智能化在檔案管理工作中的應用

【摘要】對于檔案管理工作來說，智能化的應用是一種必然的發展趨勢。本文結合智能化發展現狀及多年工作經驗，對智能化在檔案管理工作中的應用價值、優勢進行分析，提出幾點促進智能化檔案管理深化應用的建議，為檔案管理工作的高質高效開展提供參考。

【關鍵詞】智能化；檔案管理；應用

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A

互聯網、大數據、云計算等信息技術的發展和應用，將智能化滲透到了社會經濟生產生活各領域中，推動了智能時代的到來和發展，成為當前各組織管理機構提升辦公效率，為相關人員提供更加便捷高、效服務的重要途徑。面對繁雜龐大的檔案管理內容，順應智能時代發展趨勢，借助信息技術優勢，不斷更新完善檔案管理各項事務，有助于提高檔案管理各項工作的效率、質量，為其他工作的全面開展奠定堅實的信息數據基礎。目前，我國檔案智能管理系統研發使用工作正在深入探索和發展階段，顯著推動了檔案管理工作的智能化、便利化，成為一項具有劃時代意義的重要事項之一，也是當前檔案管理工作研究中的重要課題。本文結合檔案管理工作實際，對智能化應用進行簡要介紹，并提出幾點促進檔案管理工作高效高質、智能化應用的建議，以推動檔案管理工作開展。

一、智能化檔案管理內涵

通過對智能化技術發展應用現狀，以及現有檔案管理智能化應用實際情況分析來看，智能化檔案管理內涵主要包含兩個層面的含義：一方面指的是檔案管理平臺載體的智能化。傳統的檔案管理工作基本上是對于檔案實體內容以及相關信息進行的收集管理等系列工作，其中的數據載體基本上是檔案具體內容。而智能化檔案管理，是通過智能信息技術和相關設備將紙質、實體檔案信息進行電子化信息轉換，并通過特定的檔案管理信息系統，將這些檔案內容進行自動化智能分類管理，能夠為檔案管理和查閱等工作提供較大的便利；另一方面指的是檔案管理工作流程和具體工作的智能化。智能化檔案管理工作是對傳統人工手動檔案管理工作的一種創新。通過特定的檔案智能管理系統，在人工操作指導下，運用特定的智能軟件、設備，實現檔案保存、分類、歸檔和調閱等不同工作環節的智能化、自動化，在提升檔案管理工作效率的同時，有助于最大程度保存好檔案實體信息資源質量，避免人為過度翻閱等因素造成不必要的損壞。所以，綜合來看，智能化檔案管理就是利用先進的無線射頻識別技術和云儲存等智能技術，將檔案管理工作數字化、信息化、智能化的一種管理方式的變革與運用。

二、智能化在檔案管理工作中應用價值體現

（一）提高檔案管理工作效率

傳統的檔案管理工作需要相關工作人員不斷錄入、裝訂、整理檔案實體信息內容，工作量大，耗費時間和精力。如對于新聞單位檔案信息管理來說，需要人工錄入成千上萬新聞報道信息內容，并且因為主客觀等因素的影響，容易在錄入過程中出現差錯，傳統的檔案管理工作費時費力，并且效率低下。而智能化技術的運用，可以通過特定的軟件設備一次性處理眾多檔案信息，可以應用自然語言處理、模式識別和機器學習的相關科學技術對數字檔案信息資源進行智能分類，運用網絡算法來讓計算機進行檔案開放鑒定，然后自動化將其中的數據信息按照軟件程序中設定好的標準進行分類整理、排序，通過模仿人腦的機制來解釋和處理數據，建立大腦神經網絡系統傳遞信息，分析圖像、聲音和文本，其差錯率幾乎為零。也就是說，人工智能技術的運用不僅降低了檔案管理的工作成本，還能夠顯著提升檔案管理工作效率。

（二）拓展信息存儲空間

和傳統檔案管理工作開展方式對比，智能化技術的運用能夠顯著拓展檔案信息存儲空間，這是其較為直觀、具體的應用優勢。智能化在檔案管理工作中的應用改變了曾經檔案實體、信息，諸如書本、紙張、圖片等內容的實體庫存保存形式，轉變為通過射頻識別技術對需要儲存的信息進行掃描，將其存儲在智能管理軟件設備空間中，實現了虛擬檔案信息空間，并且這種存儲空間的一大優勢是海量存儲。如此，即可節省傳統檔案信息管理的實地存儲空間，將信息通過壓縮的方式，實現網絡虛擬海量化儲存。如以報社媒體機構為例，在傳統的檔案管理工作中，需要占用大量的實地空間，將每天公開發行的報紙進行整理裝訂保存，隨著時間的推移，其需要的空間范圍必將不斷擴大，進而形成空間成本壓力。智能化檔案管理信息則消除了存儲空間不足的問題，可以將線下實體空間轉變為線上虛擬空間，實現空間的最大化。

（三）提升檢索安全便捷性

檔案信息的保存一方面是對曾經發生事實的一種記錄，也是為了日后相關信息查閱運用提供保障，這就需要檔案信息保護工作要具有一定的安全便捷性。但是在傳統的檔案管理工作中，因為信息錄入及檢索查閱過程中相關主體較多，尤其是在信息檢閱過程中，不僅限于快速查詢，也不利于檔案信息存儲保護的安全性，較易發生檔案信息泄露、丟失等問題。而在智能化的檔案管理工作中，檔案管理的全過程包括錄入、查閱、檢索等每個環節都可以實現有效監控，并且其中的檢索、查閱痕跡都能夠被有效追蹤，能夠和信息查閱個人情況實現有效對接，如此，就能夠最大程度保護檔案信息存儲的安全性。同時，用戶需要檢索相關檔案信息內容時，可以通過輸入簡單關鍵詞等方式實現便捷性，改變了傳統檔案管理中繁重翻閱查找的落后方式，實現了檔案信息檢索的智能化。

三、推動智能化在檔案管理工作中全面應用的建議

（一）完善智能化基礎設施

智能化、信息化基礎設施的完善，是檔案管理工作中智能化應用全面深入開展的基礎工作。所以，為了推動智能化在檔案管理工作中的應用，各檔案管理組織機構應該加大對智能化信息基礎設備的投入，加大財力、物力支持，購入并完善包括計算機、智能化檔案管理軟件系統、掃描儀、光盤刻錄機等設備，將基本硬件設施準備到位。同時，要建立網絡數據庫、電子目錄及其接收中心，為檔案信息的智能化采集與錄入做好基礎性保障工作。其中需要注意的是，作為智能化檔案管理工作的基礎性環節，為了最大程度保障檔案管理工作的高質、智能化開展，在基礎設備購入上應該以組織機構的檔案管理工作性質以及檔案信息安全性為主。

（二）健全檔案信息安全保障系統

雖然智能化檔案管理為信息的安全便捷性提供了有效的保障，但是面對錯綜復雜的網絡環境，以及其他不可預見的多重要素，檔案信息安全顯得更加重要。相關組織機構一定要構建全面的安全保障系統，將安全性和信息化、智能化有效連接到一起。為此，首先要做好數據安全備份工作，以防數據丟失或者損害，以及黑客入侵等行為造成檔案信息破損；其次，要構建安全保障責任制度，將檔案信息安全與相關工作人員責任、職業生涯發展緊密結合到一起，強化內部管理，避免檔案信息的人為破壞。

（三）提高智能化檔案管理認識

對于任何一個檔案管理組織機構來說，智能化的應用首先要得益于相關領導的高度重視。所以，要推動智能化在檔案管理工作中的應用，應該提高相關領導人員對于智能化應用優勢、價值的認知。為此，檔案管理人員要以身作則，全面了解智能化檔案管理工作開展現狀、應用優勢，然后將其傳達給相關領導，以獲得應有的支持。同時，檔案管理領域也應該注重智能化應用的宣傳，從上到下，不斷普及智能化應用信息知識，提高相關人員的智能化應用操作水平，為智能化在檔案管理工作中的全面應用奠定人才和技術基礎。

四、結論

智能時代，是互聯網信息技術背景下的一大發展趨勢，隨著大數據、云計算以及互聯網海量綜合信息平臺的發展，人工智能技術的運用將逐漸廣泛。對于檔案管理工作發展來說，智能化的運用能夠提升檔案管理工作效率，提高檔案管理工作的準確度、安全性，為其他工作開展和檔案信息資源查閱提供較大的便利。所以，在未來的檔案管理工作中，隨著智能化信息技術的進一步發展，應該逐漸突出智能化管理應用，從人員素質、智能化設備購置等層面推動智能化檔案管理工作更加深入、全面展開。

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作者簡介：李平（1963-），北京人，大學本科，檔案館員，研究方向：經濟管理。