公路工程監理檔案管理探討

文/王 格

公路工程建設進程中，工程監理工作尤為關鍵和重要，做好工程監理檔案管理工作旨在提升監理資料完整性，為后續工作開展提供依據。目前我國公路工程監理檔案管理工作中還存在很多問題，想要解決這些問題還需要我們在實際工作中總結經驗展開探討

工程監理檔案資料是對工程項目建設和管理資料的真實記錄，是后期工程使用、養護和管理的重要依據，具有憑證作用和法律價值。

一、公路工程監理檔案管理中存在的問題

首先，在工程建設中，重工程管理，輕檔案管理。目前在我國的公路工程建設中，工程檔案管理工作顯然沒有得到重視，工程監理檔案管理工作更無法與工程建設工作同步進行，致使后期檔案資料收集不齊全完整，有丟失和損壞現象的發生。

其次，制度不健全，執行不到位。由于不重視監理檔案資料管理工作，監理單位對監理檔案管理制度的落實也有很大忽視，在制度不健全的情況下，單位的檔案管理工作中，如監理月報、質量控制文件、監理指令等缺乏統一規定，文件編號混亂、不成體系，文件格式不統一，導致工程監理方案管理缺乏有效性。檔案資料保管沒有建立起嚴格的責任制度，在建設項目周期比較長的情況下，有時候存在人員流動情況，就會對后期監理檔案的管理工作造成很大不便。

第三，資料存檔不規范，甚至弄虛作假。這一問題的出現和以上檔案管理制度不健全有密切關系，監理單位原始簽證資料填寫缺乏規范性，材料出現褪色、模糊、字跡潦草；部分項目文件使用復印件，或者沒有激光打印；資料簽名不規范，委托人無簽字等等。

第四，業務培訓不到位，檔案管理人員素質低。檔案管理工作人員專業能力要求較高，但是目前的工程監理單位對檔案管理人員的培訓不到位，一般由一線工程師技術人員兼職，這部分人員由于不是專業管理者，對《檔案法》和公路工程檔案管理相關規定掌握不到位，單位也不注重對檔案管理人員的相關培訓，導致人員專業能力不符合檔案管理要求。

二、改進公路工程監理檔案管理的措施

1.建立健全公路工程監理檔案管理制度

關于公路工程監理檔案管理制度建立，需要各方形成合力。工程建設單位要在招標文件中明確各參建單位在項目文件材料的形成、整理、檔案移交等方面的義務，采取經濟手段將檔案管理和計量掛鉤，“資料不全不予計量”；與信用評價掛鉤、與經濟處罰掛鉤。工程監理單位針對本單位的檔案管理工作要做好機構建立和責任分工，以監理檔案資料產生的特點、過程、責任義務等要素作為管理抓手，嚴格落實崗位責任制，保證有人監理有人記錄，體現監理檔案資料的連續性和完整性。如各專業監理工程師負責本專業的原材料、分項工程的驗收及有關監理檔案資料（含附件）的收集匯總及整理，驗收之后移交給檔案管理人員，分類管理，提升管理秩序性，總監理人員要不定期抽查。

2.加強日常監督檢查工作，注重獎優罰劣

結合項目建設要求和技術規范，工程監理單位以檔案管理工作責任制為依據和框架，在項目實施過程中嚴格落實“自檢、互檢、交接檢”三個環節，做好材料移交和保管工作。工程施工進程中，定期或不定期進行檔案抽查，對監理檔案的收集情況進行檢查，針對表現優異的單位和個人進行獎勵；對監理檔案管理不符合法律法規規定的單位和個人進行嚴肅處理。施工階段的檔案資料和計量支付之間要建立直接聯系，分項目交工計量的時候，要結合質檢資料、試驗資料的整合水平進行計量支付，為工程監理檔案管理工作奠定良好基礎。

3.強化檔案隊伍建設，培養專業人才

檔案管理人員培訓工作要列入重要議事日程。工程監理單位要給檔案管理人員提供充足的參與培訓的機會，堅持人員的繼續教育，學用結合、按需施教，使人員管理理念與時俱進，提升人員檔案管理能力，將人員的自我發展和企業發展目標結合起來。此外，利用約束和激勵機制激發檔案管理人員的工作積極性，在單位內部形成踏實肯干的工作作風，這是監理單位檔案管理工作質量提升的重要路徑和方法。

4.運用技術手段，提高監理檔案管理水平

公路項目建設工期長、專業要求高，在工程建設的整個過程中，項目建設形成的監理檔案資料數量龐大，統一和規范管理難度比較大，傳統的監理檔案管理工作模式難以滿足現代公路項目監理檔案管理需求，因此，項目監理單位要利用大數據技術和數字化管理手段，建立起檔案管理信息系統，充分利用計算機、攝像機、掃描儀等技術，使工程監理檔案朝著數字化、智能化方向發展。