如何做好互聯網時代的醫院檔案管理

■ 文 羅 克

醫院檔案是醫院歷史的記載和醫院文化的傳承，為醫院文化建設提供服務，為醫院管理和發展提供第一手資料。目前，在互聯網+時代，醫院檔案管理工作還存在管理制度、管理方法不完善等諸多問題，所以，全面掌握現代醫院檔案的發展現狀，找出解決對策，使醫院檔案管理工作能夠更好地為醫院的醫療，教學，科研提供服務。

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、圖表、錄音、錄像、照片等各種類型的文書、影音資料以及醫院、科室、個人獲得的證書、獎杯、獎章等實物資料。醫院檔案是醫院歷史的記載和醫院文化的傳承，為醫院文化建設提供服務，為醫院管理和發展提供第一手資料。醫院檔案是醫院的寶貴財富，應該妥善整理和保存。作為綜合性醫院的檔案管理者，在互聯網+時代，應該順應時代的發展，全面掌握信息技術，充分利用互聯網，找到適合醫院檔案發展的途徑，促使醫院檔案為醫院發展提供有力支撐?，F就醫院檔案管理的現狀及存在問題的解決辦法進行如下討論。

一、現狀及存在的問題

1.收集檔案信息的意識不強。在醫院，醫療工作被視為醫院的頭等大事，而檔案資料管理由于不能產生直接的經濟效益，往往被院領導以及醫務人員忽視，出現各臨床及職能科室檔案歸檔較差的現象。

2.沒有形成檔案統一管理的格局。目前，絕大多數醫院的檔案管理都是分散管理模式，造成了不必要的人力、物力的浪費，同時也會造成檔案資料的連續性和完整性較差，不利于院史及科史的回顧和建立。

3.檔案相關專業知識薄弱。各部門（科室）對該部門（科室）的檔案資料的歸檔內容和歸檔時間認識不清晰。造成了檔案收集的完整性、連續性，時效性較差。

4.硬件設施投入不足。檔案室面積狹小，不符合檔案保管的標準。專業檔案管理人員不足，不能及時完成日常的檔案管理工作。另外檔案管理的設備陳舊，管理技術落后也同樣制約檔案的發展。近年來，隨著互聯網及計算機技術的發展，為檔案的電子信息化提供了有力條件，但是相應的計算機設備及復印機、掃描儀等資源不足的現象也普遍存在。

5.檔案資料的利用率較低。目前醫院檔案資料中利用較好的是個人的科研業績和文書檔案，對其他類型的檔案資料利用率較差，造成有些檔案資料止步于貯存而沒有得到較好的開發利用，這也影響了部門（科室）收集檔案的積極性。

6.電子版檔案比例較少及檔案的電子化率較低。目前醫院檔案的電子化率低，電子版的檔案比較少，不利于檔案的管理和統一。

二、解決對策

1.組建檔案管理領導小組。由院領導擔任組長，各機關和臨床科室主任主抓，科室設置專職或兼職檔案管理員，檔案室管理人員要主動對科室檔案管理員進行指導、監督和管理，最好將檔案管理納入目標考核，設立相應的獎懲制度。

2.對檔案進行統一管理。嚴格按照《醫院檔案管理條例》對醫院的各種檔案資料進行統一管理。

3.加強檔案管理人員的培訓。檔案室工作人員負責對各部門（科室）的專職和兼職檔案管理員進行定期檔案相關知識培訓，提升檔案管理員的業務素質，使他們更加熱愛自己的工作，達到檔案收集的規范性、完整性和及時性。

4.提升檔案室的硬件設施，包括增加庫房和檔案管理人員，對檔案資料進行數字化建設。在互聯網+時代，應該科學地有計劃地分批次地將醫院的各種檔案資料數字化（掃描，拍照等方法）網絡化，方便檔案的保存和利用。在收集文書檔案資料時，如果有電子版一定要同時收集。

5.強化服務意識主動提供服務，檔案工作的最終目的是為了滿足使用者對檔案的利用，因此，檔案工作者應強化服務理念，為使用者提供更加主動、優質的服務。

6.健全管理制度規范業務流程，首先從整體上加強檔案室的制度建設，切實發揮院檔案室對全院不同部門檔案工作在業務上的指導作用，對檔案人員施行分散管理統一考核。其次是加強檔案人員隊伍建設，不斷補充精兵強將加入檔案隊伍，采取有效措施激勵他們及時、主動、認真收集不同門類的檔案材料，為醫院檔案工作規范化、科學化打好基礎。

7.電子檔案數量在互聯網+時代，在收集檔案時要盡量做到電子檔案和紙質版檔案同時收集；并有計劃地把原有的紙質版檔案電子化，網格化，同時將所有檔案都錄入到電腦，要做到全文檢索和語義檢索。

三、醫院需要歸檔的檔案種類

按內容分，主要有三大類：

1.文書檔案，各職能科室在領導和行政管理活動中形成的檔案材料。如黨群行政類檔案（院辦、人事科、科教部、物價辦、醫保辦、外事辦黨辦、紀檢監察辦、工會審計科法律事務辦、后勤服務部）。

2.科技檔案由生產技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技文件材料轉化而形成的檔案材料。如科研檔案、基建檔案等（科教部、基建科、個人科研論文、課題）。

3.專門檔案指在某些專門業務工作中形成的檔案材料。如財會類檔案（財務部），設備類檔案（采購部），醫療類檔案（醫務部護理部），聲像類檔案（院辦、研辦、多功能廳、各臨床科室），實物類檔案（院辦、防火辦部分），教學類檔案（研辦部分）。

四、醫院主要檔案歸檔時間

1.醫院各黨務及行政職能部門和能按年度歸檔的部門，應在次年3月底前歸檔。

2.醫院教學部門的教學類管理性的文件材料（紙質檔案）于次年3月末前歸檔。

3.醫院各科研、基建等部門，應在項目完成后2個月內歸檔。

4.醫院的大型儀器設備在開箱驗收后及時歸檔。

5.醫院人員的論文、論著、課題合同及獲獎證書應在發表、獲得后1個月內歸檔。

6.當年的財務檔案，在會計年度終了后，由財務部門保管1年，期滿之后，由財務部門編制案卷目錄一式3份，財務部門留存1份；其余2份連同財務檔案一并于次年5月底前全部交檔案館保管。

五、檔案管理實施流程（PDCA）

1.Plan：在主管領導指導下，檔案室負責制定檔案規章制度，明確檔案收錄范圍及檔案收集、分類規范，明確各類檔案文件的歸檔截止日期。

2.Do：科室設立的兼職檔案管理員負責將本科室的檔案資料收集齊全，按照規定標準將檔案文件分類、整理并在規定時間內，上交到檔案室統一管理。

3.Check：檔案室的檔案員監督各科室上報檔案資料情況，對檔案資料規范性、完整性及上報的及時性進行檢查，并做好相關統計工作，定期上報檔案工作情況。定期對各科室檔案管理員進行相關知識培訓。

4.Action：建立責任負責制度。以科室為單位，科室主任負責制，對檔案收集整理不合格及不及時的科室加強督促，對檔案工作處理較好的科室進行嘉獎。

綜上所述，檔案管理在醫院發展中起到重要作用，是醫院發展的無形動力。因此，分析醫院檔案管理中存在的問題，找到科學合理的解決方法，是目前檔案管理亟待解決的問題。

通過組建檔案管理小組，實行檔案的統一集中管理、加強檔案信息化建設、積極拓展醫院檔案服務領域，使醫院檔案管理工作更好地為醫療、教學、科研、基礎建設、行政管理等工作提供服務。

對檔案信息進行深層次數據挖掘，為醫護人員和管理者提供多方面、多途徑、多層次的檔案信息服務，真正做到讓檔案信息資源在提高醫院診療水平、醫療質量和深化醫院改革中發揮重要作用，促進醫院的可持續發展。