試論加強信息化建設提升事業單位檔案管理時效

孫思楊 周璇 鄭媛媛

(承德市計劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

為了更好地適應改革需要，提升服務水平，提高資源利用率，對事業單位進行檔案信息化建設勢在必行[1]。利用網絡技術，對檔案資源進行整合，增強資源的共享性和有效性，對事業單位和各企業有重要意義。

一、信息化檔案建設的重要性

（一）提高事業單位檔案資料保存時間

傳統檔案管理是將檔案放在一個固定庫房中。檔案是紙質材質，易受到潮濕的影響出現發霉、損壞等情況。庫房若不能做好有效預防措施，可能會出現老鼠等動物對檔案造成永久性損壞，丟失重要信息。傳統提檔模式需要人工提檔，費時費力，效率低下[2]。事業單位進行信息化建設將檔案存在固定磁盤中可以有效避免丟失、損壞等情況，確保檔案完整，有利于提高檔案保存時間。

（二）提高檔案管理效率

傳統檔案管理工作受檔案種類復雜多樣、內容繁多的影響，檔案管理工具非常復雜。人工錄入檔案易出現錯誤，影響事業單位和企業的正常運行。對事業單位進行檔案管理信息化建設后可以通過網上檢索等方式進行檔案查找，只需要輸入關鍵詞就可以找到有關檔案，有利于提高檔案管理效率，減少工作失誤。

二、檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理重視度不足，工作效率低下

檔案管理工作人員工作消極，缺乏責任意識，認為檔案管理只是一種機械的工作，導致單位領導想要獲取檔案信息時不得不重新整理。這種情況一方面浪費大量的人力物力財力，影響了工作人員的效率，打擊了其積極性，另一方面浪費大量時間，導致資料胡亂堆砌，浪費社會資源。當前很多事業單位檔案管理中的突出問題便是利用率不高，所以應該針對性的進行服務模式創新整改，以此種形式提升檔案管理最終成效。

（二）事業單位檔案信息化建設速度慢

目前還有許多事業單位沒有進行檔案管理信息化建設，依然采用傳統檔案管理方式，這對信息資源利用率產生了影響。事業單位對檔案建設重視度不足，缺乏主動性和創造性，把檔案建設當做一種可有可無的工作，導致投入到檔案管理中的資金有限，無法置辦相應設備，沒有專用的檔案管理軟件，數字化建設落后。秉承這種意識的領導已經無法使用檔案管理信息化建設的要求[3]。

（三）事業單位檔案管理人員專業技能不足

目前我國科技迅速發展，出現了許多先進的管理工具。目前事業單位檔案管理的工作人員需要具有熟練掌握計算機基礎知識、網絡技術及檔案管理經驗的人才，但是大部分事業單位檔案管理人員不是專業檔案管理人員。受事業單位對檔案管理工作不重視的影響，沒有相應的管理工具和基礎設施，管理人員對檔案管理信息化建設并不了解。由于檔案管理人才招聘機制存在問題，導致工作人員責任感不高，無法勝任復雜的管理工作，整理出來的檔案分類混亂，價值不高，影響各事業單位和企業。

三、事業單位檔案管理信息化建設措施

（一）完善管理制度，增強監督

建立完善的制度是對工作人員進行約束的重要措施，也能提高檔案管理效率的重要舉措。沒有制度，不成方圓。首先事業單位要根據單位的實際情況，依據我國現有法律法規并在尊重工作人員的合法利益的基礎上建立健全檔案信息化建設制度，要求對工作人員的工作內容進行明確規定，明確禁止行為和注意事項。其次要加強對檔案管理工作的監督，堅持內部監督和外部監督共同進行，對出現的問題及時改進，勇于接受社會和媒體的檢驗。事業單位負責人可以先讓檔案管理人員擬定一套制度，然后對其進行修改，最終形成一份完善的檔案管理制度。事業單位建立健全檔案評估體系，使檔案管理工作更加規范化、科學化。采用多元化的方式加強檔案管理，充分利用檔案中的有效信息，保障檔案的保密性。

（二）提高領導創新意識，增強信息化建設水平

事業單位領導對檔案管理工作發展尤為重要。一方面只有讓領導充分認識到檔案管理信息化建設的重要，才能提升檔案管理工作信息化建設水平。另一方面領導是事業單位的掌舵人，提高領導創新意識才能使事業單位管理建設跟上時代潮流。這要求社會和政府積極宣傳檔案管理的重要意義，加強對事業單位領導的教育工作，引導管理人員積極創新自身管理理念，提高管理人員的工作意識，樹立正確的工作態度，為檔案管理工作的順利開展營造良好氛圍。事業單位也要深入開展調研活動，制定符合事業單位長遠發展的檔案管理策略，明確管理目標，提升整體檔案管理水平。

（三）創新服務手段

目前一些事業單位檔案管理利用率較低，因此需要不斷創新服務手段，提高檔案利用率。事業單位不重視檔案管理工作，導致檔案管理利用率低下，從而又反過來制約事業單位檔案管理工作。因此想提高檔案管理工作首先要加強檔案管理工作重視度，并不斷創新服務手段[4]。具體措施可以為建立內部檔案管理系統，提升工作人員內部效率；建立數字化圖書館，對網站信息檢索功能實行優化，提升用戶調取檔案的便捷性，從各個方面提升檔案管理水平。

（四）加強人員培訓，提高工作人員素質

檔案管理是一項較為復雜的工作，需要具有默默無聞、無私奉獻的優秀品質，需要有全心全意為人民服務的責任和意識。檔案管理也不是一個人的工作，需要一個富有凝聚力的管理團隊。因此要加強檔案工作人員的培養和引進。首先在招聘方面的招聘方面嚴格要求招聘者的學歷、經驗和品質，重點尋找具有奉獻精神的人才，確保其能夠勝任繁瑣檔案管理工作。其次可以采用內部競爭的方式提高管理工作活力，通過聘請專家進行知識講座、向其他事業單位學習等方式培養人才，提升檔案管理能力。加強管理人員的培訓工作，主要對其計算機能力和管理技能進行培訓。年輕的檔案管理人員應虛心請教有經驗的管理人員，在檔案整理過程中發現問題，解決問題，提升管理檔案的能力。事業單位要營造良好的檔案管理環境，將數字化、智能化檔案管理作為學習的重點內容，提升員工的檔案管理意識。事業單位也應加大檔案管理設備投入，根據實際情況引進相關硬件和軟件設備，真正提高檔案管理工作水平。

結語

檔案管理信息化建設是一個較為漫長的過程，不能一蹴而就，需要在不斷實踐中探索。以上幾個方面僅是個人對事業單位檔案管理建設的一些建議和思考，但是檔案管理信息化建設還涉及到許多方面，僅憑上述措施還無法完善信息化建設。因此檔案管理信息化建設之路任重而道遠，需要國家的大力支持和社會各界的不斷幫助。