人力資源開發(fā)中人事檔案的價(jià)值分析

欒婷竹

（北安市房產(chǎn)服務(wù)中心，黑龍江 北安 164000）

一、人力資源管理和人事檔案管理的概念

人力資源管理就是將現(xiàn)有的人力、物力在借助科學(xué)分析的基礎(chǔ)上將其作用得到最大程度的發(fā)揮。人力資源工作從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)就是一項(xiàng)最大程度的調(diào)動(dòng)人們工作主動(dòng)性的工作，其基本要求是要任用對(duì)的人完成合適的工作，從而最大效率的完成相應(yīng)的工作，實(shí)現(xiàn)人盡其力的最優(yōu)化目標(biāo)。而人事檔案管理工作是與人力資源工作相對(duì)應(yīng)的，主要負(fù)責(zé)人才從事工作的跟蹤記錄，以及衡量其工作的能力，評(píng)定其工作表現(xiàn)。這些工作通常都是由專人負(fù)責(zé)的，最后根據(jù)檔案的記錄內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)、整理、保存等工作。由于諸多單位的工作人員并不是固定的，所以人事檔案管理的工作量也是較大的，隨時(shí)都會(huì)有大批的新員工基本信息以及工作信息需要記錄。對(duì)于人事檔案管理工作而言，其最大的特點(diǎn)就在于要保證資料信息的真實(shí)性及資料的完整性，還有文件的機(jī)密性等。詳細(xì)的人事檔案管理可以幫助工作單位管理者更好的了解每位員工的基本信息，從而使得人力資源負(fù)責(zé)人更好地為工作者進(jìn)行工作分工。

二、人力資源開發(fā)與人事檔案管理之間的關(guān)系

人力資源開發(fā)和人事檔案管理之間具有較大的聯(lián)系性，人力資源管理者根據(jù)人事檔案所記錄的內(nèi)容更全面的了解每一位工作者，知曉其工作能力與工作表現(xiàn)，從而對(duì)他們進(jìn)行更科學(xué)的任務(wù)分工。也就是說(shuō)，人力資源開發(fā)工作是以人事檔案的管理工作為基礎(chǔ)的，而人事檔案的管理工作又是對(duì)人力資源開發(fā)工作的記錄與跟蹤。人事檔案管理者只有將人才的各種信息進(jìn)行詳盡的記錄，才能保障人力資源開發(fā)者的工作更具有效率和科學(xué)性。對(duì)于房產(chǎn)服務(wù)這一領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，只有詳盡的人事檔案管理才能幫助人力資源開發(fā)者為人才安排服務(wù)或者營(yíng)銷等崗位。

三、在人力資源開發(fā)中管理人事檔案的價(jià)值與意義

（一）人事檔案記錄工作經(jīng)歷有助于公平評(píng)判

人事檔案管理工作的基本要求之一就是要對(duì)人才做各種詳細(xì)全面的記錄，同時(shí)要注意突出其工作經(jīng)歷與工作特點(diǎn)。只有在人事檔案管理者詳細(xì)記錄人才信息的基礎(chǔ)上，人力資源開發(fā)者才能更充分的了解人才的基本情況，對(duì)人才的工作表現(xiàn)做出更公平的評(píng)判，從而為其安排合適的崗位，以上種種都是需要以人事檔案的管理為基礎(chǔ)的。

（二）促進(jìn)人力資源的合理分配

對(duì)于任何一個(gè)工作單位而言，其工作崗位一定是多樣的，不可能僅僅需要某一類人才。而人與人之間往往是具有差異性的，每個(gè)人都有自己所擅長(zhǎng)和不擅長(zhǎng)的領(lǐng)域。只有真實(shí)有效的人事資源檔案記錄，才能促進(jìn)人力資源開發(fā)者更加科學(xué)合理的幫助人才安排合適的崗位，使其在合適的崗位上發(fā)揮更大的價(jià)值。在實(shí)際工作中，只有科學(xué)合理的分工才能夠有效減少人才流失、人才被埋沒(méi)的情況出現(xiàn)。

（三）能夠?qū)⑷肆Y源的效力最大限度地發(fā)揮

人事檔案是分析員工與人才的第一手資料，具有動(dòng)態(tài)性和實(shí)效性。通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，人才的潛能才能得到準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，才能更好地利用人力資源，避免人力資源的浪費(fèi)。人事檔案管理就是要盡可能詳盡可能全面的記錄人才的信息，借助人事檔案將人力資源的效率得到最大限度的發(fā)揮使其工作存在的最大價(jià)值和意義。

（四）實(shí)現(xiàn)人力資源需求科學(xué)規(guī)范的預(yù)測(cè)

工作單位的發(fā)展現(xiàn)狀以及未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃都會(huì)影響到對(duì)人力資源的需求度以及引進(jìn)人才的數(shù)量，要想做到工作單位內(nèi)部的人力資源和組織變革與其發(fā)展是相適應(yīng)的，人力資源開發(fā)者就必須制定合理的工作計(jì)劃。若人力資源開發(fā)者的工作既脫離了單位發(fā)展的現(xiàn)狀，又沒(méi)有全面的分析人事檔案資料的話，其人才需求決策和任免決策都將是片面的，也就不可能再會(huì)促進(jìn)工作單位的發(fā)展。

（五）人事檔案能監(jiān)督人才的行為舉止

嚴(yán)格且全面、詳細(xì)的人事檔案管理工作會(huì)記錄到工作者工作過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，這些資料通常都會(huì)成為人才所在單位進(jìn)行員工考核的必備資料，人才以及工作者為了獲得更廣闊的發(fā)展空間就會(huì)從心理上格外重視檔案所記錄的內(nèi)容，其行為舉止也就受到了良好的規(guī)范和約束，在工作中就會(huì)表現(xiàn)的更加積極、認(rèn)真和努力，產(chǎn)生的工作效能也就更多。

四、完善人事檔案管理工作，更好地服務(wù)現(xiàn)代人力資源管理

（一）建立完善合理的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作也是一項(xiàng)與時(shí)俱進(jìn)的工作，在完善的、合理的人事檔案管理制度約束下，人事檔案的管理工作會(huì)更加的具有規(guī)范性和真實(shí)性和完整性。以人事檔案管理制度為工作的基本要求，能夠最大程度的督促人事檔案管理者將人才工作信息的變動(dòng)及時(shí)記錄到檔案當(dāng)中去，同時(shí)為了人力資源開發(fā)者更好地了解人才還應(yīng)做好分類保存工作。在取用人力資源資料時(shí)能夠一目了然，節(jié)省工作時(shí)間同時(shí)提高了人力資源開發(fā)者的工作效率。

（二）采用科學(xué)化、現(xiàn)代化的手段進(jìn)行人事檔案管理

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)發(fā)展的速度是不斷加快的，人員的流動(dòng)性也是隨之不斷增強(qiáng)的，尤其是在房產(chǎn)服務(wù)這一行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)。每次發(fā)生人員的流動(dòng)都需要記錄新的人事檔案，相應(yīng)的工作量就一直出于龐大的狀態(tài)中，若遇到缺少人事檔案管理工作者的情況下，其難度更是可想而知。因此，科學(xué)化、現(xiàn)代化的人事檔案管理手段就顯得尤為重要了。通過(guò)操縱計(jì)算機(jī)建立先進(jìn)的信息技術(shù)建立信息化的人才管理系統(tǒng)，工作人員就能夠迅速的將人才信息輸入電腦，更加及時(shí)的更新其信息，信息錄入的錯(cuò)誤率也會(huì)因?yàn)楝F(xiàn)代化、信息化手段的利用而大為降低。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，人力資源開發(fā)與人事檔案管理具有較大的聯(lián)系性。尤其是對(duì)于房產(chǎn)服務(wù)中心這類工作單位而言，詳細(xì)的記錄人事資料對(duì)于后期更好的為客戶服務(wù)也是一種保證，因此具有較大的價(jià)值意義。但人盡其才、人盡其力一直都是人力資源開發(fā)與人事檔案管理的終極目標(biāo)，只有最大程度的調(diào)動(dòng)人才的工作積極性，使其潛力充分發(fā)揮，才能更好的體現(xiàn)人力資源管理的價(jià)值意義。