基于asp技術電子公文流轉系統的設計與實現①

陳藝

摘 ? 要：電子公文流轉系統提高了辦公效率和公文管理水平，避免了出現文件積壓和工作貽誤現象，保證了政令暢通，信息及時。推行電子公文流轉系統是辦公自動化、信息化的必然需求。本文從建設濟南職工培訓基地電子公文的背景出發，提出設計方案，并進行了論證，進一步詳細論證了公文流轉的系統分析，側重的分析了發文和收文模塊，最后闡述了達到效果。

關鍵詞：asp技術 ?電子公文 ?流轉系統

中圖分類號：TP315 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）09（a）-0165-02

電子公文也稱數字化公文，是運用計算機系統和現代信息管理技術研發的全數字化形式的公文。從公文起草、審核、簽發到公文簽收、批辦、承辦、催辦、傳閱、存儲等工作環節的實現無紙化流轉。簡而言之，電子公文處理系統就是通過網絡進行公文收發管理[1]。

結合筆者對基地電子公文的開發實踐，就如何設計一個較為完善的公文流轉系統，談一談自己的看法。

1 ?建設電子公文的背景分析

1.1 建設電子公文系統，是基地信息化發展的必然要求

目前，濟南職工培訓基地信息化水平嚴重滯后，越來越不適應辦公自動化形勢的要求，特別是公文的傳輸，一直延續著紙質的方式。公文傳輸、簽收效率低下，文件歸檔、檢索繁瑣，保密及安全性不高。為此，基地領導高度重視，將電子公文的建設寫入到去年基地1號文件，并納入整體工作計劃當中。為認真貫徹和落實基地文件精神，基地相關設計開發人員外出參觀學習，圍繞網絡綜合辦公平臺功能設置、欄目布局、運行保障以及文件督辦、收發文管理、政務信息報送等方面進行了深入而廣泛的調研活動，取得了寶貴經驗。

1.2 硬件設施發展，為建設電子公文創造條件

當前，濟南職工培訓基地以信息化手段服務教學、辦公為指導，以推廣應用“智慧基地、品質基地”作為信息化建設的切入點，在計算機及其網絡硬件設施上有了很大進步，一是完成了網絡考試機房基礎建設，添置了60臺微機、2臺考試服務器。二是完成了整個校園的網絡全覆蓋，各樓層之間配置了ap無線路由器，實現了校園無線上網方式。三是整個辦公樓完成了網絡布線架構，各部門每個教職工基本上都配置了計算機終端、設立了網絡安全和網絡防毒體系，為電子公文開發建立提供了很好的條件。

2 ?電子公文系統的解決方案

本系統采用的系統模式是客戶/服務器模式（c/s結構），這種模式是客戶和服務器共同完成對應用程序和數據需求的處理。它的優點是數據分布存儲及處理、用戶界面友好、易于編寫應用程序。

服務器端采用的網絡操作系統Windows 2003 server。它在運行時有多個線程，從而支持性能更強的應用程序，同時可以向操作系統和應用程序提供分離的內存空間，以防止數據沖突保證系統穩定性。

數據庫系統采用SQL server 2000。它是一個數據采集很強的關系型數據庫。編程語言采用結構化語言sql命令管理維護數據庫。

網頁制作采用asp+vbscript腳本語言編寫方式，簡單、可靠[2]。

3 ?電子公文的系統分析

本公文流轉系統分為六大系統模塊：角色管理，系統管理，收文管理，發文管理，公文公開管理、查詢管理等。

（1）角色管理模塊：對于不同級別的用戶有不同的權限，我們的角色分成兩大部分，一部分是管理者角色，另一部分是普通用戶角色;同時再將普通用戶角色分為一級用戶，二級用戶和三級用戶。管理員角色擁有系統管理員權限，有建立用戶、分配權限、分發公文的能力。普通用戶角色具有不同級別審批權限、擬稿權限、瀏覽查詢權限。

（2）系統管理模塊：它具有刪、增用戶及公文的權限，同時它也具有公文分發、監控公文流轉程序的權限，它還具備公文歸檔、打印公文的權利。

（3）收文管理模塊：有公文管理員將路局的公文下載并上傳到基地服務器中，然后分發給一級用戶（基地黨政正職），一級用戶審批后分發給二級用戶（基地黨政副職），同理，二級用戶審批后分發給三級用戶（各部門負責人），三級用戶審批后，保存發送至公文管理員。此過程包括用戶登錄，收文批閱，收文查詢和公文流轉的處理。雖然不同用戶的頁面不同，但都提供了方便、直觀的友好界面。此模塊適用于路局下發的文件。

（4）收文管理模塊：準備擬辦的公文首先由部門負責人將公文上傳到服務器，并發送到二級審批部門（行政辦公室或黨群辦），經過審核校對，發送到管理員，管理員根據公文性質（行政、黨委、黨政聯合發文等）分發給主要領導，經領導審批同意后，再由公文管理員制發正式公文給各部門，各部門收到確認后，由管理員歸檔和打印。此過程包括擬稿人起草擬稿，審批部門審稿，單位領導會簽、簽發文件，文件流轉及公文字號生成等。此模塊適用于單位內部文件的轉發。

在以上兩個模塊中，對發文和收文形成過程中，任何人對文件的修改和批示內容均自動保存在系統中，可以打印出每個人的批示內容和批示時間，從而規范了文件管理制度。

（5）公文公開管理：這是一級用戶的權限，如果單位領導認為該公文可以讓各部門都可以瀏覽的話，可以設置為公開公文，否則沒有經過流轉程序的用戶看不到該公文，從而實現了公文的密級區分。

（6）查詢模塊：用于對以前自己處理過或者公開的公文進行查詢，可以了解到公文的辦理情況。

4 ?系統的測試及效果

通過測試和試運行本系統，基本上完成以上功能，并達到了以下效果。

（1）規范運行流程。在過去的公文處理過程中，公文傳送是由人親自送到，或者異地部門來單位時再簽，文件接收過程也通過了多個部門轉接，有時會出現文件丟失現象。文件下發時，常會出現上下級、部門之間越級行文錯誤等不規范現象。通過電子收發文件的實現，統一了文件收發出入口，規范了流程。

（2）辦公效率提高。電子公文處理系統將公文處理與檔案管理連成一個有機整體，公文信息可重復利用、查詢和統計起來非常方便。同時，在縱向上，單位領導、主管領導和分管部門之間可以方便、快速地進行公文的傳送和共享;橫向上，領導之間以及各部門之間可以協調、協同工作，極大地提高了辦文和辦事的效率。

（3）經濟效益顯著。實現電子公文流轉后，節省了大量的辦公用紙。這種轉變改進了辦公模式，大大地節省了人力資源和設備費用。

5 ?結語

基地電子公文系統提供了安全可靠的授權功能和簡單易用的操作方式，方便用戶和管理員快速掌握，電子公文系統具備傳統公文無法做到的信息搜索功能，使得查詢公文快捷方便，另外，可以方便對結辦的公文進行電子歸檔，便于日后查詢[3]，電子公文流轉系統極大地提高了基地辦公自動化水平。

參考文獻

[1] 塔耀晶.淺談電子公文系統的特點及應用[J].中國化工貿易，2014（1）：50.

[2] 白海波，劉寶龍，歐陽冀茗.dreamweaver8+asp實例與操作[M].北京：高等希望電子出版社，2007.

[3] 徐國平.基于Lotus DominoNotes的高校電子公文系統的設計與實現[J].航海教育研究，2008（1）：107-108.