基層農業科研單位建立電子檔案的方法和措施

左永梅，李海山，宋世佳，鄭振宇，李欣明

（1.河北省農林科學院 濱海農業研究所，河北 唐山 063299；2.河北省農林科學院，河北 石家莊050031）

近年來，黨和國家高度重視“三農”工作，在“科教興農”發展戰略的推動下，農業科研工作蓬勃發展。隨著互聯網的普及應用與信息技術的日新月異，各級農業科研單位辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善。在新形勢下，如何適應時代的變化，建立新型的電子檔案管理模式，提高科技檔案的歸檔效率，合理利用電子檔案資源，更好地為現代化農業科技發展提供服務，成為農業檔案工作者面臨的新課題。

1 當前基層農業科研單位科技檔案管理現狀

1.1 電子檔案管理體制尚未建立，缺乏規范有效的管理

有些農業科研單位因為長期受傳統觀念影響，存在“重科研、輕管理”的現象，對于檔案管理重要性認識不足，管理方式過于傳統。檔案管理效率較低，科技檔案管理的作用沒有真正發揮出來，越來越難以滿足時代的需要。大多數基層農業科研單位電子檔案的管理和利用還在初級階段，存在很多弊端，檔案資料的采集、整理、歸檔管理混亂，仍然處于無序狀態，相應管理體制尚未建立健全。

1.2 專職檔案管理人員不足，綜合素質有待提高

思想的傳統與保守導致農業科研單位中的檔案管理部門邊緣化，專職檔案管理人員年齡老化、人員短缺已經成為許多單位檔案管理部門存在的普遍現象，大部分檔案管理人員身兼數職，忙于其他業務，無法專心做好檔案管理工作，思想保守，安于現狀，管理水平不高，缺乏開拓創新的精神。在飛速發展的信息時代，農業科研單位的檔案管理人員只有不斷優化自身知識結構，提高自己的業務素質和管理水平，多方拓展檔案管理、農業、計算機應用、外語等知識，才能滿足農業科技檔案現代化管理的需要，最大限度的挖掘科技檔案中潛在的價值，開發出具有參考價值的檔案信息，促進農業科學研究的深入開展，提高科研成果轉化率，推動農業科研事業的全面發展。

1.3 電子檔案管理方式簡單，開發利用有待完善

目前，多數基層農業科研單位科技檔案管理方法缺乏科學手段，檢索工具單一，管理方式還停留在只是將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，檔案工作仍然是以紙質檔案為重點。對電子檔案沒有實行統一管理，電子檔案生成和歸檔環節嚴重脫節。在電子檔案的存儲環節上零散而隨意，許多電子文件、多媒體等信息材料存于各部門或個人手中，給收集和整理帶來了困難。檔案管理部門即使保存了一些電子檔案，也沒有形成相應的本行業關于電子檔案的原始性、真實性鑒定，以及相關管理的規范或業務標準[1]。

在傳統檔案管理的環境下，科技檔案利用方式是以查閱紙質檔案為主，信息的采集、檢索處于傳統的手工操作階段，檔案查全率和查準率低，工作效率不高。庫存檔案的頻繁使用和查閱，也加速了原始文件損耗，甚至發生部分原件丟失、以復印件代替原件的情況，造成不可挽回的損失。由于電子檔案管理尚未完全實現制度化、規范化和標準化，科研電子檔案在收集、整理方面管理缺欠，在檔案信息利用上不能提供快捷高效、準確及時、全面系統的服務。

2 建立農業科研電子檔案管理的意義

在互聯網時代到來的今天，計算機技術在檔案管理中得到了越來越廣泛的應用。以多媒體技術為標志的現代信息處理技術的推廣和應用，正在改變科研檔案的管理模式和服務手段[2]。與紙質檔案相比較，電子檔案有質輕、存留年限長、信息傳送快捷以及易復制等眾多優勢，具備強勁生命力[3]。檔案管理的模式正逐漸從紙質檔案向磁盤、光盤、移動硬盤、音像等多種載體的電子檔案進行轉變，信息空間得到了有效拓展。目前，許多國家級、省級農業科研單位均成功構建了電子系統，院級單位也正在逐漸完善，構建獨立信息庫，以達到上下連動，共同管理的完善電子化管理農業科研檔案管理新模式[4]。基層農業科研單位實行電子化管理檔案的模式已成為大勢所趨。它的建立是適應網絡時代科研電子檔案管理新環境的需要，會減輕管理者勞動強度，提高工作效率，推進農業科研單位檔案管理事業的發展，加快基層農業科研單位工作步伐。

3 建立農業科研電子檔案的方法和管理措施

3.1 更新傳統觀念，對電子化檔案管理建章立制

面對信息時代對檔案管理提出的新挑戰，農業科研單位的管理者和科研人員當務之急是更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化、電子化的檔案管理意識，提高對電子檔案重要性的認識，逐步擺脫以紙質檔案管理為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式[1]。通過成立相關的專門機構，建立健全一系列電子檔案收集、檢查審核、歸檔、利用等管理制度，明確專人和部門工作職責，對電子檔案進行集中、統一管理，保證電子檔案的真實、完整、安全，防止破壞和流失。

3.2 強化培訓交流工作，提高檔案管理人員綜合素質

鑒于科研電子檔案較高的專業性、機密性，農業科研單位必須確保從業人員崗位相對穩定，專業素質過硬，綜合素質較高。就電子檔案管理隊伍的人才教育和素質培養來說，一是重視吸納高層次、高學歷的復合型人才充實到檔案管理隊伍，具備電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、檔案管理等專業型的人才，是優化現有人才隊伍結構的關鍵；二是加大培訓、教育投入，改變電子檔案管理人才缺乏的現狀。對新上崗的檔案管理人員應抓好崗前培訓，使他們熟悉基本業務知識和崗位技能，增強團隊協作意識，融入單位的文化，適應工作環境；對現有檔案管理人員通過專業培訓、繼續教育等方式更新、完善知識結構，提高綜合業務能力；三是提供機會讓科研管理者“走出去”，多與同行進行業務交流，開闊視野，互相學習借鑒先進的管理經驗，取長補短，共同提高。

3.3 加強信息化建設，夯實電子檔案基礎設施

在硬件管理上，一是加大電子檔案庫建設力度，采用移動硬盤、光盤等多種存儲介質保存電子檔案，提高電子文件、數據資料歸檔工作效率。二是進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，加強對防磁設施的完善和維護，盡量采用配置較高的計算機、掃描儀、刻錄機等硬件設備。有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定[5]。

在軟件建設方面，積極推進各級基礎檔案信息資源庫建設。本著“利用優先、分步實施”的原則，有序推進傳統載體檔案數字化進程。以常用管理軟件為平臺，構建計算機檔案信息管理系統，革新科研檔案管理方式和管理內容[1]，有利于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率。加強檔案部門內部局域網規范化建設，開發和應用統一規范的檔案信息管理系統，規范科研電子檔案的管理和利用平臺。在統一的數據平臺下，結合傳統與現代化的檔案信息傳播技術手段和方法形成鏈接，在不同的訪問權限內，跨地域收集檔案和調閱檔案，實現檔案信息資源共享，保證信息交換通暢，提高檔案的利用效率。

3.4 嚴控數據生成，做好電子文件收集與歸檔

科研檔案是儲備各種科技信息的載體，主要作用是為各種實際性科學研究提供相關的理論依據，具有重要的參考價值[4]。為農業科研工作提供全面、真實、有效的農業科研數據支持，是科研工作順利開展和按時完成的重要保證。

一是要嚴格把控科研電子檔案的生成制度以及程序設定的嚴謹性[6]。按照國家對電子檔案生成的規定，對各類文件的接收、存儲、承載形式、參數指標進行嚴格的規范管理。對原始數據和相關的環境資料同時存檔，以便于查漏補缺。

二是按照電子檔案形成規律，研究電子檔案保存、保密、保真的技術方法和手段，使其得到科學保管和有效利用。在農業科研單位，電子文件一般是由研究室或課題組在科研活動中產生，按歸檔格式的要求，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。然后根據農業科技文件材料歸檔范圍，對研究數據和材料按照種類、形式、內容做進一步整理后，定期上交科研管理部門。科研管理部門將收集到的電子檔案材料進行原始性、完整性、真實性鑒定，對符合歸檔條件的電子文件材料移交檔案室集中管理，本部門和個人都不能私自保留。已歸檔的資料，電子文件的收集要與其相應的紙質文件之間建立標識關系，以確保文件的原始性、真實性、完整性。在歸檔時可運用多樣化的編目方式和藏儲器具，重要資料必要時在收集、積累過程中制作成紙質拷貝件或微縮品，方便查詢和利用。在文件運行的程序中，電子文件收集、積累、歸檔和利用實施全過程動態管理，能切實保障電子文件的安全性與共享性，使其價值最大化。

3.5 注重護權降密，深化電子檔案信息資源開發

管理者要樹立電子檔案信息資源開發新理念，正確處理好開發利用與科研檔案密級降解以及知識產權的關系。在保證本單位工作查考外，充分利用規范化、可共享的數字檔案資源，通過智能化的數據分析和信息整合，加大在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務方面的力度。根據自身優勢和檔案利用者的實際需要，主動出擊，實行多渠道、全方位、多層次開發利用科研檔案信息資源，使其價值得到最大限度的開發與利用。如圍繞農業科研和生產實際等重大專題，對電子檔案信息進行深度加工，通過學術專題編研、跟進成果后期信息采集與發布、采用多形式科技咨詢等方式，對農業科技檔案信息資源進行更有效配置，實現資源共享，促進農業科技成果轉化，增強農業科技與應用推廣工作的密切配合。