電子檔案管理在事業單位檔案管理中的應用

張美佳

（黑龍江省綏化市望奎縣衛生健康局，黑龍江 綏化 152000）

檔案管理工作的有效性，對事業單位的整體運轉具有極為重要的意義。互聯網時代背景下，事業單位工作的信息化水平在逐步提高，檔案管理工作也實現了信息化發展，電子檔案已經成為了事業單位檔案管理工作的重點。為了保證檔案管理工作質量，相關管理人員需要根據事業單位需求，合理應用電子檔案。

一、電子檔案的特點和優勢

（一）電子檔案的特點

電子檔案是信息化時代檔案儲存方式變革后的產物。與傳統的紙質檔案不同，電子檔案通過計算機等磁盤設備進行儲存，以案卷為單位，其儲存內容包括各種電子圖像文件。電子檔案被儲存于電子設備和網絡之中，可以為用戶帶來更為便捷的使用體驗。

（二）電子檔案的應用優勢

如今，電子檔案的應用范圍十分之廣，受到了企事業單位檔案管理人員的青睞。基于此，筆者對電子檔案的應用優勢進行了分析。首先，電子檔案的應用可以有效提高檔案管理工作效率。電子檔案的應用使得檔案管理工作的主戰場轉移到了計算機等電子設備之上。相關管理人員只需要借助于網絡和計算機，就可以完成檔案信息的錄入、保存、查閱以及傳遞，其工作效率可以得到大大的提升。同時，電子檔案應用時可以借助于計算機的文字或圖片識別功能，迅速地完成檔案信息查找工作，為工作人員節省了大部分時間，也促進了其工作效率的提升 [1]。而且在對檔案信息進行查找時，相關工作人員只需要進行檢索即可，而不需要像應用紙質檔案一樣耗費大量時間查找和復原。同時，借助于計算機和互聯網可以實現遠程操作，這也使得檔案信息的應用打破了時間和空間限制，有效提升了檔案信息的利用效率。

二、事業單位檔案管理中電子檔案管理策略

由于電子檔案極具便捷性，所以在事業單位的檔案管理工作中應用的極為廣泛。相關管理人員都在不斷深化電子檔案的應用。雖然，電子檔案具有極多優勢，但其應用過程中也存在一些不足，需要檔案管理人員在工作開展中不但完善。相比于紙質檔案的保存不易，電子檔案所面臨的安全風險更大，檔案信息被竊取的可能性更高，所以相關工作人員需要提高警惕，保證電子檔案信息的安全。

（一）健全電子檔案管理制度

電子檔案管理方法與紙質檔案并不完全相同。所以，事業單位在開展檔案管理的過程中，必須建立健全電子檔案管理制度，為相關工作開展提供制度保障。目前，我國大部分的事業單位在電子檔案管理過程中，仍然沿用紙質檔案管理辦法，使得電子檔案管理工作的有效性遲遲得不到提升。

因此，事業單位的檔案管理工作人員必須及時地轉換觀念，認識到電子檔案管理方法與紙質檔案管理方法之間的異同，并建立起嚴格的電子檔案管理制度，才可以滿足當前事業單位的檔案管理工作需要。以某機關事業單位的電子檔案管理工作開展為例。該單位規定，所以電子檔案信息在錄入前，必須經過相關部門以及檔案管理部門的核查，確定檔案信息準確完整后才可以被錄入到單位的電子檔案信息庫中。同時，該單位對電子檔案信息進行了分級，并確立了電子檔案信息的查閱層級標準。檔案管理人員應該定期地對檔案庫中的電子檔案信息進行檢查，保證信息的完整性和安全性。在檔案信息應用方面，如果事業單位員工向查閱電子檔案信息，必須經過檔案管理人員的許可，并做好相關記錄；員工在查詢信息時，只可以查閱自身級別許可范圍內的信息，如果需要越級查詢則需要部門負責人以及檔案管理部門負責人特批。該單位通過制定嚴格的電子檔案信息錄入和使用標準，健全電子檔案信息管理制度，保證了電子檔案在事業單位中的有效應用。

（二）提高安全管理水平

事業單位需要加強電子檔案信息庫的安全管理水平，確保檔案信息不外泄。事業單位的檔案信息內容極為豐富，對事業單位的發展具有重要影響，一旦出現了信息外泄則后果不堪設想。所以，相關工作人員必須加強安全管理，確保電子檔案信息的儲存和使用安全。事業單位應該從加強網絡安全建設的角度著手，提高電子檔案信息庫的防御能力，使其免受網絡黑客或病毒的侵襲[2]。

比如，事業單位可以通過加強電子檔案信息庫防火墻配置來實現對檔案信息的管理。通過設置多重防火墻，將可能危害檔案信息安全的因素都阻擋在外，使得事業單位的電子檔案信息處于較為安全的儲存和使用環境之中，為檔案管理工作的有效開展奠定基礎。同時，相關工作人員還需要設置信息傳遞追蹤管理機制。電子檔案信息庫的每一次訪問、查閱、調用和傳遞記錄，都應該被妥善保存，一旦出現檔案信息丟失或泄露則可以根據這些記錄進行追責，將損失降至最低。相關工作人員需要定期地對檔案信息進行篩查，并更新檔案信息管理系統，讓其是始終處于最佳狀態，可以為電子檔案信息提供最優質的保護。

（三）加強人才培養和管理

雖然電子檔案的應用使得事業單位的檔案管理工作信息化水平大幅提升。但是，檔案管理工作的開展仍然離不開專業人才的支持。事業單位需要加強對檔案管理專業人才的培養和管理，為電子檔案的有效應用和檔案管理工作的高效開展打下堅實基礎。

事業單位檔案管理工作負責人應該制定嚴格的人員管理方案，對現有的檔案管理人才進行考核，剔除工作態度不端正、工作能力不達標的人員，保留優質人才。同時，應該以講座、培訓等方式，加強對檔案管理人才的計算機應用水平、責任意識、檔案管理專業能力培養，提高他們的綜合發展使其滿足事業單位電子檔案管理工作的需要。

三、結論

綜上所述，電子檔案在事業單位檔案管理工作中的應用，可以滿足其工作開展的信息化、網絡化需求。比之傳統檔案，電子檔案在管理安全性和便捷性方面獨具優勢；而為了進一步發揮其作用，相關工作人員需要制定合理地電子檔案管理制度和模式，并加強對專業人才的培養，實現有效應用。