加強電力裝備企業產品檔案管理

文/周 倩

產品檔案是電力裝備企業的核心資源，為提高企業創新研發水平和市場占有率提供重要的信息基礎和技術保障。加強企業產品檔案征集、管理力度，創新企業產品檔案管理方法，發揮企業檔案效用，更好地為國家電力產業發展做貢獻

隨著國家經濟的高速發展，能源傳輸需求日益增長，跨大區、跨流域水火電互濟和全國范圍能源資源配置不斷優化，乘著電力體制改革的東風，電力裝備企業承載了眾多特高壓運輸電項目的建設，對促進電網現代化建設和保證電網的安全穩定運行發揮著舉足輕重的作用。電力裝備企業在輸配電產品研發到投運過程中產生的有價值的信息資源，如：設計圖紙、原材料采購合同及檢驗證書、產品購銷合同與技術協議、生產作業記錄、技術標準、產品型式試驗報告、產品說明書、安裝運行與售后服務影像資料等，是企業寶貴的財富。

在大數據時代，充分挖掘并發揮好企業檔案信息資源這一“內生數據”的潛在價值關乎企業未來發展命脈。電力裝備企業的檔案管理水平決定了產品檔案價值的發揮，本文以筆者所在單位為例，探討電力裝備企業產品檔案管理工作中的經驗和不足，找差距、補短板，以推進電力裝備企業檔案管理工作邁向新臺階服務。

筆者所在單位以提供高壓輸配電裝備銷售與技術服務為主營業務，生產的電抗器先后在我國多個超、特高壓重點工程項目中投入運行，如第一個西北至華北聯網背靠背直流輸電工程、“三峽工程”及“西電東送”等項目。隨著公司生產的平波電抗器相繼在上海廟-臨沂、錫盟-泰州、扎魯特-青州±800kV等特高壓直流輸電工程項目中順利投運，產品檔案數量激增，產品檔案管理中存在的問題開始顯現。

一、電力裝備企業產品檔案管理存在的問題

1.原始生產記錄整理不規范，一線操作人員素質不高。原始生產資料有殘缺，產品原始生產作業記錄上粘有噴膠等生產原料的污漬甚至鞋印；不同編號的產品共用一份設計圖紙；在制造生產時，加蓋在圖紙上的圖號印章規格不統一。生產車間工人普遍素質不高，在產品生產過程中收集、維護、妥善保存產品生產原始記錄的意識不強。

2.產品圖紙、計算單等技術資料歸檔不及時。設計人員在完成產品圖紙設計后，歸檔遲滯，導致利用不便。產品設計人員歸檔自覺性不高，狹隘地認為作為產品設計者對本人負責的產品技術資料有優先占有權。一旦移交公司綜合檔案室歸檔，需要時還要辦理借閱利用手續，為了避免麻煩，私自截留應歸檔案。筆者就遇到有供職二十幾年的同事，直到辦理退休手續時才移交歸檔數十年前的重要文件。個人歸檔意識薄弱，重要資料保管在個人手中容易散失，給公司造成重大損失。

3.照片檔案、音像檔案收集力度不夠。2018年筆者參與籌辦了紀念公司成立三十周年圖片展活動，在整理素材時發現缺少公司為錫盟-泰州±800千伏特高壓直流輸電項目研發生產的電抗器安裝運行的影像資料，很是遺憾無法在產品展示板塊系統完整地展現公司自主研發生產的有里程碑意義的產品風貌。需要通過提高一線員工的思想認識，構建收集歸檔重要項目影像檔案的制度體系，提高公司照片、音像檔案的歸檔率，豐富產品檔案類別，擴充檔案信息資源，為公司記錄珍貴的發展足跡。

4.著錄不規范，影響檔案查準率。筆者在近期一次提供檔案利用服務中，有同事需要緊急查閱前幾年公司研發的一款閥電抗器的產品型式試驗報告用于項目投標，因查閱人未能提供確切的產品型號，一時無法準確檢索到有用信息。幾經周折聯系到彼時身處國外的該電抗器設計者后，才按照型號找到該試驗報告。后來以實體檔案對照系統中原著錄信息，發現遺漏重要檢索詞，導致未能及時查找到有用信息，使得檔案借閱利用效率和服務滿意度大打折扣。

5.保密性不強，安全意識有待提高。我公司在電力行業技術優勢明顯，擁有多項自主專利，承載了為張北項目、渝鄂直流背靠背聯網、昌吉古泉等國家重點工程項目提供關鍵設備的重任。在參與新輸電項目建設投標階段，經常需要提供一些資質證明文件及產品設計技術參數等核心信息給平臺，筆者發現常有同事在閱覽室掃描文件發送對方后，忘記徹底刪除相關數字化文件，這無疑加大了公司的重要資料泄密的可能。產品檔案代表著公司的核心競爭力，大部分屬于涉密檔案，在經營發展中發揮著巨大作用，必須樹立起安全保密意識，保護知識產權，維護公司合法權益。

二、推進企業產品檔案管理的幾點建議

1.檔案規范銘記于心，管理制度需先行。要進一步補充完善產品檔案從收集、整理到移交歸檔及使用環節的相關制度，嚴格規范操作流程。根據實際情況需要，不斷修訂完善《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的管理規定》《檔案工作管理制度》《檔案查借閱規定》等制度，從而保障檔案管理工作步入制度化、程序化、規范化的軌道。同時加強培訓和宣傳力度，確保制度落地可行。檔案專職人員要突破固有模式，提高檔案工作主動權，實現前端控制，變“坐以待收”為主動指導監督歸檔，把好源頭關，提高檔案歸檔率，為豐富企業室藏檔案信息資源奠定堅實基礎。

2.明確責任，考核與獎勵并行。引導一線生產工人與產品設計人員正確認識檔案管理在公司生產效率創造中發揮的積極作用，強化歸檔意識，將歸檔完整率、準確率和及時性納入相關人員的崗位職責中，與個人日常績效考核、年底評優、技術職稱和技能等級評定掛鉤，對表現突出者可給予委托培訓及職位晉升等獎勵。

3.提高思想認知度，培訓、學習不放松。加強對各部門的兼職檔案員及一線生產、產品設計人員的培訓，培養他們立檔、存檔、愛檔意識，從思想上加以重視，才能銘于心施于行。

（1）基層工人在檔案形成環節中地位不可替代，應培養他們樹立收集和保護原始生產記錄資料的意識，為公司保存技術核心資源、占領技術高地做貢獻。如培養生產工人敏銳的檔案意識，及時收集產品安裝調試現場的音像資料，為多角度展示公司產品積累素材。

（2）加強保密意識的培養，構建檔案信息安全防護及預警體系。在產品制造過程中形成的海量的技術參數、試驗巡檢記錄、工藝操作步驟等機密信息，是公司進行產品設計開發、維保、創新專利的核心資源。通過學習《檔案法》《檔案保密規定》《檔案查借閱規定》等法律規章制度，加強企業內部信息安全風險管理。要從制度完善、硬件設施保障、增強相關人員保密意識及實體規范化管理等方面入手，筑牢“四大安全防線”，從而確保涉密產品檔案管理安全可控。

（3）打鐵還需自身硬，檔案專職人員要積極參加教育培訓，不斷升級業務能力，嚴標準、高要求，守初心、擔使命，切實履行好崗位職責。根據企業發展中檔案管理工作遇到的新問題調整思路，不斷創新工作方式方法，如：針對重點輸配電項目設備產品生產周期長，產品檔案數量多等特點，與輸配電項目技術負責人及時溝通協商，借鑒工程項目中采用的“預立卷”方法，降低重要技術資料的遺失風險，保障各類產品檔案完整連續，待電力裝備投入運行后再進行科學匯總細化整理，既緩解階段性工作壓力又提高了工作效率。

結束語

從1990年企業第一臺電抗器試制成功，到研發的產品覆蓋高壓、超高壓和特高壓領域，占領技術鰲頭，享譽行業內外，產品檔案記錄了30年來企業艱苦奮斗、砥礪前行的每一步足跡。只有不斷增強制度改革，秉承檔案以“管”促“用”的理念，緊抓檔案基礎業務建設，創新檔案工作模式，加強企業產品檔案征集、管理力度，發揮企業檔案在產品研發、市場營銷、售后服務、合法權益保障、管理經營、提高行業美譽度等方面的價值，更好地為國家電力產業發展做貢獻。