分析商務企業檔案管理的智能化趨勢

伍云

（秀山土家族苗族自治縣商務委員會,重慶 409900）

引言：計算機改變了我們的生產生活方式，目前，隨著第四次科技革命的展開，智能化已經成為了產業發展的主要方向。很多商務企業都將智能化方式，應用在了檔案管理的過程當中，應用智能化的硬件以及軟件設施，提升管理的現代化水平。通過這種方式，企業在檔案查詢、利用、管理的成本進一步降低。

一、商務企業應用智能化檔案管理方式的價值

目前，商務企業的交易、貨款、貨品、生產線管理等信息，大多數都是通過計算機數據統籌的方式進行管理，這也導致檔案當中的相關數字化信息增多，通過傳統人工檔案管理方式，很難適應這樣的工作量與工作強度要求。從這個角度看，進行智能化發展，推動檔案管理的智能化，主要有以下幾方面的作用：

（一）建立統一的檔案管理標準，提升管理的有效性，避免由于傳統管理方式標準不統一，造成檔案管理的模式混亂，影響數據的快速讀取。

（二）智能化管理方式相對于傳統信息管理方式的顯著優勢之一，就是可以通過程序算法與模擬感知，實現更加強大的功能組合。檔案管理人員可以進信息自動讀取、信息自動加密、信息自動化歸類，通過程序語言進行統一設計，從而提升檔案管理的效率，進行更高質量的信息存儲與提取。

（三）智能化檔案管理方式，可以顯著提升信息管理的安全性，通過自動身份識別等方式，對檔案提取人員的身份進行核實，并通過云端智能備份等方式，對標記過的重要檔案進行雙份路徑存儲，這可以顯著提升信息的安全性。

（四）降低存儲空間。智能化檔案管理方式，可以按照檔案提取與錄入的頻次，自動對不常用的檔案進行歸類，如該類檔案被程序劃定為不重要也不常用等級，則可以通過自動壓縮的方式，節省存儲空間，同時也更有利于管理人員進行系統歸類，從智能化終端給出的意見當中，獲得相應的分類依據[1]。

二、應用智能化方式進行商務企業檔案管理的路徑

商務企業的檔案數據信息多、容量大，除了文字信息之外，還包含各種類型的圖片信息、影像信息、聲音信息等等，這就對原本的單一元信息存儲方式，提出了巨大的挑戰，很多企業一直應用WODAO-12以及KUAIS-213等相關檔案管理軟件進行信息分析，但上述軟件的智能化水平已經無法滿足商務企業的現代化檔案管理需求。因而，在提升檔案管理質量的過程當中，通過智能化管理方式，進行更加靈活的信息共享以及信息傳輸，才能提升管理效率。

（一）智能化檔案存儲

檔案存儲是商務企業檔案管理的基礎，只有獲得更加廣泛的真實信息，在橫向與縱向的海量信息比對當中，挖掘檔案信息的價值，才能為商務企業的未來發展戰略，提出有力的支撐。因而，提升智能化存儲效率，認識到智能存儲的主要路徑。與傳統存儲方式與檔案管理方式相比，智能存儲是智能化檔案管理的最顯著優勢和最鮮明特征，因而，商務企業的智能化建設，要從智能化檔案信息存儲入手，建設自動信息獲取系統。

1.智能存儲功能改變了傳統資源的實質性特征，而搭建了一種虛擬信息轉化與存儲模式，通過這種方式，信息的容量性可以顯著提升，檔案信息可以在更加數字化、程序化的體系內，進行流暢的運行。

2.智能化存儲可以有效避免檔案的自然老化，減少信息被認為篡改、刪減、受到蟲蛀、受潮等現象，相對于原始的信息拷貝與備份管理方式來說，智能化管理方式借助云端硬盤，可以對每一版本的檔案信息進行自動存檔，從而全面提升檔案管理的安全性。

（二）智能化檔案檢索

商務企業檔案管理的智能化檢索，可以顯著提升檔案信息的有用性，避免檔案一經入檔，則等同于無用。提升檔案檢索的智能化水平，主要是：

首先，對不同形式的檔案信息進行多種路徑的存儲，分析目前檔案管理當中，信息的主要幾種形式，按照自動歸類程序語言，對信息的存儲以及自動分類，進行更加靈活的管理。

其次，在存儲路徑上，進行更加靈活的選擇，更具信息上傳的時間、方式、發布人等等，選擇加密存儲、非加密存儲、本地存儲、異地存儲、云端存儲等等，在對每一種類型的檔案文件，設置不同的自動化title，從而方便信息檢索。、

最后，在存儲的過程當中，就對檔案的關鍵詞信息進行自動機提取，按照程序設定提取的先后順序，可以是使用途徑、上傳時間、金額、法律要點等等，方便商務企業的產品、營銷、人力工作人員，運用檔案信息進行有效的工作[2]。

（三）智能化檔案應用

商務企業的智能化檔案信息，通常都是以數字化的形式，存在于檔案管理系統當中，如何將這些數字信息進行有效整合，為商務企業的其他經營管理活動提供系統支撐，是檔案管理智能化發展過程當中的關鍵點：

1.采用網址、程序的方式，對檔案信息進行搜索，例如上海某電子商務企業，建立了比較便捷的微信小程序，將自己的檔案管理信息，發布到小程序上，內部員工可以通過相關身份密鑰登錄該程序，進行靈活的異地查詢。這大大便利了商務人員的報價、投票、交易，以及相關交易信息上傳。

2.對一些專業性、科研性的檔案信息，進行全企業共享，尤其是應用在員工培訓的過程當中，商務領域市場發展迅速，在新員工配的過程當中，只有提升檔案的新鮮程度，把握客戶的脈搏，才能滿足客戶需求，更加深入的挖掘檔案當中的有效信息，提升智能化管理水平。

結論：綜上所述，商務企業要不斷完善檔案管理方式，更新硬件系統與軟件系統，提高檔案管理人員的智能化操作水平。從本文分析可知，研究智能化檔案管理方式，有利于提升商務企業檔案管理的質量與安全性，促進其建立現代化檔案管理制度。因而，我們要不斷提升智能化技術與檔案管理工作的融合程度，更加高效的對檔案信息進行處理。