事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

王寧

（興安盟人力資源和社會(huì)保障局，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

一、事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的可行性分析

在開(kāi)展事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的過(guò)程中，最重要的是要組建相應(yīng)管理制度，保證人事檔案信息管理數(shù)字化的科學(xué)性和系統(tǒng)性。此外，要建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)，保證檔案部門的情況得到全面升級(jí)，加強(qiáng)對(duì)硬件方面的調(diào)查研究，如計(jì)算機(jī)和相關(guān)配套設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等。

在事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中，還應(yīng)該保障技術(shù)基矗不僅需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)的支持，還應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際發(fā)展水平進(jìn)行分析，有效制定科學(xué)的管理方式。同時(shí)，應(yīng)該保證對(duì)高素質(zhì)人才的管理，提高人事檔案信息管理的評(píng)估效果。要明確事業(yè)單位人事檔案信息管理信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)施要求。通過(guò)分析實(shí)施目標(biāo)，能夠確定目標(biāo)要素，保證實(shí)施要素的主體部分得到全面升級(jí)。此外，還應(yīng)該促進(jìn)管理體制、運(yùn)行體制、保障體制等相關(guān)體制的融合，為事業(yè)單位人事檔案信息管理提供充足的技術(shù)支持，保證事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化建設(shè)的整體效率。

二、事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化實(shí)施建議

（一）樹(shù)立正確的觀念

首先，為了更好應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，應(yīng)制訂靈活的管理方案，明確工作目標(biāo)與流程，建立現(xiàn)代化管理機(jī)制。其次，需加大宣傳教育工作力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，采取有效措施解決問(wèn)題，在樹(shù)立正確觀念的情況下，增強(qiáng)工作效果。在此期間，應(yīng)合理使用先進(jìn)的管理知識(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理，合理開(kāi)展相關(guān)鑒定工作，制訂統(tǒng)計(jì)管理方案，保證在實(shí)際管理工作中，明確各方面職責(zé)，創(chuàng)建多元化的管理機(jī)制。最后，在崗位工作中，需重點(diǎn)明確管理人員的工作內(nèi)容，建立崗位責(zé)任制度與獎(jiǎng)懲制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采取有效措施處置區(qū)域負(fù)責(zé)人，以便于提升相關(guān)工作效果。在此期間，還要保證信息資料儲(chǔ)存的安全性與合理性，創(chuàng)建先進(jìn)的信息資源管理機(jī)制，協(xié)調(diào)各方面工作之間的關(guān)系，按照相關(guān)順序執(zhí)行工作，提升檔案管理水平。

（二）構(gòu)建人事檔案科學(xué)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理自動(dòng)化

一是建立完善的工資管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理的過(guò)程中，在調(diào)整工資的時(shí)候所依據(jù)的條件較多，如任職文件、立功受獎(jiǎng)、享受待遇文件、資格證等。要?jiǎng)?chuàng)建工資管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)員工工資管理的自動(dòng)化，最大限度提升事業(yè)單位人事檔案信息管理的水平。二是建立組織工作管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化背景下，能夠全面了解事業(yè)單位內(nèi)部所有黨員的整體情況，如黨組織建設(shè)、黨組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和黨費(fèi)管理等資料，從而推動(dòng)事業(yè)單位人事管理更好的發(fā)展。三是設(shè)置計(jì)劃性檔案信息。作為事業(yè)單位人事檔案管理工作人員必須具備超前的意識(shí)，盡量站在管理者的角度來(lái)全面分析問(wèn)題，以便能夠最大限度發(fā)揮人才的作用。四是構(gòu)建人事文檔管理系統(tǒng)。在事業(yè)單位人事檔案信息管理過(guò)程中，可按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建完善的文件管理系統(tǒng)，如文稿的產(chǎn)生時(shí)間、主要內(nèi)容和保管期限，以便在需要的時(shí)候能夠快速找出不同時(shí)間的相關(guān)文件資料。

（三）完善管理流程

對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作而言，管理流程較為重要，相關(guān)部門應(yīng)予以足夠重視，樹(shù)立正確的工作觀念，創(chuàng)新實(shí)際發(fā)展形式與途徑，建立健全管理體系，以便于促進(jìn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展與進(jìn)步。首先，在實(shí)際工作中，要明確具體的范圍，對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行調(diào)整，逐漸提升數(shù)據(jù)管理工作效果，建立多元化的工作體系，明確各方面內(nèi)容，以便于協(xié)調(diào)發(fā)展。其次，在創(chuàng)新管理流程的過(guò)程中，檔案管理部門需建立完善的內(nèi)部控制體系，在動(dòng)態(tài)化管理的過(guò)程中，階段性更新檔案管理方式，做好維護(hù)工作。在此期間，可以使用先進(jìn)技術(shù)建設(shè)綜合歸檔方案，創(chuàng)建專業(yè)化的管理機(jī)制，在綜合歸檔的過(guò)程中，保障各類數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性與可靠性。最后，應(yīng)合理設(shè)置相關(guān)人員的權(quán)限，制訂完善的資料管理等方案，在合理保管的情況下，明確相關(guān)信息，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（四）提高檔案管理的安全意識(shí)

事業(yè)單位人事檔案信息化管理的一切工作都是在計(jì)算機(jī)上開(kāi)展的，因此檔案管理人員要能夠保護(hù)好計(jì)算機(jī)的安全。可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)安全技術(shù)培訓(xùn)，包括防范黑客的攻擊、管理電腦病毒等。檔案管理人員在工作的時(shí)候，不能隨便在計(jì)算機(jī)上插入一些外接設(shè)備，比如手機(jī)、移動(dòng)硬盤、U盤等。管理人事檔案的電腦要單獨(dú)使用，并且由專人進(jìn)行管理，不能接入外網(wǎng)。保存人事檔案的時(shí)候，要注意防輻射、防高溫、防潮，并且做好人事檔案的備份工作。同時(shí)還要建立完善的人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。要對(duì)計(jì)算機(jī)安全制度進(jìn)行規(guī)范，并且建立相關(guān)的安全標(biāo)準(zhǔn)，保證人事檔案信息的安全。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位人事檔案的信息管理數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了分析，明確了事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的可行性，并對(duì)其應(yīng)用的具體措施進(jìn)行了全面總結(jié)，提高了事業(yè)單位人事檔案信息管理的整體質(zhì)量。