供排水業務檔案信息化管理現狀及對策

杜丹

（大慶油田有限責任公司第四采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

城市供排水是用于保證社會正常運行的公共服務系統之一，是衡量城市現代化水平的重要標志之一，為城市的發展提供著基礎性的保障。隨著我國工業化和城鎮化步伐的加快，城市供排水管理日益復雜，其運營質量直接關系到國民經濟的發展和社會生態文明建設。城市供排水檔案是城市供排水設施建設與管理的真實記錄，對于了解城市供排水事業發展，建設和改造城市供排水管網，具有十分重要的現實意義，對城市排水設施檔案的有效管理，是保障城市供排水設施正常維護和安全運行，加強城市排水設施有償使用管理，促進城市水環境改善的必要手段。但是由于管理理念陳舊、手段落后，傳統的檔案管理無法有效實現檔案信息資源的互補與共享，實現檔案管理的信息化對提高城市供排水管理效益具有十分重要意義。

一、傳統城市供排水檔案管理模式面臨巨大挑戰

檔案信息資源和電子文件的增長對城市供排水檔案管理工作提出了挑戰。隨著企業的發展，檔案信息資源成倍增加，尤其是隨著戶表改造的推進，終端客戶數急劇增加，客戶檔案工作量顯著加大；市政供排水管道分布于大街小巷，且隨著城市建設的快速發展，供排水管網的規模還在不斷擴大，這都在一定程度上增加了檔案管理的難度。此外，隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，越來越多地將計算機應用于辦公自動化和自動化工程設計，產生了大量的CAD或公文性電子文件。電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。

傳統檔案管理模式逐漸不適應社會需求。首先表現在檔案利用成本高、時效性差，傳統的檔案管理，是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟繁瑣。且因存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置，甚至浪費。如供水企業管網資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時間，其修訂往往要數年時間，更新較慢，而現在城市發展日新月異，待管網圖檔修訂后，實際管網已發生了變化，造成管線資料現勢性較差，因而管網圖檔的修訂往往跟不上生產的需要。其次，圖紙檔案精確度低，使用效果差。大部分管線資料采用相對法在地形圖上表現，一般以道路中心線、道路邊界線、道路兩旁建筑物等作為參照物。由于城市道路改擴建、舊房拆遷等城市建設不斷進行，導致原有參照物不斷消失，因此原有管道的位置也無從確認，這給后期管道設計、施工、管理等工作帶來很多不便。甚至導致因錯接漏接造成用戶停水，或因舊城改造、地質勘探等施工引起的供排水管道爆管導致供排水嚴重受損等事故屢屢發生，帶來巨大的時間與金錢浪費，并造成不可估量的不良社會影響。

二、供排水業務檔案信息化管理對策

（一）夯實信息化基礎建設

供排水企業要高度重視檔案信息化管理工作，加大人、財、物的支持力度，夯實檔案信息化管理物質基礎，具體來說，就是要為檔案管理部門添置必備的網絡服務器、存儲設備、計算機、打印機、掃描儀，條件允許的企業，還應建立“一站式”供排水檔案信息資源共享服務平臺，為社會各界提供在線服務。此外，要注意檔案信息化的安全和保密，采用電子檔案信息“雙備份”，使用正版檔案管理軟件，定期做好軟件殺毒和系統升級，加強數據庫的信息安全。

（二）豐富檔案信息資源

供排水檔案信息資源是信息化管理的核心，離開豐富的檔案信息資源，檔案信息化就成了“無本之木、無源之水”。首先，是要利用高速掃描儀、數據壓縮等技術，將已經歸檔的傳統紙質介質檔案進行數字化，不斷增加檔案信息化資源。其次，與OA辦公系統銜接，及時做好供排水電子文件資料的采集和接收，按照信息化的標準和要求做好新增檔案的信息化歸檔、錄入和數據庫建設。再次，利用豐富的館藏檔案信息資源，做好供排水檔案信息資源的開發和利用，在“編”的基礎上，研究區域城市供排水事業發展特點，進行二次、三次文獻編研，提升檔案信息資源的編研質量，豐富館藏檔案信息資源。

（三）提升檔案人員信息素能

從目前供排水檔案從業者專業知識結構、年齡結構來看，普遍存在年齡偏大、檔案專業知識薄弱的問題，尤其是計算機信息技術的應用成為廣大檔案工作者的短板。為此，供排水公司應積極采取“請進來”“走出去”的方式，提升檔案工作人員的業務素能，尤其是計算機、網絡等信息技術的應用技能。一方面，通過邀請專家授課，以及計算機信息技術檔案應用領域業務專家或優秀骨干來企業現場講課。另一方面，選派檔案工作者赴先進地區或其他公司學習，開闊眼界，提升檔案信息化專業素能，為供排水檔案管理提供必要的知識儲備和支撐。

總結

城市供排水是城市基礎建設的一項重要內容，是保證城市正常運行的重要公共服務系統，為城市可持續發展提供重要的基礎性保障。隨著城市化、工業化進程的加快，城市供排水管理內容更為繁重，管理工作日益復雜。供排水檔案作為城市供排水建設和管理的真實記錄，做好供排水檔案管理，是城市供排水設施正常運行、維護和管理的重要保障。