檔案規(guī)范化管理加強(qiáng)提高辦公室檔案管理效率

唐艷芬

（云南省龍陵縣市場(chǎng)監(jiān)督管理局，云南 保山 678300）

引言：從現(xiàn)階段發(fā)展而言，檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展有著極為重要的影響。基于這一情況，企業(yè)管理人員理應(yīng)提高重視程度，提升管理活動(dòng)的規(guī)范性，為后期工作的正常展開創(chuàng)設(shè)優(yōu)良的基礎(chǔ)，進(jìn)而提高企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益。

一、辦公室檔案管理的具體現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案工作缺乏重視

通常情況下，企業(yè)在實(shí)際發(fā)展的過程中，自身注意力只會(huì)放在經(jīng)營(yíng)層面。而對(duì)于檔案管理以及后勤方面的相關(guān)業(yè)務(wù)有所忽視。因此在進(jìn)行管理人員雇傭的時(shí)候，往往會(huì)直接由企業(yè)其他工作人員臨時(shí)兼職，由于對(duì)于相關(guān)工作的了解不足，使得管理效果水平很難達(dá)到預(yù)期效果。同時(shí)在進(jìn)行設(shè)施和庫(kù)房設(shè)置的時(shí)候，相關(guān)準(zhǔn)備也不到位[1]。

（二）管理水平相對(duì)較差

目前來說，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度不夠完善，存在諸多缺陷。因此在實(shí)際管理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)有各種問題出現(xiàn)，同時(shí)也無法在第一時(shí)間采取針對(duì)性措施完成處理。不僅如此，一些企業(yè)根本就沒有對(duì)各個(gè)部門的實(shí)際資料進(jìn)行收集和整理，造成在之后的工作中很難做到合理利用。

（三）管理效率不高

對(duì)于企業(yè)而言，通常檔案管理工作主要能夠分成三類，分別是專門類、科技類以及文書管理樂力。同時(shí)在一級(jí)類目之中，其數(shù)量為十，而二級(jí)類目之中，數(shù)量同樣有很多。對(duì)于不同的檔案來說，歸檔的方式自然也完全不一樣。基于這一情況，工作人員在處理一些新檔案的時(shí)候，歸檔工作很難達(dá)到預(yù)期要求。

（四）檔案人員素養(yǎng)不高

現(xiàn)階段來說，絕大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員都是臨時(shí)聘用，對(duì)于管理方面的工作內(nèi)容了解不到位，甚至根本毫無了解。由此可以見，其自身綜合水平根本沒有達(dá)到行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際管理的時(shí)候，具體效果自然無法達(dá)到預(yù)期水平，一些簡(jiǎn)單的問題同樣很難在短時(shí)間之內(nèi)完成處理。

二、實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理規(guī)范化的方法

從上述內(nèi)容可以了解，我國(guó)多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作存在諸多不足。為了確保其更具規(guī)范性特點(diǎn)，理應(yīng)采取一些針對(duì)性措施，從而讓相關(guān)工作人員能夠提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，促使管理工作更具規(guī)范性特點(diǎn)。一般來說，主要包括四方面內(nèi)容，下面分別展開詳細(xì)說明[2]。

（一）規(guī)范檔案管理工作的基本程序

對(duì)于檔案管理工作來說，其最大的特點(diǎn)便是程序化。無論是在進(jìn)行立卷、存檔還是調(diào)檔的時(shí)候，都需要制定相關(guān)工作流程，并與其他活動(dòng)能夠做到有效匹配。在實(shí)際工作的過程中，對(duì)于程序使用方面需要提出較高的要求，保證每一道工序都能夠具有足夠的真實(shí)性和精確性。不僅如此，時(shí)時(shí)刻刻都以相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，以防有任何問題出現(xiàn)。此外，對(duì)原有的管理程序還需要不斷簡(jiǎn)化，降低工作難度，減少工作人員的負(fù)擔(dān)，促使管理人員能夠?qū)⒅匦母喾旁跈n案管理層面。

（二）優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

通常情況下，管理設(shè)備自身的質(zhì)量將會(huì)直接決定管理工作的實(shí)際效率。畢竟一分投入才會(huì)有一分匯報(bào)，設(shè)備是工作開展的重要基礎(chǔ)。因此，管理人員理應(yīng)認(rèn)識(shí)到基礎(chǔ)設(shè)施的重要性，逐步加大資金成本的投入。現(xiàn)如今我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，工作人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，自然也會(huì)用到各類互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。如此一方面能夠使得檔案管理工作更具安全性特點(diǎn)，另一方面還能有效降低紙張的損耗，節(jié)約投入成本。不僅如此，相比已早期的形式，整體處理更為快捷和高效。在實(shí)際開展的時(shí)候，理應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的基本要求，不斷革新管理模式，更換最新的設(shè)備。而在進(jìn)行人員培養(yǎng)的同時(shí)，還需要提升其系統(tǒng)的應(yīng)用水平，從而可以有效保證員工的基礎(chǔ)理論和實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合在一起，進(jìn)而提升管理效率[3]。

對(duì)于企業(yè)來說，只有在真正意義上認(rèn)識(shí)到管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要影響，同時(shí)還能實(shí)時(shí)完成設(shè)備的更新工作，才能促使管理效率達(dá)到最高的水平。在當(dāng)前時(shí)代中，基本上任何工作都十分強(qiáng)調(diào)智能性水平，這也代表著企業(yè)的未來的方向。因此，在不過分提升資金成本的基礎(chǔ)上，做好相應(yīng)的調(diào)查工作，保證信息建設(shè)中最為重要的核心可以得到有效運(yùn)轉(zhuǎn)。不僅如此，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施同樣還要和員工自身的工作水平有所貼合，從而才能滿足我國(guó)提出的可持續(xù)發(fā)展政策的要求，進(jìn)而為企業(yè)未來的發(fā)展創(chuàng)設(shè)優(yōu)良的前提。

（三）合理開發(fā)檔案信息資料

之所以進(jìn)行檔案管理，其主要目的便是對(duì)檔案進(jìn)行合理利用，在面對(duì)某些問題的時(shí)候，可以及時(shí)完成處理。因此，除了需要做好管理工作之外，工作人員還需要轉(zhuǎn)變?cè)械姆?wù)模式，變被動(dòng)為主動(dòng)，針對(duì)開發(fā)和利用方面進(jìn)一步完善。不僅如此，還需要定期對(duì)相關(guān)參考進(jìn)行分析和匯總，促使上級(jí)人員在進(jìn)行決策的時(shí)候，能有相關(guān)內(nèi)容作為參考。除此之外，對(duì)于信息資料的反饋和收集同樣需要予以充分重視。長(zhǎng)此以往，盡管檔案數(shù)量很多，但是基本上都能夠得到有效利用。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)

在開展管理規(guī)范化工作的時(shí)候，工作人員自身的素養(yǎng)對(duì)其也有著非常重要的影響。因此，通過提升管理人員的綜合水平，可以促使管理活動(dòng)更具規(guī)范性特點(diǎn)。同樣，在實(shí)際開展的過程之中，還能夠進(jìn)一步提升管理人員自身的綜合水平。一般來說，除了基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)踐技能之外，人員的思想品德同樣十分重要。確保其能夠在工作之中，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)任務(wù)，進(jìn)而為檔案本身的規(guī)范化管理創(chuàng)設(shè)優(yōu)良的基礎(chǔ)條件。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于企業(yè)自身的發(fā)展來說，檔案管理規(guī)范化是眼前極為重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容。為此，企業(yè)理應(yīng)提高重視程度，以此促使員工自身的整體素養(yǎng)得到增強(qiáng)，提升管理工作的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的未來發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，并且在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中完成全面突破。