淺談文化檔案的管理與運用

邱會玲

（儀隴縣文化館，四川 南充 637676）

對于文化檔案而言，其能切實反饋出文化館引領文化事業發展方向、推動文化事業發展的運作蹤跡，是文化館參與社會生產活動的主要記載。站在國家的角度來看，此工作能客觀反應我國文化事業發展局勢，為我國制定提高人民的文化生活水平出臺合理的政策提供有效根據；站在文化館本身角度來看，此工作能避免無效勞動，提高工作效率。

一、群眾文化檔案的基礎內容和實際作用

（一）基礎內容

文化館群眾文化檔案的主要內容包括國家對文化事業發展的總體要求、縣域文化發展的中長期規劃、單位的年度計劃、傳統文化項目、民間文化傳承、文化活動方案、活動音像制品、活動總結報告、活動設備設施等內容，以及相關設施設備的搜集、記載、整合、儲存、維護等。

（二）實際作用

首先，文化檔案管理的好壞直接影響著的文化館發展進程。文化館作為提高全縣人民文化事業的牽頭單位，在參與社會精神文明建設中起著不可替代的作用，各個記載內容均是文化活動的有效反饋和直接展示，對單位活動的科學性和可行性及有效性方面有著明顯的推動性作用。

其次，文化檔案是單位信息保證、維系管理、監督審核、文化事業發展歷史探究的根據，具備良好的考察價值。文化檔案是編制文化事業發展規劃的主要信息源，為單位和上級領導決策提供可行建議。

最后，文化檔案是進行歷史探究的記憶庫，貯存了豐富的文化事業工作閱歷、技術手段與智慧結晶，并且也是研究文化事業內在的發展規律的主要文獻基地。

二、提升文化檔案管理規范化的有效對策

（一）創建完善的文化檔案管理體制

第一，編制健全的文化檔案管理規范。規范是確保管理有序進行的根本，同時也是組織工作的先決條件。一般狀況下，文化檔案管理規范通常涵蓋儲存規范、使用規范、更新廢棄規范以及保密規范等等。此外，規范要對本單位中全部工作人員有一定的束縛性，激勵所有人員時刻遵循檔案管理條款，嚴謹依據制度控制本身行為，并且內部每個部門間都要互相督促，預防不規范檔案翻閱行為發生。

第二，建設單獨的文化檔案管理小組，執行領導責任制，且安排專業性較強的專門管理人員和適當的審查督導人員，實行從上到下的管理職責制，以此提升管理水平。例如，每次大型活動，館里都應安排具有專業知識、且工作認真負責的人員全程參與活動的各個環節，收集整理各個環節的實施方案，收集活動的音像、圖片和文字資料，活動結束時形成高水平的總結報告，待領導審核最后統一歸檔。這樣有助于工作人員實時發現工作中的漏洞和瑕疵，便于改善工作，提高質量。

第三，依據我國下發的檔案管理標準，定期組織檔案的革新與銷毀作業，實現有序管理。因為檔案劃分類型繁多，對其管理的過程中要把屬性與種類無異的文獻予以分類，且制定的編碼，便于將來搜索。科學合理的裝訂、保存檔案，針對逾期或是沒有利用價值的文獻材料依據相應流程定期審核廢除，確保檔案的實效性。另外，管理人員要加強電子檔案的儲存作業，其具體內容和紙質檔案內容要互相統一。

（二）加強對管理人員的培訓工作

相關領導干部要積極關注文化檔案管理人員的再教育和培訓活動，編制落實規劃，提升檔案管理能力。管理人員的專業素養和水平直接影響著檔案管理質量的優劣，必須要對其展開全方位的教育和培訓。培訓形式可選擇以下幾種，例如邀請專業人士到單位內部指引檔案管理活動，組織講座，借鑒良好管理形式，積極采納領導的建議歸置檔案等等。特別是對于大的單位和大的企業而言，檔案文獻的具體內容多種多樣，涵蓋面較廣，檔案項目眾多，材料量較大，如果匱乏高效的管理形式，必然會限制單位的可持續發展。此項工作的專業人士具備管理閱歷與合理的管理手段，可以對管理作業發表有效性的建議，并且有利于更新工作人員的思想理念，通過全新的要素實施管理。強化對外溝通和協作，到優秀的機關單位或企業觀摩借鑒其管理形式，且綜合單位實際狀況考慮，有針對性的運用管理觀念，以利于提升檔案管理水平。

基層文化館對文化事業發展的具有引領與推動作用，也是解決人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾的重要方面，具有導向和宣傳功能。因此，管理人員必須經常參加學習，積極聽取領導的有效建議，更新觀念，自覺為社會主義文化繁榮作出貢獻。作為主管部門，不僅要注重提高檔案管理人員的專業素養，還要重視提高其歸屬感與責任感，強化道德素養，提升主觀能動性，加強自我約束，對自己負責，對工作負責，對國家負責。

（三）促進信息化管理

信息化管理是互聯網技術與計算機技術不斷創新的衍生物，其使用會大幅度提升檔案管理工作的速率和質量。要想做到信息化管理，必須創建出與此相適應的信息化管理系統，提高管理人員的信息化水平，以此確保信息化管理真正發揮其自身優勢，促進檔案管理信息化效果的增強。完美硬件設備，比如滅火器、電腦、檔案柜等等，確保檔案室擁有較好的通風環境，為檔案管理作業的正常開展奠定堅實基礎。

三、結論

綜上所述，伴隨科學技術的不斷創新，文化檔案管理工作會朝著現代化、智能化的方向前進。要想提高檔案管理規范化水平，必須要緊隨時代腳步，主動學習與借鑒新興的管理理念與管理形式，確保檔案管理順利進行，全面展現價值和作用，促進檔案工作健康發展。