智能化管理技術在榆林市檔案館管理中的重要性

文｜ 陜西省榆林市城市建設檔案館 朱光艷

隨著現代信息技術發展，越來越多的智能化科學技術被應用到檔案管理中，特別是智能化管理技術，是提高檔案館庫房安全和檔案保持質量的重要手段。為了提升榆林市檔案管理水平，提高工作效率，節省人力和資源，針對榆林市檔案館現狀，本檔案館根據用戶使用習慣，結合當前環境與安全監控系統，利用集成化技術平臺，對榆林市檔案館智能化管理技術進行改造升級。經過升級后，榆林市檔案館的管理水平得到了很大提高，在當前條件下實現簡便、快捷、方便的成效，節約了大量的財力、人力。筆者將此智能化管理技術供相關行業參考借鑒。

1.榆林市檔案館管理技術升級前的管理現狀

榆林市檔案館座落在榆林市航宇路上，整棟大樓有7 層，檔案館庫房位于辦公樓一樓，擁有各年類建設檔案資料。每年都要接收很多的工程檔案，其中，如2018年就接收工程檔案4239 卷。檔案管理工作量大，接待人員查閱檔案量也是很大。每年檔案館對檔案資料要進行分類、編目等工作，如2018年，就分類、編目及整理建規局2012-2017年城建檔案244 卷，2016年文書檔案492 卷，完善審核整理局機關人事檔案200 多卷，排列上架城建檔案4239卷，接待查閱人員 350 多人次，調閱檔案750 多卷，復印圖紙 800 多張，開出13 個工程接收證明書。而這些檔案管理工作大多都是采用人工辦公，工作效率低、工作質量差強人意。

雖然近年來，榆林市檔案館引進了電腦等先進的管理設備，對檔案資料的保存、查閱、共享起到了一些積極的作用，但是相對以前的管理技術，進步不是很明顯，還是需要花費大量的人力、財力、物力才能解決，對檔案管理工作沒有有效地向前推進。現在是信息高速發展時期，榆林市檔案館的檔案管理工作就跟不上時代發展，在這種形勢下，檔案館檔案管理工作也要與時俱進，借助先進的智能化技術，使得檔案資料得到最大限度利用，利國利民。為了提高檔案管理水平，榆林市檔案館引進了智能化管理技術，對現有的管理條件進行改造升級。

2.智能化管理技術升級改造的硬件設施

本著對檔案館資料的環境安全性考慮，本次改造升級的區域主要涉及庫房、查閱室、控制室、機房、聲像庫房及重要過道。

2.1 數字視頻監控系統

數字視頻是計算機采用外設產品即數字影像設備在其視音頻處理硬件與軟件技術高度結合，將數字信號轉變成光學信號的過程。榆林市檔案館采用數字視頻監控設施，集中統一監控管理檔案館的庫房、查閱室、控制室、機房、聲像庫房、過道等等重要場地，每個監控點合理布局，既能全方位監測到位，也要不留死角，避免盲區存在。同時，方便監控管理人員全方位監測工作，統一布局監測工作。考慮檔案館資料的重要性，視頻監控資料要達到規定保存時間，因此要選用適宜的相關設備以便能長久保存，視頻資料在回放、傳輸、查詢、打印等處理工作質量要有保證，同時，視頻監控設備要操作簡單。

2.2 智能防盜報警系統

依據檔案館內館外位置、環境實際情況，選用適宜的防盜報警設備。選用先進、實用、可靠的防盜系統的同時，還要重視系統開放性、可擴展性好。對檔案館周圍及館內重要區域的出入口、財務及貴重資料存放區建立必要的入侵防范警戒措施，及時發現各種安全隱患和館內違反規章行為，采用紅外對射器、紅外探測器。一旦發生盜竊事件，系統會自動啟動伴有紅色警示光的指示燈，同時顯示報警點的電子地圖，方便館區安保人員立刻就位。

2.3 新風系統

根據本次升級改造建設環境要求，改造了庫房、查閱室、控制室、機房、聲像庫房空調系統建設，要達到室內空氣循環流動。

2.4 消防監控、治安監控系統

在檔案館內，為了方便消防和安保工作的管理工作，建立了智能化消防監控和治安監控系統。

消防控制室要設置在檔案館內首層，距離通往室外的出入要小于20 米。館內內部人員和外部的消防人員要能很容易找到接近的房間部位，設在館內交通方便和發生火災時不易延燃的位置。在館內，依據保存的資料、設備、設施選用相關的滅火設施。屋頂設有煙霧和紅外熱感應設備，及時地將消防信息傳輸到消防控制室。當檔案館內出現火災時，消防監控系統能自動啟動進行滅火把損失降到最低。

本著檔案館安防管理系統的安全性、實用性、經濟性考慮，對檔案館房間實行門禁制，進出房間實行刷卡制、進出自動數控記錄，重要場所實行專人雙卡制、權限制等方式，確保館區的資料進行安全。選用的監控設備存儲容量也要滿足存儲時間，一般最少要能保存3 個月以上。

庫房管理系統要配置相應的控制溫度濕度的設備，隨時能自動啟動設備彌補溫濕度不足，防止溫度濕度過高過低給保存資料帶來的損壞。依據保存資料的性質，配置相應的保存器皿，做好防鼠防蟲。庫房管理系統也要與管理中心的系統聯動(報警)，做到遠程控制庫房的溫控設備等。

3.智能化管理技術升級改造的軟件設施

檔案館的管理高水平不僅僅體現在硬件條件，更是要體現辦公自動化，實現簡單、準確、便捷的高效率的數字化辦公水平。因此，本次升級改造對管理的軟件進行了大規模的升級。主要包括以下方面：

（1）運用系統、功能、網絡和軟件應用多種結合集成，設計模塊化管理結構，對檔案館管理工作分類，實施模塊管理。

（2）對整個管理系統，設置整體系統，在每個管理模塊內，設置重要的子系統，方便快捷的管理。對設置的控件和插件進行擴展，達到擴展監控和管理應用目的。

（3）建立TCP/IP 網絡遠程控制與管理系統，采用檔案館網絡到各樓層配線間的主干網絡骨架，然后在辦公室分散分支網絡骨架，高度集成統一管理平臺。

（4）將館內資料變成網絡化信息，通過局域網共享平臺傳遞館內資料，不受時段限制，信息利用最大化。

（5）建立館內圖文、視頻、影像資料智能化檢索，提高檢索速度。

（6）建立用戶便捷使用系統，用戶經過使用確權放行，可以隨時隨地查閱檔案資料。

（7）對于可開放的檔案資料，建立信息共享平臺。

（8）配備相關的先進的軟件辦公設備。

4.榆林市檔案館智能化管理技術取得的成效

榆林市檔案館管理技術經升級改造后，檔案館實現了網絡信息與專項集成平臺管理軟件的有機結合，建立了設備、功能、信息互相關聯、完整、協調的管理體系，將龐大、復雜、分散的工作進行了系統化分解，實現了檔案館現有資料、任務、信息共享的簡單、快捷、準確、可控管理，極大地提高檔案館的管理效率和綜合服務能力，還能實現對整個檔案館最優化的管理與實施決策，達到高效、經濟、節能、協調運行狀態，為使用者提供一個舒適、溫馨、安全的工作環境。同時，采用智能化管理極大地節約了人力、物力、財力，具有很高的實用性和經濟性。

主要體現在以下三個方面:

4.1 實現了數字化交互糅合管理檔案

在榆林市檔案館管理技術升級改造以前，檔案管理方法落后，資料錄入消耗大量的人力和時間，而且查閱相關檔案資料費時費力，增加管理成本。榆林市檔案館管理技術改造升級后，這些問題就迎刃而解了。只需要定期地將數據錄入到計算機管理系統，并且保存，信息便可進入管理系統。需要查閱時，只要進入相關管理模塊，就可以輕松地查閱到相關資料。智能化管理技術要求管理人員上崗前要進行系統、正規的崗位培訓，達到靈活準確地使用相關的管理軟件，就可實現智能化管理。

4.2 館內存放檔案資料質量有保障

對館內存放的紙質版資料，有專業的防控措施，電子版數字化的資料保存環境都嚴格執行存放管理制度，確保所有存放資料的完整性、永久性。對有不易超過永久保存或非人為損壞的資料，定期進行原資料重新制定工作，避免館內保存一些資料因存放年代久遠而丟失。對重要機房、辦公設備控制環境溫濕度，解決了檔案管理技術中一些常見的、重要的問題。如數字化檔案存儲計算要求機房環境要適宜，不能過高過低使計算機設備產生故障，影響館內檔案資料存放。總之，自從實施智能化管理技術以來，這些以前出現的問題就不存在了。

4.3 檔案管理安全性有保障

以前出現的各類檔案管理安全問題，或人為原因，或自然災害如火災事故，是檔案丟失、損壞的主要原因。而自從智能化管理技術實施以來，能及時、有效地發現館內檔案資料的缺失、損壞，及時糾正、及時彌補。同時也對檔案館庫的智能化管理，提供了高效、舒適、便利和安全的工作環境，系統提供科學、先進的報警體系，確保檔案館檔案資料的安全、科學的管理，大大地提高檔案管理的安全性。