檔案管理科學(xué)化與服務(wù)創(chuàng)新

孟祥洲

（巴彥縣人民醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 151800）

一、檔案信息系統(tǒng)管理的規(guī)范性

檔案信息系統(tǒng)有很多層次，但是大多都達(dá)不到檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)規(guī)范性、專業(yè)性和開放性的要求。信息化時(shí)代的到來(lái)，讓電子文件的數(shù)量也大大地增加，對(duì)數(shù)據(jù)的整理和收集是檔案管理工作的一大重要內(nèi)容。電子檔案讓檔案管理從根本上擺脫傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理模式，減少了檔案管理工作人員的工作中的勞動(dòng)量，同時(shí)提高了檔案管理工作的搜索效率，給人們帶來(lái)了極大的便捷。在建設(shè)檔案目錄中心和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要利用法規(guī)對(duì)電子文件的格式進(jìn)行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件進(jìn)行篩選，篩選出關(guān)鍵的信息進(jìn)行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費(fèi)。檔案管理基礎(chǔ)工作將檔案編號(hào)、分類信息等數(shù)據(jù)輸入電腦，這樣就可以對(duì)檔案進(jìn)行快速檢索。然而在進(jìn)行檔案編號(hào)和信息輸入的時(shí)候不能馬虎，盡量保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。當(dāng)開展實(shí)際工作的時(shí)候，需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行全面創(chuàng)新，提高檔案管理科學(xué)化水平是檔案工作者長(zhǎng)足發(fā)展的支撐。而檔案管理的基礎(chǔ)工作就是將現(xiàn)代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進(jìn)行了優(yōu)秀的檔案管理基礎(chǔ)工作以后，原本繁亂的檔案就已經(jīng)整理到了現(xiàn)代化檔案管理的框架之內(nèi)，按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規(guī)范性。

二、檔案工作管理方法創(chuàng)新

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案管理工作者應(yīng)該要準(zhǔn)確的把握部門之間的聯(lián)系，充當(dāng)部門之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集。在實(shí)際管理過(guò)程中，檔案管理工作者主動(dòng)去了解各個(gè)部門的實(shí)際情況，同時(shí)要積極的去研究如何更有效的做好文件檔案的采集工作，收集歸檔。及時(shí)歸檔，日清月結(jié)，推動(dòng)檔案管理日常化。由于醫(yī)院工作存在緊急性、醫(yī)療結(jié)果導(dǎo)向性等特點(diǎn)，在實(shí)踐中不能重醫(yī)療、輕檔案，對(duì)重要文件及時(shí)整理歸檔。檔案是對(duì)工作過(guò)程的記錄，是后續(xù)查詢、研究及管理等工作的重要依據(jù)，需要在各項(xiàng)相關(guān)工作完成后及時(shí)進(jìn)行整理并定期歸檔，避免時(shí)間拖得過(guò)長(zhǎng)造成對(duì)重要信息的遺忘或遺漏、待歸檔文件堆積過(guò)多造成檔案管理人員的拖沓及畏難心理、檔案管理人員變更造成對(duì)當(dāng)時(shí)情況不了解難以進(jìn)行準(zhǔn)確歸檔等情形。加強(qiáng)醫(yī)用的檔案管理，按“卷”為單位整理的檔案，其“卷”內(nèi)構(gòu)成的主要保管單位由文件目錄、原始文件及備考表等組成，卷內(nèi)原始文件一般情況是按照時(shí)間順序排列，同時(shí)結(jié)合重要程度綜合考慮。按“卷”為單位進(jìn)行整理，其難點(diǎn)就是特別注意如何將不同年限和不同類別的文件資料分別進(jìn)行組卷整理保管。因?yàn)橥ǔ＿@些類別的文件之間的聯(lián)系都較為緊密，每一卷都密不可分，每一年度工作任務(wù)按卷來(lái)整理。比如科研項(xiàng)目、儀器設(shè)備、基建等檔案可以運(yùn)用“按卷整理，按件裝訂”的方法整理，儀器設(shè)備會(huì)在科研工作中產(chǎn)生儀器鑒定、使用記錄、校準(zhǔn)、維修等補(bǔ)充資料；基建會(huì)有裝修、改造、維修等檔案產(chǎn)生。綜合各方面因素考慮，采用“按卷整理，按件裝訂”的方法整理以后，在使用者隨時(shí)需要利用其中某份文件的時(shí)候更加一目了然，同時(shí)也更有利于檔案的保密和安全。讓檔案管理的功能發(fā)揮得更有效，運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)，檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。檔案管理在各項(xiàng)工作中起著越來(lái)越無(wú)法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案系統(tǒng)化再上新臺(tái)階。

三、對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提升

檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作而言也有著十分重要的作用，工作人員自身工作素質(zhì)和專業(yè)能力對(duì)這項(xiàng)工作的開展將起到直接影響作用。所以，加強(qiáng)人員素質(zhì)也是這項(xiàng)工作的重要要求之一。高素質(zhì)工作人員對(duì)于工作所投入的關(guān)注程度將更大，因此在實(shí)際工作中其也將用更為嚴(yán)格的制度和態(tài)度約束自身，這對(duì)于檔案保密工作的開展也有著十分重要的積極影響。根據(jù)目前醫(yī)院的發(fā)展要求，現(xiàn)代醫(yī)院管理過(guò)程中要求建立醫(yī)用檔案管理信息平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院耗材的有效管理。醫(yī)用耗材是目前醫(yī)院管理過(guò)程中的一個(gè)重要項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院的足夠重視。國(guó)家《關(guān)于全面深化價(jià)格機(jī)制改革的意見》提出，要“鞏固取消藥品加成成果，進(jìn)一步取消醫(yī)用加成”。繼若干地方零散地取消耗材加成之后，耗材零差價(jià)將要在全國(guó)范圍內(nèi)推行。因此，探討醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺(tái)構(gòu)建具有重要的現(xiàn)實(shí)意義與科研意義。醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)用耗材檔案管理的智能化和信息化，規(guī)范快速完成醫(yī)用耗材精細(xì)化管理。醫(yī)用耗材研究信息的獲得、醫(yī)用耗材檔案的建立、資質(zhì)證件的效期管理，以及醫(yī)用高值耗材的檔案管理方面。通過(guò)綜合分析醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題并提出對(duì)應(yīng)策略，有利于提高檔案管理工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展。而在實(shí)際工作中，這要求醫(yī)院檔案管理人員提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，不斷提升自身專業(yè)水平，掌握檔案資源的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，從而提高醫(yī)院檔案管理工作水平，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的改革和發(fā)展。

為了使檔案工作更好地適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，必須加強(qiáng)信息化條件下的管理和服務(wù)創(chuàng)新，這也是讓檔案管理工作更加現(xiàn)代化的必然選擇。才能更好的完善檔案工作效率，具有非常高的實(shí)用價(jià)值。總之，結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上新臺(tái)階。