電子技術在檔案信息化建設和管理中的作用

馬丹

（遼寧建筑職業學院，遼寧 遼陽 111000）

我們通常所說的電子技術，一般是包括磁性、光學、電子、數據、電磁或者比較相似的技術，此類技術的應用非常廣泛，在各個行業中都起著十分重要的作用，檔案信息化管理與電子技術的運用程度息息相關，所以電子技術在檔案信息建設及管理中的作用，是非常注重現實性的。

一、電子技術與檔案信息化建設及管理的重大聯系

（一）提升檔案管理效率

對于檔案信息化建設和管理，主要靠各種電子設備及信息系統，所以，檔案管理工作人員并不需要完全依靠人工來完成此工作，包括信息的傳輸、保存和資料的查詢、整理，都能用計算機和檔案管理信息系統來完成。例如，以往的檔案管理通常是用紙質的檔案進行分類，在放進檔案室進行管理，在查閱檔案的時候就要相關工作人員按照分類進行查找，這種方法耗時比較長，使工作人員的工作量大大增加。如果運用了電子技術，保存檔案的時候就可以利用電子檔案進行儲存，在查找的時候只需要輸入相關的檔案編號或名稱等等，就可以很快將檔案資料調出，比人工查找工作效率要高很多。電子技術的運用使檔案信息化管理的效率有著明顯的提高，將工作人員從百忙中解脫出來，對檔案信息化管理的意義非常強大。

（二）增加檔案信息化速度

根據目前形勢來看，檔案的信息化發展是必然之路，但在我國檔案信息化的建設起步比較晚，還處于萌芽狀態，不管是設備的引進及運用，還是在相關領域的推廣，都尚存許多不足，嚴重影響了檔案信息化建設的正常發展，而電子技術的出現很大程度上解決了這些難題，加快了檔案信息化建設發展的腳步。檔案信息化建設發展的關鍵所在是技術的發展，所以，檔案信息化的快速發展要依賴計算機技術及網絡信息技術的充分運用，而這些技術是電子技術的重要方面，檔案信息化建設的順利發展，必須掌握相關電子技術，并充分運用到檔案管理工作中去，檔案信息化建設中出現的種種問題也同樣得到了更好的解決。

（三）檔案信息的高效利用

檔案信息的管理工作除了將檔案資料、檔案信息進行存儲和整理以外，還包含檔案信息的運用，電子檔案的利用可以使檔案信息更好的運用。電子檔案并不是實體存在，而是通過網絡進行傳遞信息的，可以使資源進行共享，將檔案管理在時間與空間上不在受局限，在需要時還能同時供多人查找利用，很大程度上提高了檔案的利用率。另外，電子檔案多以光盤及磁盤等形式進行存儲，具有體積小、容量大的特點，使檔案信息更能充分的被利用，提高檔案信息化管理的效率。

（四）確保檔案信息的安全性

以往的檔案信息管理主要以紙質檔案資料為主，如果溫度及濕度不適合，就會導致檔案資料的破壞，同時紙質檔案資料在查找的時候比較繁瑣，如果檔案數量較大，也會導致檔案的損害或丟失。但是隨著電子信息技術在檔案管理中的逐漸運用，將紙質檔案變成電子檔案的形式儲存在計算機或數據庫內，就會很大程度的減少檔案資料損害的狀況出現，還可以利用備份和加密等手段將電子檔案的風險降到最低，避免檔案信息的丟失，確保信息的安全性。

二、電子技術的檔案信息化建設及管理措施

（一）制定相關的電子檔案管理制度

在國內的檔案工作中，檔案的管理是最主要的一個組成部分，雖然在檔案管理方面的管理制度制定的都很明確，但是，隨著檔案信息化的逐漸深入，在檔案管理中電子技術應用比較廣泛，致使檔案管理的實質內容發生了變化，以往的檔案管理制度已經不適合當前的檔案管理工作，所以，檔案管理工作制度必須更新，重新擬定新型電子檔案的管理制度是重點內容。比如，在以往的檔案管理工作中，檔案資料的保管制度是從檔案室著手的，室內必須具有防高溫、防潮、防水等重要防范措施，自從檔案信息應用了電子技術之后，以往的紙質檔案已經被逐漸取代，傳統的檔案室管理制度理所當然的被淘汰，使計算機管理及檔案管理的相關規范得到了完善。

（二）增加電子技術研發經費的投入

為了檔案信息化建設與管理的快速發展，必須增強電子技術的研發。而我國，當前的電子技術還很不完善，檔案管理方面還尚存許多的弊端。比如，檔案信息的安全問題，雖然電子檔案在存儲期間可以得到強有力的保護，但是，因為檔案信息是需要依靠網絡來傳遞的，在傳輸過程中，仍然存在信息泄露的風險，特別是保密性較強的一些檔案資料，一旦被有心之人獲取，就會產生非常嚴重的后果。所以，在檔案信息化建設及管理中，一定要加強電子技術相關科研的重視程度，增加資金的投入，使檔案信息的安全防護得以不斷增強，給予檔案信息工作強有力的支持。

（三）推進檔案信息資料的共享

在檔案信息管理工作中，不僅僅是檔案信息的儲存及整理，還要將檔案信息進行充分運用，以往的檔案信息管理中，主要是以紙質檔案為主，而紙質檔案需要大量的儲存空間，不能復制多份，嚴重影響了檔案資料的共享。隨著電子檔案的推廣，使檔案信息的共享難題得以解決，方便了資料的查閱，可以使檔案資料隨時隨地的進行查詢。所以，檔案的信息化建設及管理一定要將電子檔案的這個特點著重發揮，在確保檔案安全性的前提下，建立多個開放的檔案信息平臺，將檔案信息資料向社會上各個有需要的部門進行分享，使相關的檔案信息能夠更好、更廣泛的應用到工作中去。

（四）網絡資源的開發運用

在我國，電子技術雖然得到了很大程度的運用，但是由于起步比較晚，并沒有相關規范的管理制度存在，所以，各個行業中并沒有統一、權威的檔案信息平臺，各個檔案信息資源也都存儲在不同的平臺內，使用戶在查找及利用檔案資源的時候造成了極大的麻煩。檔案信息化建設及管理還需要我們進一步的重視并對其開發利用，運用電子信息技術進行整合，并對其進行集成化的電子檔案管理，使電子檔案信息的利用更為方便。

總而言之，電子技術在檔案管理工作中已成定局，直接關系著檔案事業的發展前景，同時也是檔案信息化建設及管理的重點問題，為檔案事業的發展起著非常重要的作用，為了將此作用發揮到極致，就必須在管理制度及技術研發方面等采取積極合理的措施。