淺談對社會知名人士私人檔案的建設和管理工作

陳曉旭

（白山市長白山滿族文化博物館，吉林 白山 134300）

社會知名人士的私人檔案是指個人在社會活動中形成的檔案，具有留給后人遺產的珍貴價值的檔案。這些檔案包括合法取得記錄的私有組織、家庭或個人的私務活動內容。由于這類檔案材料分散、廣泛，檔案工作人員對私人檔案的社會價值缺乏管理意識，或者由于認識不到位，致使管理工作被動，操作不到位，從收集整理到保管及開發利用具有很大的盲目性、隨意性和非科學性，致使那些具有大量而又內容豐富和獨特價值的私人檔案長期漂泊在社會中，使管理表現缺位，長期處于一種不安全的管理狀態。人們往住看不到社會知名人士私人檔案也是國家全部檔案不可分割的組成部分而任其自生自滅，這種后人負責和過問的現象普遍存在著，應當引起檔案有關部門的高度重視。社會人士私人檔案在一定意義上填補了一些地方的空白，檔案管理部門應進一步解放思想，開闊視野，根據國家《檔案法》的規定，自覺將這些社會知名人士私人檔案納入收集和管理范圍，要通過科學有效的方式，加強管理私人檔案的深度和廣度，要使私人檔案成為豐富各級地方檔案館館藏的一個重要來源。在檔案工作實踐中加大社會人士參與私人檔案建設的積極性，檔案工作人員要自覺地開展對社會知名人士的私人檔案管理，納入檔案管理的議事日程予以重視，抓實抓好。

要積極熱情做好社會宣傳，使私人檔案管理科學有序。檔案部門要從當今互聯網廣泛存在并且成為主要宣傳手段和輿論陣地的實際情況，打破傳統的封閉模式和單打獨斗的做法，加大宣傳力度，使用大視野的角度開展檔案宣傳工作。要通過創建“多媒介”平臺和利用新興媒體主陣地的作用，豐富傳播渠道，開展社會輿論宣傳。要使社會廣泛關心和配合檔案部門努力做好私人檔案材料的收集、整理工作。同時工作人員要深入群眾，走進基層，要通過全面提升宣傳力度，比如打造官方微博、微信公眾平臺宣傳，提高全民檔案意識，激發起廣大社會人士的關心檔案工作的自覺性和積極性，形成關心和廣泛參與私人檔案建設的良好氛圍和社會效果。為了更好地宣傳檔案知識，增強市民的檔案意識，各級檔案管理部門還可以開展“檔案社區”、“最美檔案人”等一系列開放性活動，使檔案收集工作真正進入民間大眾，以平民化、大眾化這種接地氣的服務和謙和的姿態，利用好平民化的視覺，創新接收模式、延伸接收平臺、拓寬征集領域，深入擴展私人檔案內容，豐富檔案內涵，開展私人檔案征集工作。在深入宣傳、廣泛收集私人檔案材料的過程，應注意采取以下幾個行之有效的步驟：①首先要設立檔案網站，并以專題方式設立私人檔案，歸檔題目，也可以自動上傳電子文件的工作窗口，可使收集到的私人資料通過檔案館的服務器上歸檔。②為了做好及時歸檔工作，檔案部門安排有專門值班人不定時地將有價值的私人檔案信息通過公共檔案微信號接收。③檔案部門可以通過關注本地域的社會名人、英雄人物、杰出私人企業家、非物質文化遺產傳人等，采取登門拜訪的途徑指導私人做好私人檔案的整理，對成熟的個人信息材料也可直接掃描歸檔。④為了方便檔案收集工作，也可聘請社會資深名流為私人檔案征集員，直接對社會名人等有代表性的私人檔案資源跟蹤了解，掌握動態。⑤為了調動廣大群眾的收集資料的積極性，檔案部門還可以采取有償征收、預約服務等方式來豐富館藏。⑥實行服務機制創新，盡量地有效保護好私人檔案形成時的歷史原貌，體現檔案當時的原始性特點。為了實現為利用者提供快捷的服務，要及時加大私人檔案的數字化建設。

在如何征集私人資料及管理檔案方面，上級文件支持個人保管和展示個人收藏檔案，同時有償鼓勵向國家檔案捐贈或寄存檔案，對珍貴檔案捐贈有一定獎勵。在這方面，國外是采取強制性手段收購、限制與鼓勵相結合，最后采取合同簽約來取得所有者授權。在私人檔案本人自覺條件下，檔案部門要與擁有私人檔案的社會人士協商保存方式，簽定并規范檔案代管托管的程序與流程，要方便私人檔案者的檔案可以自由進出檔案館，檔案持有者既具有管理權，又有使用優先權，還可提出限制利用意見，并分享社會利用檔案所得的收益。為了方便社會及家庭相關人員查閱檔案，這些應在代管托管協議均有所體現，檔案部門照辦就是了。

實踐證明，檔案具有特殊作用，它“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”。它的特殊價值是“存憑、留史、資政、育人”。從以上就可以看出檔案編研工作非常重要，包括要重視對私人檔案的編研工作。為了做好私人檔案的編研工作，檔案部門要制定科學有效的政策，吸收和鼓勵社會人士一道參加私人檔案的編研活動。要積極借助社會力量開放搞編研，要利用各種優勢把編研蛋糕做大。還要設立檔案編研獎金，招標編研主題，積極引導、支持熟悉檔案，熱愛文史的社會人士積極參與到私人檔案的編研工作。編研工作可以促進“死”檔案變成“活”檔案，又可創造出豐厚的社會價值與經濟效益。

為了不斷擴大社會知名人士私人檔案的正能量影響，充分發揮啟迪后人的社會價值，在編研、管理和利用的過程，還可對私人檔案有關部分通過展出活動，吸引社會各界關注檔案，了解檔案，支持檔案工作，包括幫助補充、完善私人檔案。檔案部門還可多渠道開發和傳播私人檔案的社會價值，可以聯合辦展，舉辦家庭檔案示范展覽、私人檔案編研成果專題展覽等，利用多種形式對檔案相關部分實行開放式宣傳，有效地提升檔案文化的傳播力和影響力。為了進一步提高檔案開放展覽的社會效果，擴大宣傳效果，在上述活動中，可以邀請私人檔案所有者到現場講解，還可開展觀后感征文評比，對所有私人檔案參觀者本人頒發榮譽證書，設立私人檔案專柜，增加私人檔案所有者的榮譽感和積極性。為了增加社會教育意義，展柜可以永久保存，并能定時對外開放、展覽。這樣展覽保存既可為私人檔案所有者提供展示、交流平臺，有益于原先散于社會的利國利民的私人檔案資料得以有效保存、廣泛利用，也有利于提升檔案工作的社會影響力和公眾的參與度，更好地體現出“鑒史識今、啟迪后人”的社會價值和社會效益。