大數據時代檔案管理的特點和要求

姚念全

(黑龍江訥河市檔案局，黑龍江 訥河 161300)

大數據時代檔案信息和數據總量的大爆發，也給數據的有效挖掘和準確利用帶來了新的難題，并且對檔案管理者的職業技能與工作方式提出新的要求。傳統組織內的檔案管理相關工作人員，大多只是充當一個資料保管員的角色，沒有發揮真正檔案管理工作該有的價值和作用。檔案管理者必須緊隨大數據的技術潮流，努力提高自己的技能水平和業務素質，實現傳統工作角色到知識型專業人員角色的轉變。

一、大數據時代檔案信息管理的新特點

（一）數據體量非常巨大

根據IDC的報告，2013年的全球數據總量為4.4ZB，2014年為6.2ZB，2015年為8.6ZB，2016年為12ZB，2017年為17.9ZB。根據權威機構預測，今后每年全球數據總量的增長幅度不會低于40%，預計2018為24ZB、2019年為36ZB，2020年會達到為50ZB。預計到2020年，我國各類檔案館的館藏超過10億件，其中電子檔案文卷將超過8億件。全球數據總量的爆發，以及我國官方檔案信息量的不斷增加，形成了巨大體量的原生數據信息庫。

（二）傳統檔案數據電子化

傳統的檔案數據的種類有很多類型，有紙質文件、錄音磁帶、錄像磁帶、影片、照片、底圖、磁盤、光盤、微縮膠卷、開窗片、卷片等等，都屬于各類實物，主要有檔案館和檔案室來保管。隨著電子計算機技術的發展，全球各大檔案館都在努力把傳統的實物檔案，開發成為電子檔案，形成龐大的電子檔案庫。電子檔案由各類電子檔案格式和對應的應用軟件組成，分為文檔、音頻、視頻、圖片及其他特殊格式文件。

電子檔案擁有共享性、多樣性、經濟環保性、保護原件性、便于傳輸性、開放性等多種特點和優勢。共享性可以讓電子檔案同一時間被不同屬地的很多需求者通過各種方式進行處理，打破了使用人數的限制、固定場所的限制、時間利用的限制。多樣性可以讓各類、檔案需求者和利用者，通過各類軟件對電子檔案進行自由編輯和更改格式，形成最適合用戶所需的文件形式。經濟環保性，一方面減少了對紙張和各類實務媒介的需求，節約了大量環境資源；另一方面減少了文件保存、裝訂、搬運、傳遞的工作，節約了大量人力資源。保護原件性，主要體現在電子檔案是無損耗性，不管重復利用多少次，檔案的原件都不會受損；不管利用者在自己的電子終端怎么編輯修改，都不會改變檔案原件的內容和形式。便于傳輸性體現在電子檔案可以通過郵件、網絡傳輸實現跨時空傳遞，大大增加檔案的利用效率。開放性指電子檔案系統通過與各類信息資源提供者建立友好的網絡鏈接關系，可以幫助用戶獲得遠遠多于實物檔案的數據信息。

（三）檔案信息可用率低

對于檔案和信息的利用者而言，很多情況下，他們的真實需求，只是一些核心數據和信息。這些核心數據和信息，往往不是簡單存在于某一份檔案的內容中，而是需要在多份檔案中挖掘和提煉。大數據時代檔案搜索引擎提供的相關檔案的數量會非常多，其中真正有價值的檔案數量則相對較少。用戶要在龐大的候選檔案數據中，找到真正有用的信息，反而會需要花費更多的時間。這樣導致了大數據時代檔案價值的一個雙刃劍，提煉真正有價值信息的難度反而更大。

二、大數據時代檔案管理工作的新要求

（一）樹立新的思維方式

互聯網興起已經將全球帶入了信息化時代，傳統的思維模式已經嚴重滯后于信息技術和大數據技術的發展速度。“信息化思維”就是要求檔案工作者在大數據時代，用信息化的視角來認識檔案管理中的問題，用信息化的方法來研究分析這些問題，用信息化的手段來解決和處理這些問題。通過樹立信息化思維，讓檔案工作與信息化技術高度結合，通過信息化技術推動檔案管理不斷改進，從而實現檔案工作質量和效率的提升。

大數據時代，要做好檔案管理工作，還需要有“技術性思維”。檔案管理者必須改變傳統上關于檔案管理工作技術含量低的觀念，必須不斷學習新的檔案工作相關技術，培養處理各類大數據時代檔案問題的技術能力。也需要有“商業化思維”的核心內容是充分衡量成本與效益的關系，盡力爭取用最小的成本，達成最大的效益。檔案工作也離不開成本和財務預算的投入，并且要講究檔案價值的產出效益。要做好組織的檔案管理工作，一方面在涉及成本投入時，避免盲目采購低性價比的軟硬件設施，另一方面要想方設法挖掘和提高檔案工作的價值產出。

（二）掌握更多工作技能

大數據時代，檔案資料絕大部分都形成了電子資料，檔案工作的技能從以前處理紙質和實務媒介的能力，轉變為處理電子數據信息資源的能力。處理電子檔案信息數據時，進行檔案的資料收集、內容整理、文件保管、價值鑒定、信息利用等工作環節，都需要使用很多計算機的相關技術。在處理電子檔案時，要求檔案管理者具備良好的電腦自動化辦公能力，需要熟練掌握多種常用辦公軟件。在進行電子檔案編輯和整理的時，還需要使用到各類專業性的軟件。在電子檔案歸檔的時，需要掌握有關電腦文件操作技巧和數據庫技術。在電子檔案保管時，需要掌握有關電腦文件保密技術。在提煉、匯總、分析檔案中的數據資料時，需要掌握有關數據統計分析軟件的應用技術。在電子文件傳輸和共享時，需要掌握局域網絡的有關設置和優化技術。在收集網絡信息數據和網絡檔案庫資料時，需要掌握網絡搜索引擎和數據庫檢索的關鍵字組合技術，絕大多數檔案信息都以電子數據的形式保存在互聯網上。任何地方的任何檔案需求者，都可以很容易通過互聯網和大型網絡檔案數據庫，檢索到自己需要的檔案資料和信息內容。

總之，大數據時代不但要求檔案管理者樹立新的思維模式，掌握更多的工作技能，還必須得從工作心態上發生真正的改變。檔案管理者必須改變過去以往的被動工作模式，用積極主動的工作態度和具體行動，才能應對大數據時代日新月異的技術變化。