事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

劉培峰

（內蒙古鄂爾多斯市中共準格爾旗委員會宣傳部，內蒙古 鄂爾多斯 017000）

前言

近些年來，我國社會以及經濟發展不斷進步，不斷發展的現代化計算機互聯網技術也使得人們的生活和工作有了較大程度的改變，尤其是事業單位近年來不斷進行改革，機構不斷精簡，無論是人事管理還是行政體制，都隨著時代的變化而產生了深入的變革，事業單位的檔案管理工作集結了信息和資料的收集、整理、歸檔、保存、搜索以及使用等種種的工作，在當前的現代化檔案管理工作中卻存在著一定的問題，檔案管理工作的進行也影響了事業單位的工作效率，必須針對存在的問題提出及時有效的改革措施。

一、現階段檔案管理工作過程中存在的問題

在事業單位日常工作過程中，檔案管理是一項非常重要的基礎性管理工作，有關于員工的職工年齡、出國、政審、職工福利以及各種的原始性工作記錄以及文獻。檔案管理工作可以分為資料和信息的收集、整理、儲存、鑒定統計以及使用幾個環節。當前事業單位的檔案管理工作，由于管理力度薄弱，缺乏合理的管理措施，因此存在著一些的問題，需要進行改善。

（一）檔案管理工作正逐漸邊緣化，工作人員水平參差不齊

能讓管理工作自身有著一定的政治性、規范性、原則性和科學性，個人檔案對于一個人的社會生活以及工作是具有非常價值的一種歷史記錄，具有不可復制性，因此檔案管理工作必須要保證答案的安全性和穩定性。但近些年來各大事業單位就逐漸進行人事制度改革，崗位之間不斷進行調整和轉換，因此當前的專業化檔案管理工作人員數量較少，一般都是一些兼職或轉崗的管理人員在進行檔案管理工作。這樣的檔案管理團隊缺乏專業的理論知識以及實際操作技能，因此當前的檔案管理工作專業化水平較低，管理工作大多流于形式，管理工作人員大多只是被動應付工作，甚至部分管理工作人員根本就沒有相關的服務意識，認為只要不丟失不泄密就行。此外，當前部分事業單位并不重視現代化專業人才團隊的建設，工作人員綜合素質參差不齊，業務知識不熟練，一旦事業單位因為種種需要對員工的身份工齡、職稱進行相關的查閱和整理時，經常會出現信息失誤或者重要文件以及證明遺失的現象。

（二）信息化科學程度不高

隨著近些年來社會科學進步以及信息化手段的不斷提升，檔案管理工作也不斷發生著轉變，傳統的檔案管理工作專業化水平不高，一般是紙質保存，因此需要浪費大量的人力、物力、財力，此外在材料的整理保存、查閱使用過程中速度較慢，因此實現信息化數字化的管理工作模式是必然的時代趨勢。而數字化信息化檔案管理模式是指在互聯網信息技術以及相關的同一規劃指導下，全面運用現代化信息技術進行的檔案管理活動，對檔案信息進行及時地收集、整理、處理以及保存，這樣能夠不斷加快檔案管理的現代化和科學化建設進程。信息化檔案管理工作模式的內容主要包括檔案管理網站的建設、數字檔案管理網站的建設、檔案信息的數字化水平提高等等。信息化檔案管理工作能夠不斷提高事業單位的經濟效益，節省大量的人力，保證事業單位數字信息的科學性、安全性和穩定性。

二、如何做好新時期的事業單位檔案管理工作

（一）樹立起科學合理的思想認識及管理制度

當前事業單位應當在日常運營過程中不斷加大宣傳力度，經常組織檔案管理人員學習相關的法律法規以及規章制度，合理糾正檔案管理工作人員思想上的缺乏和偏頗，不斷提高檔案管理工作人員的積極性和主動性，建設一支在政治上、思想上、專業能力上都穩定發展的現代化專業管理隊伍。其次，事業單位檔案管理工作必須要保證個人檔案的真實性和嚴肅性，這需要制定起一套科學合理健全的現代化檔案管理制度，使檔案管理工作者嚴格按照規章辦事，對收集來的資料信息進行嚴格的審核，預防不符合答案內容要求的資料進入檔案盒。此外，檔案管理工作是一項需要浪費大量時間、瑣碎又細致的工作，管理者在工作過程中難免會出現一定的懈怠和厭倦心理，因此這對檔案管理工作人員的思想意識以及道德水平也有了一定的要求，必須要踏實肯干、吃苦耐勞、淡泊名利，這樣才能夠做好檔案管理工作。同時檔案管理工作又需要工作人員具有高超的技術，現階段檔案管理工作人員與長期缺乏實踐和創新，因此必須定期組織專業的檔案管理工作人員為事業單位的員工進行培訓，事業單位也要注意組織檔案管理，工作人員定期進行實踐以及在職培訓，不斷提升檔案管理工作人員的興趣和能力，在人員的招聘以及培訓上也要加大投入力度。

（二）提升事業單位檔案信息化的建設步伐

事業單位的傳統檔案工作是依托紙質檔案管理為主記錄當下發生的事件，然而紙質檔案需要占用大量的面積，又要浪費大量的人工，不符合當前時代的需要。因此當前事業單位必須要不斷加快內在信息化水平建設，利用計算機以及先進的網絡技術對事業單位的檔案管理工作進行改革和創新，這樣不僅能夠可以及時發現原有檔案管理工作的弊端和不足，也能夠提高日后的答案管理工作效率。首先，要不斷強化檔案管理工作人員的信息意識以及信息水平，不斷加快事業單位內部檔案管理的硬件軟件建設，安裝先進的計算機，建立專業的數據庫以及檔案管理網絡和平臺。再有，檔案管理工作人員應當積極學習先進的互聯網電子信息技術，更好地服務事業單位的檔案管理工作。

結束語：近些年來科學技術的不斷進步已經使得事業單位檔案管理工作有了良好的突破和進展，然而要想更好地開展數字化信息化，檔案管理工作必須要不斷總結經驗提升信息化水平，及時發現并且解決事業單位檔案管理工作中存在的問題，這樣才能夠不斷提高工作效率。