不同，沒有一種管理模式可以完全照搬，各出版中心負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項目的組成和編輯團(tuán)隊的特點設(shè)計合適的管理模式。另外，除了系統(tǒng)化的管理安排，充分的交流溝通也特別重要。充分的交流溝通是實現(xiàn)項目動態(tài)管理的前提和基礎(chǔ)，可以讓項目負(fù)責(zé)人充分掌握任務(wù)目標(biāo)并做出合理的任務(wù)規(guī)劃，讓接收任務(wù)的編輯對任務(wù)的執(zhí)行和完成程度有清晰的認(rèn)識，讓不可預(yù)見的一些問題得到及時和妥善的解決，以確保項目的順利進(jìn)行。

總之，出版中心項目交叉管理的執(zhí)行，需要負(fù)責(zé)人認(rèn)真研究并協(xié)調(diào)好項目與項目、項目與編輯、編輯與編輯之間的關(guān)系，解決好其中存在的問題，避免交叉、沖突，這樣可達(dá)到良好的項目管理效果，既保證了項目的進(jìn)度，又在有限的時間內(nèi)充分挖掘了編輯的潛力，為人才儲備打下基礎(chǔ)。