城建檔案管理的難點及有效對策

蔡聯蓉

（興山縣古夫鎮村鎮建設環境保護服務中心，湖北 興山 443711）

引言

隨著信息技術的發展，城建檔案的管理要求也逐漸提高，但是當前的城建檔案管理中仍然存在一些問題，導致城建檔案管理的質量較低，難以滿足實際的需求，為了使城建檔案管理得到改善，需要分析管理中的問題，采取有效的措施進行解決，使城建檔案管理的水平提升，促進城建檔案管理的快速發展。

一、城建檔案管理的難點

（一）管理重視程度低

隨著城市建設的規模的擴大，城建管理部門對建設開展的工作內容逐漸增多，同時對經濟發展更加重視，但是缺少對城建檔案管理的重視，這使檔案管理人員對檔案管理的意識較為薄弱，在工作中沒有正確的對待檔案管理，因此工作效率較低。一些工作人員缺少檔案服務的觀念，對檔案的管理效果不佳，甚至導致檔案信息丟失，這對檔案管理工作產生了不良的影響。多數單位對工程檔案的管理沒有按照規定進行，在檔案的管理和使用中存在較多的為，進行資料的移交過程中，資料沒有結合管理部門的要求進行完善，還有一些單位采用復印的資料來代替愿資料，導致工程資料難以符合實際要求，不能反映出真實的情況，因此難以使檔案發揮出實際的作用。

（二）管理方式效率低

管理的方式對檔案管理的質量有著較大的影響，當前的檔案管理中，采用信息化方式記性呢管理，但是實際上有一部分城建檔案的管理中采用人工的方式，導致檔案的信息丟失，沒有充分利用信息化技術進行管理，管理的水平低。另外，聲像檔案資料采用電子形式進行接收，但是存在格式不規范的問題，導致檔案管理的效果不佳，同時在管理中需要投入較多的人力和財力，導致檔案信息管理的效率整體較低。

（三）管理人員能力低

城建檔案管理中需具有專業性的人員，由于大部分的城建檔案管理中缺少專業能力較強的人員，導致檔案管理的質量得不到提高。當前的城建檔案管理中，管理人員具有責任和檔案管理意識，但是在技術上缺少了解，不能高效的運用信息化技術，在管理中不能使效率提高，這使城建檔案管理不能滿足時代發展的特點，管理的情況不理想。

二、解決城建檔案管理問題的對策

（一）加強檔案管理的重視

隨著城市的建設工作中各環節要求的提高，城建檔案在其中起到了重要的作用，應將城建檔案管理的工作加強，具有正確的意識，人員應開展宣傳工作，使管理者能夠了解檔案管理的作用，從而將城建檔案管理作為重點內容。另外，城建檔案管理服務也需要改善，將服務意識加強，使服務水平提高，工作人員需要了解自己的責任和任務，將檔案工作進行完善，使服務的質量提升，這樣可以使檔案管理工作更具有全面性和細致性特點。在管理過程中對資料進行及時的收集和整理，使檔案信息得到補充，并且對有變化的內容進行調整，使檔案資料更加完整，在利用中能夠起到有效的作用，從而促進了城建檔案的順利發展。

（二）提高人員能力素質

城建檔案管理人員的專業性能力以及素質對檔案管理工作有著直接的影響。為了提升人員的能力和素質，需要對人員的招聘標準進行調整，使招聘更加嚴格，針對人員的能力進行重視，管理部門需要明確招聘的要求，使檔案管理人員的整體水平提高，并且使人員能夠在自己擅長的部分發揮自己的能力，將城建檔案管理的水平提高。另外，采取培訓的方式來提高人員的能力素質，在日常工作中，應定期開展培訓活動或者其他形式的活動，使人員在培訓中提升自己的綜合能力，或者由專業的人員開展相應的培訓，這樣可以幫助人員不斷完善自身，在工作中更好的發揮自己的能力，提升工作的效率。

（三）利用現代化方式進行管理

利用現代化的方式改善城建檔案管理，使城建檔案管理滿足當前的發展需求，同時提高檔案管理工作的整體質量，對城市的建設發展有著積極的作用。在城建檔案管理工作的完善中，通過網絡管理的建設加強城建檔案管理的效果，管理部門可以建立相應的網絡城建檔案系統，并且將系統進行完善，結合數字化技術對館藏檔案進行管理，在管理平臺中輸入信息數據，使城建檔案管理更加高效。之后可以采用數字化技術進行檔案數據的獲取，也可以使城建檔案的數字化建設水平提高，發揮出更好的作用，不需要人工的方式進行數據的輸入，同時節省了管理成本。另外，利用先進技術對城建檔案管理工作進行完善，通過技術的應用可以使檔案管理得到創新，結合部門的實際情況，對管理系統進行改善，使系統的工作效率提高，更加適應部門的管理工作的開展。結合技術的應用，使城建檔案管理水平提高，同時也促進了城市建設的進步。

當前的城建檔案館可以為檔案信息資源提供更好的條件，通過這種方式加強檔案信息服務質量，使檔案使用者更快的獲得檔案的信息。通過館藏資源的利用，檔案館可以技術進行創新，使用先進的技術進行信息檢索，將獲得信息資源通過網絡發送給使用者，這樣可以使檔案信息的使用變得更加高效。由于檔案信息資源整合還在進行之中，需要結合電子檔案以及紙質檔案進行管理，通過檔案館的建立，可以使檔案的管理的過程得到簡化，應用檢索的工具對檔案進行搜索，提升檔案資源利用的效率，所以，應大力開發檔案信息檢索系統，使檔案資源得到全面整合，能夠將檢索的準確性和效率提升。通過檔案館可以使城建檔案管理變得更符合當前時代的需求，也為人們帶來了更好的服務。

結語

城建檔案對城市建設和發展有著重要的作用，為了滿足當前社會發展的需求，需要對城建檔案管理進行完善，樹立正確的管理意識，采用信息化手段進行檔案管理，加強管理人員的能力，使檔案管理工作的質量提高，提升服務水平，促進檔案管理工作的進一步發展。