基于教務管理系統的高校教務工作優化與創新*

魏家駿 （華北科技學院）

在我國，由于教學管理模式的不同，各高校的教務管理系統都有自身的特點，但大致功能不盡相同，國內高校的教學工作核心內容就是教務管理工作。多數高校都使用著各類教務管理系統客戶端來幫助學校管理教務日常工作。一般的教務管理系統分為10 到12 個功能大區，在功能上，教務管理系統的模塊劃分大同小異，大都匯集了學生學籍、教學安排、考試、教材、考評、成績、畢業等相關業務的功能。而在基于教務管理系統的傳統的管理模式中，一種是教務處或相關的職能部門在對一些基礎工作做了分工以后，由人工完成了大量的前期數據儲備工作，再通過工具導入教務系統；再一種是人工完成數據儲備工作后一一錄入系統。但歸根結底，繁瑣的前期工作是不可避免的，審核通過手工校驗，工作量大且繁，數據的完整性也不能得到充分保證。條件到位經費充足的高校，依托自身校園網絡，結合本校教務管理實際情況，拉攏計算機人才自行開發各管理模塊，甚至可以做到打通各類管理平臺，形成信息一體化的大行政管理平臺；條件差的高校，就只能購買使用單機版的教務管理系統，僅實現其中一些相關的模塊，其余教務管理環節，很多公司都是單獨收費且不開放數據接口，這些高校只能使用計算機對信息進行簡單管理，教務科內各模塊管理人員通過專用客戶端界面對各模塊進行操作，但在各教學單位與教務處各科室之間沒有信息交互的手段。還是依仗著QQ、微信、內部網站等渠道傳遞信息，教務管理系統只能成為信息匯總和省力辦公的一個小工具。

一 教務管理工作中存在的問題

（一）教務管理系統無法實時跟進制度

學校為了完善健全教學工作，會適時不斷地對政策做出調整，從而使學校教學管理工作能夠有序開展，但對于系統而言，之前的一些功能就會發生變化而得不到及時的更新，再由于各學校狀況不一，結合經費等實際困難的情況，自身開發系統是很困難的，系統中體現的問題只能一拖再拖，可能很長一段時間才能改善小部分的模塊功能。于是就出現了管理混亂的現象，需要人為的做出調整，耗費了大量工作時間。

（二）人員變動引起的業務素質不強

學校人員變動是一件很經常的事，但就是一些業務性很強的崗位，職位、職稱、待遇等環節學校沒有給予一定的支持，在激勵機制不完善的情況下，很容易造成人員流失，一旦出現人員變動，新的教務管理員就需要從頭到尾對系統重新熟悉學習，學校沒有關注到此崗位的業務能力和專業度。與此同時，針對已經在職的教務管理員沒有進行系統的培訓，導致了教務管理員單純地工作，尚未將自身的能力和素質進行提高。這期間不免會出現空檔期，工作銜接漏洞，更會引起教務管理效率直線下降。這樣的反復打擊容易造成各級教務管理工作不積極，互相推諉工作，使得管理出現混亂。

（三）教務管理職能有待細化

職能細化主要體現在現在的教務管理員與職能部門科室的分工，各職能部門與教學單位教學秘書的分工兩方面，主要是因為高校教師較多，教務管理人員只有一個，有限的人數無法掌握各個教師的工作狀況，無法掌握各個學院的教學環節時間節點。若再對某個時間節點該由誰去完成系統內那部分信息的更新沒有一個非常明確的設計，則無法有效地科學地對所有教學活動進行妥善的管理。一般來講，學校教務管理員是不負責主要業務的，而是在出現業務矛盾無法順暢解決時去處理或及時向技術部門反映問題，但在實際操作中，教務管理員往往由于權限大，不知不覺就干了很多不該自己去干的事情，這樣雖省去了教學秘書很多事務，但也造成了一些不必要的麻煩。

（四）教務管理系統自身的不足

市面上多數的教務管理系統是通過一些權限的限制實現分層分級管理的，但這些權限開關往往是軟件開發公司在做，對于條件一般的學校而言，學校只能在購買軟件的基礎上，構思自己的管理體系應該如何運轉，還要通過單位的政策調整考慮系統如何配合政策，如何做到人機合一，很大程度上做不到人性化服務，對于軟件商來講，數據接口和任何一部分單獨開發的模塊都是要加收高額費用的，對于一般的學校來講，很大程度上無法承受這樣的經濟壓力，可能單位有專業開發的人員卻因各種限制無法自行開發相應功能。對于一些條件較好的學校而言，系統開發和數據接入自己隨時調整不存在問題，然而因為不是同一標準的軟件，從管理層面看，反而會出現一些溝通不順暢、理解差異引起的系統與制度不符現象，管理者和開發者站的角度不同，做出來的東西就不一樣，可能會出現因一些功能簡化而忽略了必要流程等問題。

(五)系統數據管理不便

教務管理系統中幾乎每一個數據都會關聯很多功能，一旦關聯成功，無法改動，但眾所周知，高校的很多課程類數據會隨著人才培養方案的改動而發生變化，因此，在每出一版人才培養方案后，教務系統中就必須全套更換課程信息等數據，但一般的教務系統對數據的導入功能僅限于使用初期大數據準備性導入，無法實現更新導入，這是因為課程信息的很多詞條實際上是重復的，造成導入工具不識別，因而導致導入失敗。導入功能不能順利使用，就造成了大量時間的浪費，管理員要手動錄入每一門新方案中的課程信息，既不便于管理也花費大量時間做一些毫無意義的重復性工作。

二 高校教務管理工作的優化與創新

（一）加強制度學習，優化管理流程

學校日益發展，相關的規章制度也會隨之而優化，這時，對于教務管理員來說，必須適時跟進制度的學習，深入理解制度精髓，主動挖掘可優化管理的方式方法，對于條件允許的學校，教務管理員在對規章制度跟進后，要對系統可優化的模塊功能做出詳細說明，并與開發人員深入溝通，反復測試，并對分級分支管理人員進行調研和意見征求，完善新版教務系統并提出新的操作手冊。對于條件一般的學校，軟件是輕易改變不了的，所以就只能從管理方式方法做出適應調整，例如加強管理，完善審批流程，細化責任，模塊化負責制。明確每個人每個時間段的具體職責，保證在系統缺陷的情況下，通過人機配合較好的完成教務管理工作。

（二）減少人員變動，完善激勵機制

以我校舉例，教務管理員崗位從12年至今已更換6 人，其中4 人辭職，2 人調崗，離職的時間均在一年左右，均是剛剛熟悉一輪完整的流程就選擇離職。教務管理員在本就繁雜且隨時可能會加班的崗位上缺乏激情和動力，因此，在高校的教務管理工作過程中，要有適當的激勵機制去激發教務管理員的主動性與創造性，減少特殊崗位人員的變動，在制定政策的同時要征求該崗位的意見與建議，并充分考慮完善一套激勵機制。

（三）完善管理流程，細化職責范圍

以我校為例，我校教務處現分為綜合科、教學質量科、考務與學籍管理科、實踐教學科、教務科以及教學改革辦公室，13 個教學單位各設教學管理科。實施校院二級管理，其中教務處統籌進行教學管理制度建設、教務辦公規范、教務系統維護、人才培養方案、理論實踐課程體系、理論實踐課程建設、編制課表、調停代課管理、教室資源配置、教材征訂發放、數字資源應用課程考核、校內外考試、學籍學位、雙學位管理、輔修專業，將具體業務權限下放給各二級學院，教務處負責總體審核把關、監控屏評估。

（四）創新教務管理，共享信息化服務

教務管理工作是學校教學活動的中樞神經，往往牽一發而動全身，隨著科技進步，系統應不僅僅局限于單純的“系統”，需要將各個渠道的信息全部打通，在滿足日常教學管理基本要求的同時，要實現人機交互、實現資源共享、實現靈活的大數據儲存分析。融合各類社交手段、辦公軟件。以最瘦小的機身完成最繁雜的工作，并提升用戶興趣，提高管理質量、提升管理能效。在此將本人實際工作中遇到的可創新點舉例說明：

第一，在實際工作中，在人才培養課程編碼過程中，利用Excel 的vlookup 等函數輕松完成了以往人工編碼排流水號等大量工作，而這項功能完全可以放在系統里，根據設定自動生成編碼，互不干涉。

第二，校院二級管理中，教務處在完成準備工作后往往需要通過各類通信手段來提醒教學單位下一步指令，教學秘書完成后又通過各類通信手段再反饋給教務處。這項功能也完全可以放入系統，在教務處某項任務節點時通過系統直接發送任務給下一步操作人及步驟，當任務完成時發送一個完整的統計信息反饋給教務處。

第三，考試完畢后學生會有評教，與此同時，系統可以將學生卷面進行大數據分析，學生也可將考試的難易程度進行反饋并由系統進行數據統計分析，如此既通過人機交互反映出了問題，也對教學管理進行了總結。

（五）數據分批存儲，智能信息提取

在日常的高教管理中，每一學年甚至每一學期的大量數據都有一定的共性，例如每學期開設的課程是固定的。雖然一條數據關聯到了軟件功能，我們可以通過這些共性作為數據的屬性識別出相同數據，并提取當前學年或學期的準確數據。這樣，在教務系統的數據整理時，可通過每學期一包數據進行分類，這樣既方便了管理，也為廣大管理員能將大量數據進行導入提供了條件。在數據整理時，只需要將不同屬性的詞條標記，并通過導入工具進行數據導入，這樣便省去了大量人工錄入與校對的時間，使高教管理工作提升效率。

高校教務管理系統的數據要關聯，但也要適當地進行分離分類，例如每一年的數據單獨存儲單獨抓取，這樣就能通過數據導入等手段完成一些復雜的數據錄入工作；高校的教務管理工作要合理地利用教務管理系統，也要根據各類環境政策的變化進行適時的調整和優化。