辦公室文書檔案的管理及常見問題探討

張盎

（焦煤公司寶雨山煤礦，河南 焦作 454000）

引言

辦公室文書檔案管理工作，是企業管理和未來發展的大計，對企業的長遠發展具有十分重要的意義。企業應當高度重視文書檔案管理工作，提高文書檔案管理的效率和水平，實現文書檔案的實用價值。

一、辦公室文書檔案管理基本特征

辦公室文書檔案管理區別于一般管理活動，其包含多方面特征，主要表現為：第一，以資料的收集與保存為重點。辦公室文書檔案中，包括的內容較多，如關鍵文件、物品存檔、人事書報、過程記載、事件發生等為主。一般文書檔案記載形式以紙質或電子版形式為主，在管理中應包括收集、管理、編冊編目以及保存等。第二，文書工作部分。文書檔案管理中，將文書工作作為重點，其涉及的內容有文件登記、立卷、歸檔與運轉，這一過程實質也為檔案形成過程。所以檔案管理工作應將文書工作作為基礎，其影響極為明顯。第三，文書檔案載體多樣性。文書檔案包含的內容較多，如會計檔案、新設備檔案、科技檔案、黨群管理，而在保存載體上，有責任書、合同、協議、錄像、錄音、照片或電子檔案等。

二、辦公室文書檔案管理常見問題

（一）文書檔案管理銜接問題

文書檔案管理涉及的部門較多，各部門均設置有相應的文書檔案管理崗位，崗位人員需充分了解文書檔案內容，便于后續文書檔案整理、查閱，為部門決策管理提供參考依據。同時，現代企業發展中，一般也設置具體的文書檔案管理部門，該部門負責對所有部門文書檔案做整體把握，需系統整理所有文書檔案。如何保證企業整體與部門間的文書檔案管理銜接，是影響文書檔案管理效果的關鍵，但目前大多企業這種管理脫節情況極為常見，甚至在文書檔案書寫方式上不統一，更無從談及提高企業文書檔案管理整體水平。

（二）電子文書與紙質文書檔案管理問題

電子文書檔案是企業辦公室文書檔案的常見形式。近年來辦公自動化趨勢下，文書檔案管理中電子文書檔案所占比重越來越高。但需注意的是，盡管相比紙質版文書，電子文書管理更加容易，但電子文書相關數據不具備安全性、可追溯性，很可能出現被復制或篡改情況，一旦出現意外，原始檔案真實性將因此降低。而對于紙質文書檔案，其管理效率與安全性一直倍受關注。例如，許多紙質文書檔案內容與電子版內容重復，直接造成管理人員工作量增加，且資源被浪費。

（三）文書檔案管理人員素質問題

現代企業文書檔案管理與傳統管理形式不同，不再局限于文檔收集層面，更強調專業性、技術性。特別是文書檔案載體上，既有紙制形式，同時包括電子存儲形式，這就要求管理人員在綜合素質上加強，不斷提高專業技術能力，在原有的收集整理能力基礎上，還需對計算機基礎操作、數據庫操作能力。但目前大多企業負責辦公室文書檔案管理的人員多為兼職人員，如人力資源管理部門負責整理，或由其他文職職務進行管理，致使文書檔案管理水平降低。

三、辦公室文書檔案管理中問題的解決對策

（一）加強對文書檔案管理的重視

企業要想做好文書檔案管理工作，提高文書檔案管理水平，應當首先改變思想觀念。對此，企業領導應當深刻認識到文書檔案管理的重要性，才能有效地保障辦公室文書檔案管理工作的順利開展。領導重視加大對文書檔案管理方面的投入，也是檔案管理工作的一大助力。同時，企業領導應當根據企業自身的發展需求，將文書檔案管理的特點考慮在內，制定出關于文書檔案管理工作的決策，正確規范和指導文書檔案管理工作。

（二）提高文書檔案管理人員的專業素質

一方面，企業應當加強對專業文書檔案管理人員的引進與培養，不斷充實文書檔案管理人才力量，并對現有的檔案管理人員定期或不定期組織培訓，給他們充足的提升自身能力的機會；另一方面，辦公室文書檔案管理人員應當積極地參加企業和社會組織的專業培訓，深入學習檔案管理知識，充實自己的專業檔案管理知識；不斷與時俱進，提高自身認識，學習檔案管理的新知識和新技能。

（三）健全文書檔案管理制度

制度是工作的保障，為了從根本上提升文書檔案管理的工作質量和水平，企業應當健全文書檔案管理機制，用制度來規范文書檔案管理工作，激勵文書檔案管理人員。對此，企業需要通過制度將檔案管理責任落到實處，使檔案管理人員具備責任意識，對文書檔案管理工作的流程和具體操作方法進行規范，以提高文書檔案管理工作的質量和水平。

（四）建自動化OA系統與檔案管理系統對接平臺

文書OA系統流轉與檔案管理系統各自存在，為促進文書歸檔效率，實現大數據的共享，可以考慮設計自動化OA系統文書審批后抓取到中間平臺，進行規則的初步分類及數據收集，再通過計算機及人為操作對其進行有效的管理，導入檔案管理系統，從而達到資源整合、過程整理歸檔，能夠實現文書、檔案工作合二為一的信息化管理效果。最終，能夠有效地將兩者的工作緊密結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。

結束語

在企業的發展運營過程當中，文書檔案是重要的歷史記錄。為了保證文書檔案能夠更加有效地發揮其實際價值，企業必須重視辦公室文書檔案的管理工作。辦公室文書檔案的管理是企業整體管理的一個重要組成部分，在企業開展管理事務的過程中，辦公室將事務過程中產生的文書進行歸納整理，形成檔案，是事務辦理完成后的必要步驟。隨著社會經濟的發展和企業改革的推進，文件檔案管理工作成為關系企業利益，制約企業決策的重要依據，面對愈加復雜的經濟發展形勢，企業必須增加對文書檔案管理的重視，不斷提高文書檔案管理工作的效率和質量，這樣做能夠促進企業整體管理水平的提升。