試論現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理影響及對策

王丹

（哈爾濱廣宇房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

一、信息技術(shù)的含義、內(nèi)容及特點

信息技術(shù)的含義，英國信息學(xué)加布魯克斯認(rèn)為，信息是使原有的知識結(jié)構(gòu)發(fā)生變化的那部分知識。而我們可以更通俗地說，信息就是決策所需要的新的指示。以信息技術(shù)為先導(dǎo)的高新技術(shù)，它的發(fā)展和利用極大地提高了人類對信息進(jìn)行處理、存儲和傳遞的能力和效率，使現(xiàn)代化大生產(chǎn)方式在開發(fā)和利用信息方面成為可能，從而提高了人類獲取知識和科學(xué)技術(shù)的效率，創(chuàng)造出迄今人類社會最先進(jìn)，潛力無窮的生產(chǎn)力，使社會由工業(yè)化社會轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑸鐣Ｐ畔⒓夹g(shù)的主要內(nèi)容：傳感技術(shù)、通信技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和控制技術(shù)構(gòu)成了信息技術(shù)的主體，它們是信息技術(shù)中最基本也是最精華的部分。傳感技術(shù)主要包括信息識別、信息監(jiān)測、信息提取、信息變換，以及某些信息處理技術(shù)。計算機(jī)輸入和輸出技術(shù)是傳感技術(shù)的重要組成部分。傳感技術(shù)是人的信息感受器官功能的擴(kuò)展和延伸。通信技術(shù)是迅速、準(zhǔn)確傳遞與交流信息的重要手段，它包括信息監(jiān)測、信息交換、信息處理、信息傳遞，以及某些信息控制與調(diào)節(jié)技術(shù)。它是人的信息輸送系統(tǒng)功能的延伸和擴(kuò)展。目前應(yīng)用較廣的有衛(wèi)星通信、數(shù)據(jù)通信、移動通信。總的發(fā)展趨勢是從模擬向數(shù)字化、綜合化方向發(fā)展。

二、信息技術(shù)引發(fā)的現(xiàn)代企業(yè)管理變革

（一）組織結(jié)構(gòu)的變化

事實上，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的具體形式將受制于企業(yè)提供的產(chǎn)品和服務(wù)，信息化程度，員工的能力，以及所處的市場環(huán)境等方面的限制。正如“金字塔”的層級制和“法約爾橋”完美符合工業(yè)經(jīng)濟(jì)時代得以控制和計劃為特征的平穩(wěn)的商業(yè)世界的需要。而在知識經(jīng)濟(jì)時代，信息和知識成為組織的核心戰(zhàn)略資源，整個組織沉浸在巨大的信息和知識的海洋中，組織內(nèi)部的信息溝通也不簡單遵從孔茨等人所指出的縱向、橫向和斜向等線性方式。

（二）管理理念創(chuàng)新：知識資本將成為企業(yè)最重要的資源

人類的經(jīng)濟(jì)活動發(fā)展到今天，我們已經(jīng)實實在在地感知識經(jīng)濟(jì)初見端倪。與此相適應(yīng)，在企業(yè)界理論上，也正在經(jīng)歷一個新的轉(zhuǎn)折：相對于有形資本，無形資本的重要性日益凸顯，知識資本已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營最重要的資源。這一事實表明，傳統(tǒng)企業(yè)本身的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和經(jīng)營方式正在發(fā)生深刻的變化，以服務(wù)業(yè)為特征的知識經(jīng)濟(jì)正在迅速發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化和電子化的策略

（一）優(yōu)化企業(yè)檔案管理環(huán)境

優(yōu)化企業(yè)檔案管理環(huán)境是當(dāng)前的首要任務(wù)，其主要辦法一般有三點：第一點就在于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的提倡，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)的靈魂所在，一旦領(lǐng)導(dǎo)將任務(wù)下達(dá)了，那么各個部門務(wù)必進(jìn)行配合，這樣才能確保其更好的完成，尤其是對于細(xì)節(jié)的內(nèi)容，更需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)調(diào)，才能保證這些員工能夠不打折扣的完成相關(guān)的內(nèi)容。第二點就在于將建設(shè)內(nèi)容制定出一系列的方案，當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)最大的問題就是沒有一個具體的方案，因此在進(jìn)行檔案管理的時候，通常都會出現(xiàn)員工不能遵守的情況，從而引發(fā)一系列的問題，這對于企業(yè)的發(fā)展而言極其不利，而且會引發(fā)企業(yè)內(nèi)部的矛盾。所以需要進(jìn)行檔案管理環(huán)境的優(yōu)化。第三點就在于注重企業(yè)員工的素質(zhì)修養(yǎng)，我國大部分的企業(yè)都較為注重員工的能力，從而忽略了員工的個人修養(yǎng)，因此在進(jìn)行檔案管理相關(guān)建設(shè)的時候，這些問題就都會浮現(xiàn)，出現(xiàn)一批不配合的員工，從而引發(fā)一系列的問題，因此就要對員工進(jìn)行素質(zhì)教育，才能保證企業(yè)檔案管理環(huán)境的優(yōu)化完成。

（二）正確樹立信息化管理意識

信息化管理意識也是檔案管理信息化建設(shè)的一個關(guān)鍵，其主要的原因在于信息化管理意識的強(qiáng)化能夠讓企業(yè)的員工更好的了解到信息化管理是一個對企業(yè)有利的東西，從而更好的幫助企業(yè)完成相關(guān)的內(nèi)容。因此要采取的手段就是全面的培訓(xùn)，其中培訓(xùn)應(yīng)該分為兩個部分進(jìn)行，第一個部分就是員工的整體培訓(xùn)，大部分的員工都對此類內(nèi)容的了解較差，因此就會出現(xiàn)對于問題不理解的情況，從而需要進(jìn)行全面的培訓(xùn)，其中培訓(xùn)的內(nèi)容就是對于管理信息化的認(rèn)識，這樣能讓員工更加認(rèn)可此項內(nèi)容建設(shè)，從而更好的完成相關(guān)的工作，對于企業(yè)的發(fā)展極為重要。第二個部分就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)，如何領(lǐng)導(dǎo)員工進(jìn)行建設(shè)也是一個難點，只有領(lǐng)導(dǎo)對此方面的內(nèi)容全面認(rèn)識，才能更好的完成相關(guān)的工作，否則會導(dǎo)致一系列問題的出現(xiàn)，這是極為重要的。

（三）積極引進(jìn)培養(yǎng)財務(wù)信息化管理復(fù)合型人才

引進(jìn)和培養(yǎng)是兩個不同的內(nèi)容，但是其核心的都是為了打造出復(fù)合型的人才，其中主要的辦法需要分開講解。引進(jìn)主要是通過招聘的方法進(jìn)行人才的招聘，其中常規(guī)招聘是一種較好的手段，能夠快速的獲得大量的人才，滿足企業(yè)的需求，但是這里面最大的問題就在于，這些人才都是普通的人才，不具備過高的水平，而且水平稂莠不齊，需要二次培訓(xùn)，才能進(jìn)行使用。另一方面就是進(jìn)行獵頭招聘，前文提到過此類方法，但是由于成本過高，每一個企業(yè)都要慎重考慮，這樣才能確保企業(yè)更好的找到適合的人才。而培養(yǎng)主要是校企合作制度，這種制度最大的特點就是能夠給企業(yè)培養(yǎng)出一些真正適合企業(yè)發(fā)展的人才，因為這些人才都是按照企業(yè)的需求進(jìn)行定制的，能夠適應(yīng)企業(yè)中的一切情況，但是缺點是時間較長，需要企業(yè)前期投入。

四、結(jié)語

信息化與管理變革的相互影響是一個既有實踐意義，又有理論意義的研究課題。可以預(yù)見，信息技術(shù)在管理中應(yīng)用的深度和廣度將與日俱增，因而，信息技術(shù)將會在今后管理變革中發(fā)揮越來越重要的作用。但是，企業(yè)的管理變革與信息化離不開外部環(huán)境，而國家的宏觀管理和全國性甚至世界性的信息環(huán)境正是這樣的外部環(huán)境。