高校學生檔案服務提升的對策研究

王克付

（南陽醫學高等?？茖W校，河南 南陽 473000）

2016年，國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》將發展目標定為：到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系?！疤岣邫n案公共服務能力”“持續推進數字檔案館建設”“加快提升電子檔案管理水平”，這份文件也給我們的檔案研究提供了很多思路。

一、及時轉變檔案觀，強化學生的檔案意識

當前，對高校有諸多的考評和硬性指標，管理者在制定計劃、開展工作的時候對上級部門要求比較嚴格的任務或是利害關系比較大的工作往往優先考慮，比如黨建評估、辦學質量評估、就業質量的考評等。檔案管理這一塊工作從未有過什么單獨考評，綜合考評也往往不涉及。高校管理者首先應該轉變觀念，認識到檔案對學校發展、學生職業發展的重要性。主動加強教育，以多種生動活潑的方式，去強化學生的檔案意識。

二、更新檔案管理體制，規范和高效并重

管理體制直接決定著管理效果，是管理水平高低的重要指標。要想真正提高高校的檔案管理水平，首先要更新管理理念，然后便是對管理體制進行大刀闊斧的改革。衡量管理體制的另一個維度是高效，單有規范是不夠的，高效同樣至關重要。高校若是管理通暢，各項檔案材料會在特定的時間節點順利地匯聚到檔案管理部門；若是疏于管理，檔案管理部門就不得不四處催交材料，所搜集的材料既然是應付工作得來的，質量也必然參差不齊。學生的每一個需求，都可以看作對檔案管理部門發出的具體指令。

三、以生為本，重視檔案的開發利用

每個學生都是一個鮮活的個體，投射在檔案里也應該是多姿多彩，個性化極強的。從檔案袋制作、紙張的選取，到相關資料的填寫、獎證的收集，再到個性化資料的制作，檔案的含金量體現在檔案的各個流程和每個層面。重視檔案的開發利用，拓展增值服務。服務對象的需求可能是確定的，但服務是無止境的。如何給服務對象提供更多優質高效的服務，高校檔案管理部門需要好好思考。若是在服務中增加一些人文關懷，這就難能可貴了，比如學生畢業時可以發放一些貼心的小冊子，網站及時更新檔案轉寄信息，微信公眾號及時推送最新的檔案政策或辦理須知，給校友贈送一些有紀念意義的小禮品等。

四、重視人才培養，依靠科技和互聯網的力量

人才是關鍵，再好的理念也需要人去貫徹，再好的設備也得有人會用才行，高校學生檔案管理要想實現轉型和提升，就必須重視人才的培養，必須重視檔案管理人才隊伍的建設。作為新時期的檔案工作人員，首先要有較強的政治素質和高度的責任感，有的高校要求必須是黨員，雖有些矯枉過正，但出發點是好的。學生檔案也屬于國家機密文件，收集、整理、轉遞都有具有的法規要求，一定要照章辦事，以高度負責的態度去完成各項工作。

五、保密工作不能放松，加強安全防范

歸根結底，學生檔案是學生個人信息的綜合體，工作之后人事檔案的管理更是嚴格，國家法律規定檔案管理人員必須嚴格保密。從道德層面來看，檔案管理人員也有義務為學生保密。倘若發生泄密，可能會對學生利益造成不同程度的損害。除了法律約束、制度建設、安全教育外，學校網絡中心也應加強安全防范工作，保障校園網的網絡安全。檔案管理部門要保證計算機環境安全，指派專人對計算機進行維護。

六、推廣電子檔案，實現信息互通

《高等學校檔案管理辦法》規定“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，以后電子檔案（數字檔案）的地位將變得日益重要，很可能取代紙質檔案。如今，電子身份證、電子社?？ā㈦娮玉{照已經出現，諸多信息已經聯網，時代對電子檔案的需求也變得清晰可見了。紙質檔案的制作和保存需要大量的成本，如人員、場地、物資等。在轉遞時比較麻煩，也容易丟失。電子檔案制作起來可控性更強，攜帶方便，轉遞時也比較安全，并且能夠做到隨時調取。

七、增強服務意識，全面提升高校的檔案服務水平

一提到增強服務意識，人們自然而然地想到檔案工作人員要增強服務意識，或是檔案服務窗口工作人員要增強服務意識。實際上，上至主管校長，下至檔案工作人員、輔導員，也包括參與檔案工作的其他部門、各級人員都應增強服務意識。前面提到，學生檔案管理雖不是重大項目，但也是一個系統工程，任何環節出了問題，都會對檔案的質量產生直接影響。

我們要正視當前高校檔案管理中存在的諸多問題，要看到檔案服務提升的必要性，認識到“互聯網+”的時代走向及其磅礴的價值驅動力。高校應立足于實際，補齊短板，將學生檔案的服務提升徹底融入到高校的改革大局中。