事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對策分析

暴世祺

（承德市生產(chǎn)力促進中心，河北 承德 067000）

事業(yè)單位檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展起到重要的作用，當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作存在很多問題，需要引起事業(yè)單位的重視，利用有效的對策，提高事業(yè)單位檔案管理水平。

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

（一）保密性

事業(yè)單位承擔(dān)著社會服務(wù)職能，存放的檔案具有巨大的信息量，可以為國家管理決策提供依據(jù)，因此事業(yè)單位檔案管理共工作具有保密性特征，在公布國家檔案之前，絕對不允許泄露事業(yè)單位檔案的信息。事業(yè)單位檔案管理負(fù)責(zé)記錄單位日常活動信息，同時還要履行社會事務(wù)職責(zé)，其中涉及到有關(guān)國家機關(guān)的機密文件，因此在事業(yè)單位檔案管理過程中，需要注重信息保密工作，避免泄露和公開機密文件。[1]

（二）公共服務(wù)性

事業(yè)單位承擔(dān)著社會服務(wù)任務(wù)，事業(yè)單位檔案內(nèi)容匯總了社會各類行業(yè)的信息，在市場經(jīng)濟背景下，這能轉(zhuǎn)化這些信息為經(jīng)濟效益，無法輔助社會資源的調(diào)配，利用事業(yè)單位檔案管理工作，可以保存這些信息，國家機構(gòu)可以無條件的查詢和節(jié)約事業(yè)單位信息，因此事業(yè)單位檔案管理具有公共性質(zhì)，可以提供無常服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

一些事業(yè)單位檔案管理工作缺乏完善的管理體系，導(dǎo)致工作人員在實際工作過程中缺乏參考機制。一些事業(yè)單位雖然設(shè)置了檔案管理機制，但是沒有全面貫徹落實，影響到事業(yè)單位檔案管理工作的落實，無法執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度。部分事業(yè)單位檔案管理工作缺乏獎懲制度，無法激發(fā)管理人員的工作積極性，如果出現(xiàn)問題，工作人員還存在互相推脫責(zé)任的行為，無法實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理動態(tài)性。[2]

（二）技術(shù)水平較低

以前事業(yè)單位檔案管理主要是涉及紙質(zhì)檔案，這種檔案保存過程比較困難，查找起來也非常困難，很容易就會出現(xiàn)破損等問題，此外因為檔案數(shù)量比較多，會占用非常大的空間。我國近些年不斷提高信息水平，為事業(yè)單位檔案管理工作提供契機，事業(yè)單位檔案管理工作需要實現(xiàn)信息化和數(shù)字化，很多事業(yè)單位開始利用計算機辦理有關(guān)檔案的業(yè)務(wù)，進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，但是針對信息技術(shù)總體應(yīng)用情況，一些事業(yè)單位信息技術(shù)應(yīng)用程度有待提升，事業(yè)單位檔案管理技術(shù)水平比較低，信息共享和大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)需要進一步推廣，事業(yè)單位需要提高技術(shù)水平，提高檔案信息的有效性。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

很多事業(yè)單位的檔案管理人員取法責(zé)任意識，在日常工作過程中沒有積極學(xué)習(xí)先進的科學(xué)技術(shù)，導(dǎo)致他們?nèi)狈I(yè)的管理知識，無法有效整理和收集檔案信息，工作效率比較低。此外一些事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作，也沒有定期培訓(xùn)檔案管理人員，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理人員沒有及時更新管理理念，無法滿足時代發(fā)展的需求。[3]

三、事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）建立完善的檔案管理制度

事業(yè)單位要想提高檔案管理工作效率，就要完善檔案管理制度。事業(yè)單位需要了解檔案管理工作的特質(zhì)，明確當(dāng)前的工作需要，以此為基礎(chǔ)建立檔案管理機制，滿足事業(yè)單位發(fā)展需求，確定事業(yè)單位檔案管理改革路線。事業(yè)單位要堅強監(jiān)督管理人員，規(guī)范開展檔案管理工作，提高事業(yè)單位檔案管理工作的獨立性。在事業(yè)單位檔案管理制度當(dāng)中融入獎懲制度，如果檔案管理人員的工作業(yè)績比較突出，可以給予適當(dāng)?shù)莫剟睿绻彻ぷ魅藛T擅自更改檔案信息，就要落實相應(yīng)的懲罰，這樣有利于有序落實事業(yè)單位檔案管理工作。

（二）提高技術(shù)水平

我國信息技術(shù)發(fā)展速度非常快，因此事業(yè)單位檔案管理工作也要利用新型技術(shù)理念提升工作水平，在事業(yè)單位檔案管理過程中更多的利用云計算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，可以智慧化管理事業(yè)單位的檔案信息，提高事業(yè)單位檔案管理效率。同時還可以分析數(shù)據(jù)信息，提高信息的價值。事業(yè)單位需要建立檔案信息的共享機制，利用服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)終端建立云儲存平臺，設(shè)置權(quán)限等級，保證各部門可以迅速獲取自己需要的內(nèi)容，結(jié)合規(guī)章制度和控制軟件，避免無限制的流傳文檔，防止信息被惡意盜用。針對事業(yè)單位的電子檔案，需要加強建設(shè)網(wǎng)絡(luò)防火墻，及時升級防病毒軟件，加強管控網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，提高事業(yè)單位檔案管理的安全防范水平。

事業(yè)單位要加大力度投入高科技技術(shù)，創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作方式，積極配備計算機和打印機以及掃描儀等，工作人員通過利用這些工具，可以建立事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)艱苦，在數(shù)據(jù)庫中匯總各類電子文件，單位內(nèi)部人員利用檢索功能可以及時獲取相關(guān)信息。管理人員可以建立反饋表，所有的查閱人員都要填寫反饋表，幫助事業(yè)單位檔案管理人員優(yōu)化工作上的不足，利用針對性的管理方式，提高事業(yè)單位檔案管理效率。[4]

（三）提高管理人員的綜合數(shù)字

事業(yè)單位要注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在招聘環(huán)節(jié)就要注意招聘專業(yè)人才，事業(yè)單位可以拓寬招聘渠道，利用智聯(lián)招聘等軟件等，加強了解應(yīng)聘人員的專業(yè)技能，確定應(yīng)聘人員是否可以滿足工作需求。事業(yè)單位要定期培訓(xùn)檔案管理人員，不僅要培訓(xùn)檔案管理方案，還要培訓(xùn)有關(guān)事業(yè)單位檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)束了培訓(xùn)之后可以利用考核制度檢驗管理人員的培訓(xùn)結(jié)果，并且利用合理的獎懲制度提高管理人員參與培訓(xùn)活動熱情，對于培訓(xùn)結(jié)果優(yōu)秀的人員，可以給予薪資補貼和額外假期等，面對表現(xiàn)較差的人員，也要給予批評教育，并且要求這類人員重新參加培訓(xùn)，保障事業(yè)單位的培訓(xùn)效果。

結(jié)束語：

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說是非常重要的，因此事業(yè)單位需要重視當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，利用針對性的對策進行調(diào)整，利用信息技術(shù)優(yōu)勢，完善事業(yè)單位檔案管理制度，提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。