事業單位檔案管理制度的強化方案

田雪梅

一、事業單位檔案管理制度的含義

事業單位檔案管理指的是在生產、辦公過程當中形成的關鍵性記載文件以收集、整編和存檔的形式形成的信息載體。檔案文件將直接反應著工作成效的完成情況，同時也記載著事業單位在以往和目前的整體信息資源，檔案管理作為事業單位關鍵性的一項工作，其獨特的性質對從事相關工作人員要進行認真的選擇并進行專業知識的測驗。因為當今社會誕生了許多高科技的辦公設施及技術，要想合理的運用這些優質的設備，就要由頭腦靈活、業務知識數量的人員來擔任此崗位。如今信息化管理以逐步走進事業單位的管理模式當中，這將對以往的管理方式中存在的不足之處進行跟大的改善效果。原始存檔方式大多為紙質資料，容易受損、容易遺失、就算保存方法得當也難以避免查閱的時候由于數量繁多造成的效率低下。而新科技的產生使得檔案資料以電子形式來保存，不但保障了存檔的安全性，又提升了查閱的效率。所以事業單位檔案管理工作目前需要一次深度的改革創新。

二、事業單位檔案管理當下存在的問題情況

（一）不能夠重視檔案管理工作。當下時局由于社會發展的不斷需求，檔案管理已經迎來了嶄新的挑戰，既往的管理辦法，以很難滿足現有時段的需求。片面認識檔案管理工作的態度不只存在于事業單位的領導中，就連檔案管理作業人員個別也不能將檔案工作重視做好。因為檔案工作的好壞不會直接對單位運行的效益造成影響，其帶來的成效也不是主觀的，而是間接的產生特殊的作用，這樣一來檔案管理工作就容易被忽視，導致不能夠使充足的物力和人力投入到檔案管理工作當中。甚至基本設置都難以實現，更何談先進的設備及技術。或者由于擁有配備了先進的設備但因為使用不當、維護不及時、配合不協調等原因對其效果發揮產生嚴重的影響。

（二）檔案管理的基礎沒有得到良好的奠定。大部分單位都有設立獨特的檔案管理規章制度，可是制度歸制度絕大部分群體并沒有認真的做好相關制度的要求，從開始就沒有形成規范化，導致沿著錯的方向去發展實施，造成越錯越多的后果，最終讓檔案的形成不能夠規范化，備案存檔及分類結果不明確。甚至有的檔案會隨意破壞、丟失。最終失去檔案資料存在的意義。

（三）落后的管理方式。沒有針對檔案管理工作行程單獨的機制，延續傳統陳老的方式去進行檔案管理，不能夠及時的學習新的事物、利用新的科技來改善檔案管理的工作效率及質量。不能夠及時的更新所需更新的信息，影響了檔案的資源價值。這類的傳統觀念有時候是致命的缺陷，它足以讓檔案管理工作的發展得到致命的阻礙。

三、事業單位檔案管理制度的強化建議

（一）將事業單位檔案管理工作全面重視，從主管領導到崗位負責人全員貫徹思想，本著檔案資料關乎單位名譽、社會行為的理念加強對檔案資料管理工作的重視度。制定更加健全的工作流程，有效的將檔案資料從形成開始直到結束的收集、整理、歸類、裝訂、存檔一系列程序規范化。能夠將崗位責任制更好的讓每一個人去遵守實施，并且部門之間、責任人之間能有明確的交流和較好的配合，以整體形成管理網絡的形式去開展檔案管理工作，此為提升檔案管理工作效率的措施之一。

（二）健全檔案管理工作的管理機制、規章制度、崗位責任。以主管領導為核心，建立專項檔案管理工作制度、崗位責任及對在崗人員的獎罰制度。要求在合理合法的前提下使從事檔案資料管理的人員能夠在工作當中遵紀守法、熱情服務并對有創新的崗位人員進行獎勵，由于疏忽造成過錯的要進行處罰，以此達到加強崗位人員工作熱情態度的目的。

（三）結合新科技新事物合理運用先進化設備。適當引進高科技如計算機、數碼相機、打印機等設備，根據單位本身的需求及不同工作的特殊性選擇更加適合的軟件、硬件。并利用因特網建立信息平臺，讓相關兄弟單位在需要時能夠及時得到信息方面的交流。

（四）加強檔案管理工作人事方面管理

任何管理工作都與優秀的從業人員密不可分，目前時代的不斷進步，對行業從業人員的基本素質要求更為高。所以一定要經過選拔擇優入取，不可任命責任心不強、專業知識性差的人員來擔任檔案管理工作。要使檔案管理崗位人員盡量穩定，不經常調換，并且定期組織進行專業知識的培訓，不斷增加從事檔案管理工作人員的職業道德、業務知識以及個人工作熱情。只有能夠跟得上時代的發展步伐，方能將工作效率做到最佳狀態。

如今已絕非落后的年代，我國各行各業在時代的推進下都在做著不同的改革、自查自糾及經驗總結。尤其對于事業單位而言，檔案管理工作要與當今的時代風采相結合。以法律法規為重點，單位的特點為中心，圍繞著這兩個中心思想根據不同的需要來做出獨具特色的檔案管理模式。所以事業單位檔案管理工作的強化是有必要進行的，改變陳舊的看法，結合新的理念方能在不斷發展進步的社會中更佳的造福于社會、造福于人民。（作者單位：雙遼市醫療保障局）