提高電力企業辦公室行政秘書工作水平

俞辰

（江蘇省電力設計院，南京 211102）

一、企業辦公室行政管理職能

（一）協調內外管理工作

在行政管理工作過程中，企業辦公室是重要的中間環節，并有效地將企業管理人員以及各個部門的員工形成一定的結構并緊密相連，能夠在企業發展中起到重要的協調內外穩定關系的作用。同時，可以在第一時間將企業領導層的各個信息傳遞給下層員工，并隨時掌握發展趨勢，對工作內容進行更改、完善，以及對企業運營生產等各個環節提出相應的建議和制定合理的決策，從而優化各個部門的發展。

（二）有效呈現企業文化功能

從客觀角度來講，企業辦公室可呈現出企業多樣化的文化模式，促進企業文化的發展。企業管理者在發揚企業文化精神時，需借助多樣化的行政管理手段制定創新企業文化，在企業經營中有效地將企業文化呈現出來，促使內部員工更好地了解企業文化，促進團結，增強凝聚力，并為企業的發展創造更多的價值，從而推進企業的進一步發展。

二、電力企業辦公室秘書行政工作中存在的問題

（一）協調能力不強

在電力企業辦公室工作過程中，秘書要明確自己的任務，并按照要求去準備，但是在實際電力企業辦公室工作中，秘書并沒有明確自己的任務，而是盲目工作，很多任務都缺乏時效性，在很大程度上降低了工作效果。電力企業辦公室秘書在解決問題上以及接待服務，任務傳遞上都有待提升，并且要加強秘書的溝通理解能力，同時在接待服務上也存在著一定的問題，從而很難起到辦公室行政的輔助作用。

（二）電力企業行政秘書工作素質有待提高

隨著電力企業的不斷發展，對辦公室秘書工作提出了更高的要求。但有的企業秘書缺乏專業性知識，不能滿足現代發展的要求，同時秘書知識更新較快，在職行政秘書如果沒有提高自身工作的思想覺悟，會致使視野不夠開闊，并在實際工作中與領導的要求不符，很難完成好本職工作。同時，在實際工作過程中受到工作環境和時間的影響，秘書如果不能在工作上做到有時效性，就很難實現預期的效果，從而影響整個企業的發展進程。

三、提高電力企業辦公室行政秘書工作水平的措施

（一）提高電力企業行政秘書的綜合素質

為了使得電力企業各項行政工作能夠有效進行發展，秘書就要不斷地提升自身的綜合素質，并充分在工作中發揮自身的輔助作用。行政秘書要認清自己的職責，提高政治素質，樹立正確的人生觀、價值觀，同時要不斷地在發展中更新自己的知識體系，提高自身的業務素質。總之，行政秘書要不斷地加強自身的學習能力，并掌握專業的業務知識，從而有效地幫助領導解決各種問題。

（二）不斷地改進工作方式

秘書就要不斷地改進工作模式，采用先進的管理手段提高工作率，并且在實際工作過程中，要合理地運用、實踐，不斷地充實自己；在實際工作中思路清晰、善于思考，從而在遇到問題時能夠有效解決，提高工作效率。

（三）要做好上下協調配合工作

在電力企業的工作中，行政秘書扮演著多個角色，要處理整個企業的各種管理工作。秘書要做好上下級傳遞工作，并不斷轉換角色，妥善處理領導上下級與員工之間的傳遞工作，同時要不斷提升自身的專業水平，協調配合各項工作。

（四）養成良好的保密工作習慣

一是文件保密方面。秘書經常需要起草各種文件、工作報告及講話材料等，資料中常涉及企業的生產經營數據、人事任命等各種不能公開的內容，因此，內部文件資料應在內網計算機上起草擬制，并加密予以保存，打印和印刷由專人負責，半成品、校樣、廢紙等應及時在碎紙機里銷毀。切勿將文件資料攤滿在辦公桌上，要認真做到“人離文入柜”。文件資料發放要有明確的范圍，發放時也應由專人負責。在保管中要有登記，專人專柜保管，并經常清理、檢查。收到或發送涉密公文要通過專門的保密管理人員辦理。秘書要做到不該看的堅決不看，不該說的堅決不說。二是會議保密方面。重要會議會前要考慮會議方案、與會人員名單、會議議題、重要文件內容、領導講話提綱、會址及通知方式等，同時注意在領導未作出公開決定時不得私自透露相關信息；未經批準，會中不隨意錄音錄像；會后，對會議內容公開程度，是否公開，都要重點考慮，會議中發放的文件資料等，需要編號回收的都要及時收回。三是郵電保密方面。接打電話時要注意場合，不在公共場合談論重要敏感信息。發送或接收帶有重要信息的傳真時不要離開傳真機。使用內網郵件系統傳遞工作信息，涉及內部重要資料的郵件還須加密傳遞。此外，在發送電子郵件時要仔細核實對方的郵件地址，避免誤發造成重要信息泄露，同時對他人的電子郵件內容、資料等要有保密義務，未經同意，不得以任何形式泄露給第三方。四是交談保密方面。秘書作為領導的參謀助手，在與單位其他部門人員交流時，不要隨口泄露領導不成熟的意見、決策動向、人事調配等事項，尤其在接待外單位人員時更要對企業內財務、人事、規劃、建設、用戶信息等守口如瓶。針對外單位索要企業秘密信息的，如確有必要的，須辦理相關審批手續，簽訂保密協議才可提供。五是新媒體保密方面。當今自媒體時代，微信、微博、QQ等成為人們方便快捷的交流工具，可以隨時分享個人動態，也可以組建群組安排布置工作，但秘書在使用這些社交軟件或社交平臺時要堅守保密原則，謹言慎行。不發任何與工作有關的朋友圈動態及信息，微博、QQ等的登錄密碼設置也不要過于簡單。在日常生活中要注意甄別掃碼活動，不貪便宜，不給病毒入侵機會。

四、結語

電力企業行政部門綜合能力較強，同時要擔負多項事務，對電力企業發展生產具有重要影響。因此，本文將對提高電力企業辦公室行政秘書工作水平進行研究，并提出相應的建議，從而實現電力企業行政工作人員水平的有效提升。