新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理工作的思考

張鳳宇

（天津市第二煤氣有限責(zé)任公司，天津 300000）

一、前言

企業(yè)檔案是指在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)研究活動(dòng)中形成的各種有價(jià)值的資料的總和。它與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)信息和相關(guān)信息共同構(gòu)成了企業(yè)的信息資源，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、戰(zhàn)略決策等起到了積極的作用。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。它對(duì)規(guī)范企業(yè)行為，提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率具有十分重要的作用。完善企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)歷史的重要任務(wù)。隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，企業(yè)已成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主體。它們的地位、功能、內(nèi)部機(jī)制和外部環(huán)境都發(fā)生了重大變化。企業(yè)檔案管理的內(nèi)容、范圍和復(fù)雜性不斷深化和擴(kuò)大，檔案信息在收集和管理中的數(shù)量不斷增加。因此，企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化在很大程度上反映了企業(yè)的績(jī)效和管理水平，但目前我國(guó)部分企業(yè)檔案管理工作能力薄弱，檔案積壓嚴(yán)重，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有很大影響。為了全面提高企業(yè)檔案管理的水平和質(zhì)量，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的順利發(fā)展。

二、新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作

（一）重視企業(yè)檔案管理工作，加強(qiáng)檔案人員和領(lǐng)導(dǎo)人員的管理意識(shí)

企業(yè)檔案的發(fā)展，不僅要著眼于近期的實(shí)施計(jì)劃，而且要制定長(zhǎng)期規(guī)劃計(jì)劃和短期實(shí)施計(jì)劃，建立各種規(guī)章制度，改善企業(yè)檔案管理?xiàng)l件，明確檔案、資料室和辦公室。目前，檔案管理工作還存在一些不足，無(wú)法完成企業(yè)的全面發(fā)展，阻礙了企業(yè)的發(fā)展前景。檔案管理是一項(xiàng)集服務(wù)與管理為一體，貫穿各單位各部門(mén)的高度專(zhuān)業(yè)化工作。檔案資源以文本、圖像、視頻等多種載體形式存在。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，檔案資源是單位的重要無(wú)形資源，是重要信息的來(lái)源，是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的基礎(chǔ)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案工作者的工作重點(diǎn)是檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案工作者通過(guò)對(duì)檔案資源的整理、挖掘和提取，開(kāi)發(fā)有價(jià)值的信息資料，為用戶(hù)提供及時(shí)的服務(wù)，使用戶(hù)得到啟發(fā)，激活檔案信息，成為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理不應(yīng)局限于檔案室，而是為本單位的發(fā)展服務(wù)環(huán)境。檔案工作者不僅要有專(zhuān)業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，而且要加強(qiáng)管理人員和企業(yè)員工的檔案意識(shí)。檔案工作人員不僅要定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，而且要全員學(xué)習(xí)，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)檔案管理的工作方法，全員學(xué)習(xí)公司檔案制度的檔案。只有通過(guò)學(xué)習(xí)，才能提高全體員工的檔案素養(yǎng)，創(chuàng)新工作方法，否則只能堅(jiān)持舊方法。此外，建立檔案員晉升機(jī)制，是穩(wěn)定檔案建設(shè)的有力措施，也是檔案員積極探索、學(xué)習(xí)檔案管理的良藥。

（二）建立健全完善的企業(yè)檔案管理制度

加強(qiáng)制度建設(shè)是完善檔案管理機(jī)制、開(kāi)展檔案工作的保證。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作實(shí)際，制定切實(shí)可行的檔案管理操作規(guī)程，努力做到有章可循。當(dāng)前，要修訂和完善現(xiàn)有的檔案制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化。由于檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，具有保密性，檔案工作應(yīng)采取集中管理、統(tǒng)一存儲(chǔ)的方式。所有檔案都要由專(zhuān)職人員管理、歸檔、保管，形成一條工作線，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。在新形勢(shì)下，有效的檔案管理首先要把法律規(guī)定擺在首位，建立健全法律法規(guī)，使檔案管理制度具有法律依據(jù)。但是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工也要提高法律意識(shí)，強(qiáng)化法律觀念，使企業(yè)檔案管理合法化、規(guī)范化。企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題和漏洞，建立健全檔案管理制度和規(guī)章制度，限制承辦單位遵守規(guī)章制度，確保檔案信息的正確管理和使用。

（三）重視企業(yè)檔案的搜集工作，將信息化建設(shè)融入到企業(yè)檔案管理中來(lái)

目前，企業(yè)檔案工作還存在著收集結(jié)構(gòu)不合理、檔案組成優(yōu)化不充分、收集不全、重量輕、重量輕、使用輕等不合理因素。這將制約企業(yè)的生存和發(fā)展，必須盡快加以改變。檔案收集是檔案工作的基礎(chǔ)和出發(fā)點(diǎn)。沒(méi)有檔案的收集，就不會(huì)形成檔案。檔案的收集質(zhì)量直接影響到檔案的質(zhì)量。企業(yè)檔案（室）要加強(qiáng)檔案的收集，千方百計(jì)擴(kuò)大檔案的范圍和種類(lèi)，努力建設(shè)數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化、特色鮮明的檔案信息資源保障體系。信息化是檔案管理發(fā)展的重要方向，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)與處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集與傳遞網(wǎng)絡(luò)化。因此，企業(yè)必須加快檔案管理現(xiàn)代化，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則，把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)整體。在信息化建設(shè)的規(guī)劃和規(guī)劃中。按照統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、安全保護(hù)的原則，實(shí)現(xiàn)信息資源共享和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理水平和檔案利用價(jià)值。提高企業(yè)檔案的管理水平，必須從大量的信息資料中選擇企業(yè)可以使用的有價(jià)值的信息，在入庫(kù)時(shí)嚴(yán)格控制質(zhì)量，按不同屬性進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，將各種信息資料結(jié)合起來(lái)。在找出它們之間的有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上。在企業(yè)檔案的整理、鑒定、保存等各種業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，應(yīng)注意保證檔案的高質(zhì)量。

（四）提高企業(yè)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。要使檔案工作者適應(yīng)檔案管理的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，努力提高檔案工作者的知識(shí)水平和管理能力。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備語(yǔ)言文字能力、信息開(kāi)發(fā)能力、運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和創(chuàng)新能力。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案工作者應(yīng)通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和自學(xué)相結(jié)合，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能，以滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，滿足用戶(hù)的需要，更好地為廣大用戶(hù)服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，在新形勢(shì)下，只有與時(shí)俱進(jìn)，才能開(kāi)創(chuàng)檔案管理的新局面。做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，可以為社會(huì)進(jìn)步作出重大貢獻(xiàn)。檔案管理的未來(lái)充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案工作者必須積極把握時(shí)代的節(jié)奏。在檔案管理工作的實(shí)踐中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，使檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步。